信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新探索

徐琳琳

摘要：信息化背景下，人們獲取檔案資料的方式更多，操作也更加便捷，而多種檔案資源的管理需求是現代社會的需要，所以行政事業單位的檔案管理工作要向信息化轉變，以有效提升工作的質量和效率。檔案管理工作屬于一項長期性、基礎性的工作，對于促進行政事業單位各項功能的實現有著直接的推動作用，不斷加強檔案管理的信息化建設，可以促進檔案管理工作的順利進行。本文對信息化背景下行政事業單位檔案管理工作創新進行了簡要分析。

關鍵詞：信息化;行政事業單位;檔案管理;創新

一、行政事業單位檔案管理信息化建設的意義

（一）提升檔案管理人員的工作效率

傳統的檔案管理方式，工作手段相對比較落后，管理質量也無法保證。因為行政事業單位在長期的發展中有很多的檔案資料，并且查詢起來也不是非常方便，所以導致這些資料未能充分利用。采用信息化的檔案管理方式可以有效提升檔案管理的效率和質量，充分利用檔案資料，有效減少中間環節，從而滿足日常工作的需要。

（二）增強檔案資料的安全性

信息化建設完成之后，檔案文件全部轉化為電子形式，其安全性、穩定性都比較高，應用起來也非常方便。同時，檔案資料的傳輸、儲存等工作環節可以保證其更加安全和穩定。相較于傳統的檔案資料管理方式有著非常大的優勢，可以延長使用年限，滿足日常工作的需要。

（三）加強檔案資料的利用

傳統檔案管理方式需要較大的空間，多數檔案也是分散保存的，如果不能合理有效地規劃和設計，就會導致資料的利用率很低。應用信息化技術之后，通過網絡平臺可以實現大部分檔案資料的共享，全面提升資料的使用效率，處理速度也非?？?。

二、檔案信息化建設內涵

檔案信息化建設主要是對檔案資源進行信息化管理和利用，是一項系統工程，包含的內容主要有信息資源建設、基礎設施建設、標準化建設。資源建設主要是對檔案資源進行收集、整理、歸納等做出標準要求，并按照要求進行留存?；A設施建設主要是進行信息化軟件和硬件的建設，以為檔案信息化管理提供基礎支持，提高信息化管理效率。標準化建設是對檔案信息化管理提供一定標準，以使檔案信息化實現規范管理。

三、行政事業單位檔案管理信息化建設的策略

（一）加大資金投入力度

針對目前行政事業單位內開展的信息化建設總體水平低下的情況，應該從財力、人力等方面給予支持。在實施的時候，各個行政事業單位應該認知到新時代背景下開展檔案管理信息化建設已經是發展趨勢，這樣利于推動自身發展，是智能化辦公的重要組成部分。在實施的時候，應該注明檔案管理信息化建設專項資金，與此同時，通過和社會上公司之間的合作，把社會上的技術人才、資源等引入單位的檔案管理工作當中，這樣有利于促進行政事業單位檔案管理工作的發展。

（二）加強電子檔案文件的管理

隨著計算機信息技術的發展，隨著各單位檔案硬件與軟件檔案管理設施的完善，越來越多的單位文件被轉化為電子文檔上傳到網絡上，那么對電子文件進行管理，在保證安全的基礎上實現資源共享成為檔案信息化管理的重要內容。通過信息化對檔案進行管理，可以實現檔案價值的最大化。首先，單位要建立檔案電子信息收集與檔案網絡資源維護部門，目的是保證電子文件歸檔的規范化、科學化、程序化、專業化，以增加電子檔案的管理能力。其次，要做好電子文檔的處理工作，檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術，對檔案進行接收、處理和保存，以保證電子檔案的有效性。再次，解決電子文件的保存。雖然在信息技術的支持下非常多的紙制文件都可以轉化為電子文檔形式進行保管，但是電子文檔形式的檔案文件的保存時間長短還需要進行驗證，管理人員要及時對電子檔案文件進行備份，避免出現檔案文件丟失的情況。

（三）建立網絡檔案

網絡檔案的建立可以提高檔案信息化建設與管理的效率。網絡檔案建立時要注意以下兩點，一是建立檔案網站，通過內部網站及檔案服務平臺的建設，發揮網站及服務平臺的優勢，提高檔案管理的服務功能。要將網檔案絡檔案建設成檔案信息服務平臺，以實現檔案信息的合理應用。二是配備必要的檔案信息化管理硬件設施，通過計算機設備的支持和檔案管理軟件的支持保證網絡檔案能進行交換互用，提升檔案管理的安全性，以最大限度實現檔案的價值。

（四）堅持安全利用，維護檔案權威

電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網絡環境的不穩定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：1.制定嚴格的檔案安全管理制度。行政事業單位應根據檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

（五）強化檔案信息安全管理

行政事業單位在進行檔案信息化建設時，要注重加強信息安全管理。避免因檔案管理人員的操作失誤、設備故障、網絡病毒等原因出現安全隱患。根據檔案信息的保密等級制定相應的保密措施，以此強化檔案信息的安全管理。首先，要充分利用檔案管理軟硬件設備，通過現代化信息技術加強檔案管理系統的穩定性以及安全性。其次，要加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息安全的宣傳工作，保證檔案管理人員操作的規范性，以此提高檔案信息管理的安全性。

四、結束語

綜上所述，行政事業單位檔案信息化建設對提高檔案管理工作的質量和效率有著直接的影響，也是當下非常關鍵的工作。因此，要順應時代發展，加強信息化建設，更好地促進檔案管理質量的提升，推動行政事業單位的持續、健康發展。

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