規范公文處理程序，提高公文辦理質量

李蘭

摘要：提高辦公室政務工作的效率，最為主要的任務是提高公文處理的效率，這就需要規范公文處理程序，提高公文辦理的質量和效率。而提高公文處理效率，提高公文辦理質量就需要建立起規范化的公文處理制度和程序，以制度來規范程序，提高公文辦理效率;另外還需要針對公文處理程序進行統一化的管理，辦公室是公文運轉的主要進出口，是公文處理的主要地方，做好公文處理工作，還需要加強各個環節的協調工作，做好各個部門之問的協調，加強急事急辦的公文處理原則，提高公文辦理的效率和質量。

關鍵詞：公文處理程序;公文辦理;質量

公文是實施管理，進行內外溝通，上下溝通的重要渠道，并且公文還是實現內部和外部信息溝通的重要橋梁。公文工作效率的提高必須依靠規范的辦理程序。國務院辦公廳針對公文處理工作已經制定了一系列的措施來加強對公文處理的規范化，并要求改進機關單位的工作作風，精簡公文文件，以提高干部們的綜合素質為基礎，增加科學技術含量為內容，規范公文處理程序，提高公文辦理的質量和效率。為了真正實現工作作風的優良，提高公文處理的效率，提高公文辦理的質量和水平，需要對公文辦理程序進行系統處理，總體以優化為原則，發揮出公文處理過程中各個分系統、子系統的作用，完善和統一公文辦理程序，簡化一些不必要的流程，切實提高公文辦理的質量和效率。

一、公文處理程序規范化的意義

（一）提高公文處理效率

辦公室公文處理程序的規范化，可以把辦公室工作人員的工作職責進行明確，實現各司其職，并且嚴格的按照規章制度來進行公文的處理，可以減少公文處理過程中的一些復雜不必要的程序，體感公文處理的效率。如一些簡單的公文并不需要登記，辦公室工作人員如果過熟悉的掌握我了工作流程，就可以減少公文處理中的很多環節，解決時間，用在其他公文的處理上，從而提高了公文處理的效率。

（二）提高公文處理質量

公文處理的質量情況怎么樣，不僅和辦公室人員的公文寫作能力、業務辦理經驗有關系，同時，還和公文規范處理的程序有關。如在一些公文中可以不用登記，但是如果辦公室辦理人員要對所有公文進行登記，那么就會出現非常大的工作量，同時也會影響到后期的公文查找，甚至還會造成公文流轉效率，出現公文辦理滯后的效率，因此規范公文處理的程序，在很大程度上還可以有效的提高公文處理的質量。

（三）提高上級領導決策質量

領導在進行決策的時候，一般都會對相關的資料進行參考，在這些資料中就包括了上級或者是下級傳送過來的公文資料，而這些公文的有效處理可以更好的匯總各種資料和信息，為領導的決策提供必要的參考資料，從而可幫助領導制定出正確的決策。

二、公文處理程序規范化措施

（一）提高辦公人員規范化操作的意識

提高辦公室工作人員規范化的操作意識，這就需要定期的對辦公室工作人員進行公文處理規范化的培訓和交流，提高辦公室工作人員的思想意識，向辦公室工作人員進行公文寫作技能和理論知識的培訓，從而提高辦公室人員對公文處理的效率和質量，盡可能的減少辦公室公文寫作過程中出現錯誤的幾率。

（二）完善相關的規章制度

這就需要政府相關的部門針對辦公室公文規范化處理程序制定出相關的科學合理的規章制度，通過制定嚴格的規章制度來對公文的收發程序進行管理。并規范辦公室工作人員的行為，減少公文辦理過程中的隨意性和混亂性，盡可能的避免因為公文過多而產生公文集了積累，以及因公文發送過多出現的執行不力的問題。另外，還要制定出相應的獎懲制度，通過單位之間和單位，單位和個人，以及個人和個人之間的評價來提高辦公室工作人員的公文處理積極性，促進辦公室工作人員嚴格的，自覺地按照規章制度來處理公文的接收和發送。

（三）提升人員的辦公技能

隨著互聯網科學技術的不斷發展，人和人之間的溝通方式有了很大的變化，這對辦公室工作人員的操作技能也提出了新的要求，這就需要辦公室工作人員熟練的掌握計算機操作技術，可以熟練的使用計算機中的各種辦公軟件。另外，還要辦公室工作人員樹立起終身學習的意識和習慣，通過不斷的學習和溝通來提升自身的綜合素質以及公文辦理的能力和技術水平，提高辦公室公文處理的效率，以此來更好的適應現代化辦公室公文辦理的新要求。

（四）加大辦公設備的投入

規范辦公室公文處理程序，離不開先進的科學技術為依托，這就需要辦公室中的各種軟硬件設備準備完善。加大資金投入，完善辦公室設備設施建設，如計算機、打印機、復印機以及辦公電話等。通過使用專業的公文處理業務協同平臺系統等辦公軟件來實現公文處理程序的簡單化和規范化。目前，通過辦公格式軟硬件設備設施方式對辦公室公文處理程序進行規范化已經成為當前比較普遍的方法。而這種方式的實施，不僅可以節省辦公室公文接收和發出的時間，加快公文信息的溝通和交流，同時通過這種方式，還可以加快辦公室公文處理的速度，幫助相關的政策可以及時的制定和落實。

（五）開展嚴格的監督審核工作

這就需要針對辦公室公文處理定期或者是不定期的進行公文處理情況的檢查。對公文處理是否是嚴格的按照程序辦理進行嚴格的把關;并對檢查的結果進行公布，對表現優秀的單位和個人進行表揚，對執行比較差的單位和個人進行批評。另外還要定期進行公文辦理質量的屏蔽工作，并把評比的結果進行公布;此外還可以建立考核機制，把公文處理的效率和質量納入到考核的內容中，以此來提高辦公室公文處理效率和質量。

三、結束語

辦公室公文處理程序的規范化程度直接關系到辦公室工作的工作效率和工作質量。辦公室公文處理程序的規范化，不僅可以規范辦公室人員的行為，減少人員的隨意性，還可以提高辦公室公文處理的速度，提高辦公室公文處理的質量，為領導層決策提供準確有效的信息。而加強辦公室公文處理程序規范化，就需要辦公室工作人員不斷的提高自身公文寫作水平和公文寫作技能，并且還需要組織加強對公文規范化辦理的重視，逐漸完善公文辦理程序，精簡一些不必要的手續和流程，只有這樣才可以逐漸規范公文辦理的程序，提高公文辦理的效率和質量，真正的做到規范化、效率化、質量化，并充分發揮公文在辦公室中的作用和價值。

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