巧做智能下拉菜單

馬震安

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以下操作均在Excel 2019由完成。

首先，選中數據區域中的任意單元格，切換到“數據”選項卡，點擊“從表格”，在彈出的對話框中直接點擊“確定”后就會出現“Power Query編輯器”窗口。在這個窗口中選中“入庫品名”列，在“主頁”選項卡下，點擊“刪除列一刪除其他列”，這時窗口中只包含了“入庫品名”列，再點擊“刪除行→刪除重復項”，這樣，“入庫品名”列中就剩下不重復項了。點擊“關閉并上載”，這時就會在工作簿中新創建一個工作表，這個工作表里面保存的就是沒有重復項的“入庫品名”列（圖2）。

接下來，選擇原數據工作表（即Sheet1），切換到“公式”選項卡，點擊“名稱管理器”，這時就會看到“名稱管理器”窗口中有兩個名稱，其中“表1 2”就是制作下拉菜單所用到的名稱（圖3）。

點擊“關閉”按鈕。選中需要顯示下拉菜單的單元格（如F2），切換到“數據”選項卡，點擊“數據驗證→數據驗證”，在彈出窗口“設置”選項卡“驗證條件”的“允許”處選擇“序列”，“來源”處輸入“=INDIRECT（"表1 2"）”，這樣，當點擊F2單元格時就會出現相應的下拉菜單（圖4）。

這時，無論在B列增加或刪除入庫品名，只需要右擊Sheet2中的A列，選擇“刷新”，那么在F2處的下拉菜單也會相應地實時更新。

最后，在“合計數量”對應的單元格中輸入公式“=SUMlF（B：B，$F$2，D：D）”，就能按下拉菜單選項進行統計了。