智能感知數(shù)據(jù)改動并添加標記

平淡

1.用好突出顯示修訂 修改數(shù)據(jù)輕松標記

對于數(shù)據(jù)修改，Excel自帶突出顯示修訂功能。不過Excel 2019默認沒有顯示修訂菜單，需要點擊“文件一選項一自定義功能區(qū)一不在功能區(qū)中的命令”，在右側(cè)定位到“審閱”，點擊“新建組”，接著定位到“新建組”，然后將左側(cè)的“追蹤更改（舊版）”菜單添加到該組中（圖1）。

返回Excel窗口，點擊“審閱→追蹤更改（舊版）→突出顯示修訂”，勾選“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”，時間選擇全部，位置選擇B2：B7的數(shù)據(jù)（圖2）。

這樣，當我們在原始工作簿中對數(shù)據(jù)進行修改時，在修改的單元格中就會添加三角形標記，鼠標移到修改位置可以看到修改者和原始數(shù)據(jù)（圖3）。

2.設置條件格式 修改更醒目

突出顯示修訂需要設置工作簿為共享模式，并且對每個修改區(qū)域手動選擇才能顯示修訂。借助條件格式設置則可以解決突出顯示修訂的不足，不僅可以使用醒目的顏色標注修改數(shù)據(jù)（不是像突出顯示修訂那樣使用三角形標記），而且可以使用單獨列顯示原始數(shù)據(jù)（無需手動選擇），當然也無需設置工作簿為共享模式。

在原工作簿中新建工作表，然后將數(shù)據(jù)都復制一份到新表中，點擊“開始→條件格式→新建規(guī)則”（注意：如果原來的表格數(shù)據(jù)設置了“突出顯示修訂”，那么需要取消這個設置才能設置條件格式，否則條件格式菜單不可用）。在打開的窗口中選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”，在公式欄輸入“=B2<>Sheet2！82”（即兩個表格的B2值不相同），點擊“格式”，設置符合條件時單元格背景顏色填充為紅色顯示（圖5）。

點擊“條件格式一編輯規(guī)則”，選中上述新建的規(guī)則，在“應用于”選擇B2：B7數(shù)據(jù)區(qū)域。如果有多個區(qū)塊數(shù)據(jù)，按住Ctrl鍵進行多選即可。這樣上述區(qū)域的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，就會應用設置的條件格式（圖6）。

為了便于比對修改前后的數(shù)據(jù)，可以在C1中輸入“修改提示”，在C2中輸入公式“=IF（B2<>Sheet2 182，"數(shù)據(jù)已改，原始數(shù)據(jù)是"&Sheet2！B2，""）”，表示當表1的B2數(shù)據(jù)修改后，在C2顯示“數(shù)據(jù)已改，原始數(shù)據(jù)是表2復制的數(shù)據(jù)”，將公式下拉填充。接著右擊Sheet2選擇“隱藏”，這樣當我們在原始工作表修改數(shù)據(jù)后，由于修改后的數(shù)據(jù)和Sheet2的不同，修改的數(shù)據(jù)單元格就會自動填充為紅色，同時在C列則會提示數(shù)據(jù)已經(jīng)修改.并會自動顯示原始數(shù)據(jù)值（圖7）。

3.簡單高效 使用VBA設置修改為數(shù)據(jù)上色

如果需要標注的文檔很多，或者工作簿包合多個工作表，那么每個表都要重復設置上述條件，操作效率不高。這時，我們還可以借助VBA代碼實現(xiàn)數(shù)據(jù)變動全局自動上色。

選中上述原始工作表，右擊選擇“查看代碼”，在打開的窗口中輸入下列代碼（圖8）：

Dim×

Private Sub Worksheet_ChangefByVal Target AsRange）

If Target.Value<>×Then Target.Interior.Color=vbRed

End Sub

代碼解釋：這里先使用DIM語句設定一個變量，然后使用代碼對變量進行校驗，當活動單元格輸入新值時就自動填充為紅色（代碼vbRed，可以自行更改為其他顏色）。

返回Excel窗口，只要我們對數(shù)據(jù)進行了更改，那么更改數(shù)據(jù)（當然也包括文字等任何修改）的單元格就會變?yōu)榧t色，默認是對整張工作表生效，也可以設置代碼對整個工作簿生效，這樣工作簿中任何數(shù)據(jù)的變動都會自動標紅（圖9）。