檔案信息數字化的管理與應用

摘要：當下，信息化時代的帶來讓社會信息的傳播方式也發生了重大的變革，人們的生活方式，工作方式和思維習慣都受到了科技信息發展的影響，社會各行各業都在加強信息化建設，從傳統的工作模式向著更方便、快捷的方式轉化進步。檔案作為一項原始但重要的憑證信息，在近些年也開始大規模推行數字化管理。本文就公證行業中基于信息化建設的公證檔案管理相關問題進行探討，旨在適應社會信息化發展的趨勢，以信息技術為基礎建立功能齊全的數字化檔案系統，優化公證檔案的管理工作。

關鍵詞：檔案信息數字化;公證; 效率

檔案作為一種重要的信息資源，檔案管理效果直接影響著檔案服務質量。當前社會發展形勢下，傳統的檔案管理模式已經難以滿足時代發展需求，以傳統紙張為載體的保存方式，占據了大量的空間，需要特殊的環境，而且不方便查詢，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕，老化等問題。這就要求檔案管理效率和質量必須相應提高，檔案管理的物質條件與技術條件必須相應改善，檔案管理的現代化水平必須相應發展。將紙介質文件信息進行電子化處理，具有存儲，管理，共享等功能，還可以減少文件庫房占地，既節省保管設備和人員方面開支，又方便統計和進行遠程查詢。檔案信息化已成為國際潮流，信息資源建設成為當務之急。檔案信息的數字化是信息時代檔案工作發展的必然結果，也是檔案工作繼續進步的必然條件，數字化檔案也必將成為今后檔案存在的主要形式[1]。

一、檔案信息數字化的概念與內容

（一）檔案信息數字化的概念

檔案信息數字化是一項事業建設過程，就其整體意義來說，它是一項智力性的系統工程。檔案信息數字化利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段，將紙質文件、音像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

（二）檔案信息數字化的原則

1、規范化：所有檔案信息必須按照規定的技術要求、文本格式和工作標準進行數字化，并盡可能采取通用標準;

2、安全性：在數字化過程中要確保：

（1）檔案原件的安全;（2）數字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合;（3）檔案信息內容不泄密;

3、效益性：檔案信息的數字化工作面廣量大，耗時耗財，要講究效益。

（三）檔案信息數字化的內容

1、檔案目錄信息的數字化，目標是建立檔案目錄數據庫。關鍵是嚴格規范檔案信息的著錄標引并科學選定檔案目錄數據庫結構;

2、檔案全文信息的數字化。

二、檔案信息數字化管理的作用

（一）提升工作效率

對檔案進行數字化管理，能夠及時將資料歸檔并進行利用。數字化檔案管理能夠真實反應情況，使用戶對資料的查詢變得更加的便捷，能夠讓辦公人員只動動手指就能對當前發生的事情有一個全面的了解，數字化檔案管理打破了傳統檔案管理的局限性，真正做到了超時空流動，將檔案庫的管理從文件實體轉變成了信息管理。

（二）有利于使檔案管理工作更加規范和標準

將數字化檔案應用于檔案管理工作當中，有利于使檔案管理工作向規范化和標準化方向發展[2]。想要實現數字化檔案管理模式，首先就要將原本紙質檔案的內容存儲到電腦當中，所有的檔案信息都錄入到電腦當中之后就能夠構建數字化檔案，對于檔案實行電子管理。同時，還要隨時對電子檔案進行更新，所以，數字化檔案更加的規范和標準。

（三）提高了檔案的使用效率

傳統的檔案大部分都是以文件文本為載體，保存在檔案室或者是檔案館，不太方便當事人的使用。利用數字化進行檔案管理，能夠使當事人更加方便和準確的搜尋到對自己有用的資料，數字化檔案管理徹底打破了時間與空間的限制，使檔案的使用效率得到了大大的提升。

（四）提升檔案管理的經濟效益

目前，傳統的檔案管理模式為了滿足社會經濟發展對大量信息的需求，大量的增加辦公人員與辦公費用，直接導致檔案管理的成本的增加。數字化檔案管理技術的運用，改變了傳統的管理模式，將為文件文本為載體的檔案信息對象轉變成了機讀檔案，節約了大量的管理費用，節省了占地空間。提高了檔案管理的經濟效益。

三、檔案信息數字化在公證工作中的應用

（一）公證檔案的特點

公證檔案是由公證文書材料轉化而來的，是公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值。一起公證案件在辦理過程中所形成的文書材料，經過系統整理，歸檔保存起來，作為歷史記錄和原始憑證，就是公證檔案[3]。公證檔案具有以下特點：

1、嚴肅性，公證檔案與公證當事人有著直接的聯系，所以，公證檔案也具有一定的嚴肅性，彰顯司法的公平與正義;

2、專業性，公證檔案記錄了公證機構依照國家的相關法律法規辦理公證的真實過程，具有一定的專業性;

