數字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施探討

曹聰

摘要：隨著數字信息化時代的到來，信息技術已經被廣泛應用于各行各業(yè)，為社會的快速進步提供了充足的技術動力。文章通過對數宇信息化背景下學校檔案管理的創(chuàng)新措施進行研究，旨在能夠充分利用先進的信息技術來完善和優(yōu)化學校檔案管理工作，保證學校檔案信息資源能夠為學校和學生提供便利，提高學校檔案的綜合價值。

關鍵詞：數字信息化;檔案管理;創(chuàng)新;措施

數字信息技術的出現和發(fā)展對學校檔案管理工作的影響非常顯著，學校檔案管理過程中要充分認識并發(fā)揮數字信息技術的優(yōu)勢，對學校大量的、復雜的檔案數據進行規(guī)范化和高效化的綜合管理。數字信息化的檔案管理工作能夠更加全面和深入地挖掘檔案資料的價值，提高檔案資源的作用，促進學校檔案管理工作的長足進步。

一、數字信息化檔案管理的優(yōu)勢

（一）數字信息化檔案管理的信息化優(yōu)勢

檔案管理中利用信息化技術能夠使傳統檔案管理工作在信息系統中開展。學校檔案本身就屬于信息內容，如學生的個人信息、學習信息、實踐信息以及學校的日常工作信息等，在信息高速發(fā)展的當今社會，學校需要通過更加積極有效的檔案管理手段來提高信息獲得的及時性和準確性，體現出檔案信息管理的高度信息化水平。

（二）數字信息化檔案管理的智能化優(yōu)勢

隨著學校對檔案信息使用的細致程度的提升，使得學校檔案管理的人工檢索和信息提取效率已經無法滿足更高要求的檔案應用。智能化的檔案管理，為學校檔案的管理者和使用者都帶來極大的便捷性[1]。智能化檔案管理過程中，信息的分類、檢索等不再完全依賴人工，而是能夠根據指令來智能完成，不僅極大地節(jié)約了學校檔案管理的效率，同時也能夠降低大量檔案信息的管理壓力。

（三）數字信息化檔案管理的密集化優(yōu)勢

學校日常工作內容較多，而學生、教師以及學校每天都會形成大量的信息內容，可見檔案管理與學校各項工作之間都有著緊密的聯系。學校檔案資料記載著學生的各種情況以及學校教學環(huán)節(jié)，這些檔案資料始終處于一個動態(tài)的變化過程，檔案信息內容也呈現不斷增加的狀態(tài)，這就需要學校檔案管理工作要具備密集化處理信息的能力[2]。數字信息化的檔案管理能夠在實際工作過程當中顯示出較強的信息處理優(yōu)勢，將學校的各項工作內容及時有效地轉化為檔案數據，為學校開展全面的工作管理提供助力。

二、數字信息化的檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）檔案數字信息化管理的標準化建設

學校檔案的數字化管理工作在進行創(chuàng)新發(fā)展中，要重視檔案的標準化建設。信息化檔案資料是通過電子格式進行錄入的存儲的，為了能夠便于檔案數據的兼容和處理，需要加強檔案內容的標準化管理工作。學校每年都會收到省級、市級等各個單位的政府文書文件上千份，文件都是PDF形式，通過標準化的信息檔案管理，能夠更好的存儲、管理和應用文書文件方面的內容。標準化建設就是將各種形式的檔案信息內容統一為標準、規(guī)范的格式，如檔案資料的錄入必須使用統一的信息代碼規(guī)則，文件存儲格式也要相互兼容，使檔案信息數據能夠在標準化的條件下被正確的分類和保存。信息化檔案管理的標準化建設還有助于檔案信息內容的查詢和應用，檔案使用者可以根據統一的信息指令來提取自己所需的所有相關信息內容，大大提高了檔案的管理效率[3]。學校檔案管理的標準化建設可以通過建立檔案數據庫來實現，檔案數據庫的建立中預先設定好相應的數據標準，并根據這一標準來進行各項檔案信息內容的錄入，數據庫將格式統一的檔案信息按照關鍵字進行詳細分類，并建立關鍵字的查詢功能模塊，建立檔案的數字化目錄和關聯的詳細內容，使檔案使用者能夠根據個性化需求來應用檔案資源。

（二）檔案數宇信息化管理的數字化建設

檔案信息的創(chuàng)新管理還需要結合數字化建設來實現。數字化建設既是一種技術形態(tài)，也是一種思維模式，數字化的管理過程中主要是將大量的檔案信息內容進行數字轉化，并建立數字化管理流程。數字信息轉化中將傳統檔案通過數字處理技術進行電子數據轉變，并依靠計算機等終端設備進行全面數字化管理[4]。數字化管理流程的建立要符合學校檔案管理工作的實際。學校要對數字化管理流程進行全面討論并進行實踐檢驗，將既費時又費力的檔案管理工作進行改進和優(yōu)化，提高檔案管理流程的科學合理性，節(jié)約檔案管理成本、增強檔案管理能力。檔案管理的數字化建設還涉及到檔案信息安全性問題，電子格式的檔案數據可以利用數字加密技術來提高安全等級，在數字加密的基礎上設施檔案信息維護和使用的授權管理，實現對每一份檔案的全程安全管控。

（三）檔案數字信息化管理的專業(yè)化建設

數字信息化檔案管理工作的開展離不開專業(yè)化的管理隊伍。學校要堅持對檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng)，通過提高檔案管理人員的數字信息知識和技能，強化信息檔案管理的職業(yè)規(guī)范意識，使檔案管理工作實現可靠穩(wěn)定的運行[5]。檔案管理的專業(yè)化建設過程中，要始終保持管理人員思想意識的與時俱進，提高自身的職業(yè)素質和責任感，始終以高度檔案服務精神來要求自己。通過在檔案管理崗位上的穩(wěn)扎穩(wěn)打，對國內外先進管理理念和技術的積極學習，在平凡的檔案管理工作崗位上做出不平凡的事跡，使繁瑣枯燥的檔案管理工作取得不斷的創(chuàng)新發(fā)展和進步。

三、結束語

隨著教育領域的發(fā)展，學校要及時抓住發(fā)展機遇，在信息化、智能化和密集化的檔案管理趨勢中創(chuàng)新管理途徑，使學習檔案管理質量能夠持續(xù)提升。學校檔案管理也需要加強自身的數字信息化建設，運用信息技術來提升學校檔案管理質量和效率。

參考文獻：

[1]高楠.數字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新探討[J].赤峰學院學報（自然科學版），2019，35（07）：118-119.

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[3]劉莎.數字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新探究[J].佳木斯職業(yè)學院學報，2018（02）：473.

[4]劉愷蓉.數字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新分析[J].科教導刊（下旬），2017（09）：12-13.

[5]曾娟.以數字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務，2017（13）：119.