關于創新人事檔案管理制度與模式的探索

趙勇 有妹瑛

摘要：事業單位的管理方法越來越規范與我國社會的發展息息相關。其中，人事檔案管理系統也是一個不斷連續的創新和發展。在當前事業單位發展階段，人事檔案管理是單位正常運轉的基礎。因此，本文分析了人事檔案管理的經驗，通過對存在問題的深入探討，探索出一種新的人事檔案管理制度和模式，進一步提高行業管理的科學性和先進性。

關鍵詞：創新;人事檔案;管理制度;模式探索

前言

國有企業要實現長期發展的市場競爭力，就必須不斷調整管理體制，才能適應當前市場的挑戰和機遇。由于人事檔案管理在我國研究起步較晚，舊的管理模式已不再適用于當今市場企業，現代企業應抓住市場機遇，創新人事檔案管理制度和新的管理模式。

1 關于創新人事檔案管理制度的內涵

我國事業單位人事檔案管理除了受到諸多外部因素的干擾外，還存在許多問題，對于很多個人提供的信息，如特長、個人教育、工作經歷等，都對個人能力和表現重視不夠。然而，這樣的管理現狀并不適應當前多變的市場環境。只有不斷完善和創新人事檔案管理制度和模式，將更多新的、有效的管理制度融入其中，才能真正促進企業行業的健康發展。

2 創新人事檔案管理制度的重要性

人事資料失真是我國人事檔案工作中存在的問題之一。例如，人事檔案管理方法和手段陳舊，人事檔案組織分散、不專業;檔案資料的收集、處理、傳遞等方面也存在不同的管理漏洞，導致檔案資料的流失，這種現象是當前人事管理中存在的問題之一。資料顯示，目前，各級人才流動服務中心約有50萬流動人員檔案無人值守。從這些方面，我們可以利用個人資料管理系統，但現有的人事檔案所收集的資料并不完整，舊信息多，新信息少，不能反映一個人的真實情況。組織評估是正式的，而不是客觀的，它真實地反映了一個人的情況。

3 目前人事檔案管理制度中存在的主要問題

3.1人事檔案管理意識淡薄，管理模式單一，事業單位人事檔案管理普遍存在。管理的公式相對簡單。許多管理者的想法還停留在傳統階段。到目前為止，基本的工作信息已經歸檔和存儲，但深層次管理的意義沒有了，調查的多了，對人事檔案管理的重要性認識不到，檔案遺棄現象普遍存在，對檔案管理原則重視不夠。

3.2 人事檔案管理的隱蔽性對人才流動非常不利，而內部檔案管理的隱蔽性較大，人才流動十分困難。傳統的人事檔案管理一直強調對員工檔案信息的封閉和隱藏。存在明顯的不合理流動，有利于整個企業或組織的人力資源配置。工作人員沒有自由選擇的權利，工作積極性大大降低;二是員工檔案的收集往往是為了指導和控制，員工的行政安排只是領導自己的話。

3.3 人事檔案管理內容不足，缺乏實際應用。傳統人事檔案的內容包括工作經歷、思想道德和學習型員工。在現實中，很難做到完整、及時的整理和記錄，第二，為滿足事業單位人事管理的需要，檔案內容的真實性存在缺陷，虛假教育和虛假信息大量發生。

3.4 信息化水平太低。在新時期，人事檔案管理離不開信息技術的支持。但是，目前，大量的人事檔案管理工作還停留在手工層面。隨著人事檔案數據信息的極其龐大和瑣碎，僅靠人工管理，不僅管理效率低下，而且出錯率也在不斷增加。由于信息化水平較低，不能有效反映事業單位員工信息，難以實現人力資源信息化的共同享受，影響了事業單位的人才選拔，也制約了企業的發展。

4 對于創新人事檔案管理制度的完善方法

人事檔案管理系統創新的具體措施是社會發展的需要和高度的機動性。它是信息管理的重要機構，加強檔案管理，解決檔案管理問題。

4.1 人事檔案管理制度應以服務為原則，全面反映個人簡歷信息，以服務個人為原則。當求職者向雇主證明自己時，保留重要材料以適應市場變化和人才流動管理。在保證人事檔案完整性的同時，記錄必須詳細、全面、準確。創造新的人事檔案，可以反映一個人在學習、生活和工作的各個階段，提高個人素質。

4.2 各地、各單位要在不違反法律法規的前提下，做好人事檔案工作。為了保證每個人才都能得到完整的信息記錄，并按照不同的群體進行管理，如自由職業者和流動人才，是一項非常必要的管理工作。如果沒有固定的工作單位，也可以交給當地居委會和村委會。這些人的檔案不需要非常詳細，它們可以用來反映最基本的個人信件。可采用信息分類原則進行管理。就人而言，事務管理體制要求科學的分類管理。沒有人事檔案，只有具備人事檔案管理資格的人才可以享受同等的社會福利。取消對檔案身份的限制，建立面向全社會的文職人員檔案管理制度。

4.3建立電子檔案管理系統，摒棄傳統紙質檔案的便利性等缺點。利用互聯網技術、云存儲技術和大數據技術，可以改善電子文檔的管理模式，方便人事檔案，實現對快速查詢和調用。

4.4 提高員工的人事檔案管理意識，是推動事業單位人事檔案管理體制和模式不斷創新的新課題。企業自身發展的需要，也是員工自身發展的需要。人力資源管理部的領導要加強對員工思想正確性的指導，使每個人事檔案管理人員深入了解管理工作的重要性，也可以聘請專業素質過硬的人才來講述人事檔案管理的重要性。因此，大多數員工建立了良好的檔案管理。這是創新人事檔案管理制度和管理模式的首要前提。

在新的時代，將會有更多創新的人事檔案管理系統應用到它身上。首先要明確責任分工，收集相關檔案，確保公開展覽的質量和數量。提高人事檔案管理的準確性和全面性，針對存在的不足提出更完善的對策。聯系有關人員做好檔案工作，完善信息，注意檔案的回收。要進一步豐富檔案內容，不僅要考慮檔案的基本信息，還要綜合考慮績效、具體培訓、工資變動等情況，豐富檔案信息;要保證管理制度的創新程度，進一步規范管理工作。定期舉辦檔案人員展覽。對不符合要求的人員進行培訓。建立健全考核制度和標準。必須接受持續培訓或轉崗。對文件的收集、保管和檢查應有更詳細的規定，并做好相應的監督工作，防止和處理文件被篡改的情況。建立人事檔案填報制度，必須密切關注違規填報情況，認真識別違規填報內容，準確判斷檔案信息是否真實。

5 結束語

綜上所述，企事業單位人事檔案管理制度或模式存在諸多不足，它對單位的發展產生了影響，這樣做既不符合現代社會發展的需要，也削弱了單位的競爭力。因此，在新的歷史發展階段，創新人事檔案管理的管理體制和模式迫在眉睫。我們必須關注人事檔案管理的思維層面原因，反思傳統管理模式的缺陷，進而制定更加現代化的管理策略，提高人事檔案的質量管理水平，助力企事業單位騰飛的重要引擎。

參考文獻：

[1]張雪蓮. 關于創新人事檔案信息化管理制度與模式的探索[J]. 數字化用戶， 2019， 000（018）：49.

[2]陳思源. 創新人事檔案管理制度與模式的探索[J]. 科學與財富， 2019， 000（035）：56.

（作者單位：泰安高新區管委會）