3、保密性，公證檔案的內容涉及公證當事人的個人隱私，基于對個人隱私保密的原則，非相關人員不得查閱。

正是由于公證檔案的這些特點，決定了公證檔案工作的高要求、高標準、高規范性。

（二）檔案信息數字化管理的運用

公證檔案種類繁復且細致嚴謹，公證文書材料分為國內民事、涉外民事、國內經濟、涉外經濟四類。而這四類公證文書材料下，公證檔案按照保存期限分還可分為短期卷宗、長期卷宗和永久卷宗。細細區劃出來，公證機構的公證檔案光是卷宗登記簿就要十多本，而要從這十多本登記簿中找尋一本卷宗，只能一一翻閱，細細查找，非常浪費時間。

數字化管理的公證檔案，是將公證卷宗分門別類的錄入電子系統中，查找相關檔案時，只需在電子系統中輸入相關關鍵詞，便可方便、輕松的查找到需要的檔案，而且，不用將紙質檔案翻閱出來便可直接預覽卷宗內容。非常的方便、快捷，大大的提升了工作效率。

（三）檔案信息數字化管理在公證工作中存在的問題及應對策略

在公證工作的檔案信息數字化管理中還存在著較為嚴重的問題，例如：信息數據庫更新的不及時，人員與檔案信息管理系統匹配效率的低下，數字化管理體系的不完善等，都深刻的影響著數字化檔案管理在公證工作中的展開。針對上述諸多問題，為促進公證工作中的數字化檔案管理又快又好的進行，滿足于單位及人員的多元化檔案信息的需要，特提出以下應對策略：

1、建立完善的數字化管理制度

（1）掌握數字信息技術，合理歸檔。要保證數字化檔案管理的建設安全和有序開展，作為公證機構，就應建立歸檔制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全制度等一系列的管理制度。重視數字化檔案管理，確保其價值的有效利用和發揮。掌握數字信息技術，做到歸檔合理。積極學習數字信息技術，掌握數字化檔案的分類，存儲，讀取技術，做到歸檔合理。

（2）確保數字化公證檔案的安全性。檔案作為文獻資料具有一定的特殊性，有些檔案是不能公布，需要保密，在將檔案進行數字化管理后，應特別重視其安全工作，尤其是對于公證檔案而言，其特殊性和重要性更是十分突出。所以，建立電子檔案的安全制度尤為重要。

（3）注重數字化檔案的軟硬件管理。電子文檔管理制度包括軟硬件的安全管理，硬件的安全管理主要是要嚴格把關存儲載體的質量，做好電子文檔的保存工作，延長電子文檔的保存時間，并安排專人負責儲存電子文檔的設備與磁介質，防止溫度與濕度與電子文檔的保存造成一定的影響。軟件管理制度主要是利用密碼管理與多級權限等多種安全控制手段來提高數字化檔案管理系統的保密性，保護數字化檔案管理體統不受非法的修改、訪問與破壞。

2、構建信息技術支持系統

數字化檔案管理系統的構建是確保公證檔案實施數字化管理的重要舉措。因而必須確保所構建的數字化檔案管理系統具備平滑升級能力，利用光纖連接磁盤陣列來確保數字化檔案管理系統的高性能，利用增多擴展模塊來擴大數字化檔案管理系統的存儲容量。數字化檔案管理系統必須具備高可靠性，為確保數字化檔案管理系統的安全運行，系統使用的磁盤陣列必須在機構和硬件構成上都采用的是冗余設計，沒有單點障礙的存在。

在公證檔案管理工作中，傳統的公證檔案管理模式已經不能滿足當今公證工作的需要，不能適應社會經濟發展的步伐。在公證工作中實現數字化檔案管理，能夠提高公證人員的工作效率，提高檔案使用效率，提升檔案管理的經濟效益。對于公證行業來說，推動檔案信息化的建設，有利于適應信息化社會的發展趨勢，緊跟時代發展步伐，建立功能齊全的數字化檔案館，方便公證檔案的管理。所以，公證人員在數字化檔案管理過程中要不斷的健全檔案管理制度，增強數字化檔案管理的安全性;構建信息技術支持系統，做好數字化檔案管理的保密工作，公證機構要利用自身的優勢資源，建立信息查詢系統，以實現檔案資料的共享，提高辦理公證的效率。

四、總結

目前經濟的發展，數字化的檔案管理已經普遍應用于各行各業的檔案管理中，數字化的檔案開始作為一種新的信息資源，與經濟的發展同步進行。數字化的檔案管理也為公證行業提供了更多的有效信息服務。通過利用檔案信息數字化高效率、高標準、高規范的特點加強檔案資料的匯集、提高員工的檔案意識，構建信息技術支持系統，從而更好的推動檔案信息的數字化管理，使數字化檔案更好的為公證行業服務。

作者簡介：

湯艷麗（1975.6.16-至今）;性別：女，籍貫：河北省承德市，學歷：本科，畢業于河北大學;現有職稱：初職助理館員;研究方向：檔案管理。

參考文獻：

[1]張淑枝.企業檔案數字化管理的認識和思考[C]，齊魯檔案論壇，2009。

[2]李滿.數字化檔案在檔案管理中的作用[J]，科技風，2020，（03）。

[3]彭會蘭.公證檔案的特點及其管理[J]，檔案時空，1997，（02）。