ERP系統在工程項目人工時管理中的應用

劉若斯

(中石化上海工程有限公司，上海 200120)

人工時管理是工程項目管理中不可或缺的一個環節，準確的人工時信息對于項目成本核算，跟蹤項目執行計劃完成情況，加強人力資源配置以及完善企業報價數據庫等方面都有重要作用。基于企業資源計劃(ERP)系統的項目人工時管理系統，集成已經廣泛使用的辦公自動化系統(OA)、項目管理系統(PM)、進度管理系統(P6)、以及人力資源管理系統的數據，能夠及時有效地完成統計分析，提供項目管理建議，使工作效率得到大幅提高。

1 ERP系統的特點和結構

1．1 ERP系統的特點

ERP系統是結合現代信息技術和企業管理流程以及業務實踐，借助于專業化的應用軟件來實現企業資源管理的平臺。目的是對企業的多種資源進行周密計劃、科學管理、有效控制。該系統的主要特點是集成性、功能性、開放性、適應性和模塊化等，其中集成性是該系統的最主要特點。它是以信息技術為基礎，運用系統化的管理思想，建立起能夠為企業和員工提供管理服務的信息化平臺。

某工程公司根據自身業務范圍和實際需要，對工程項目管理分期實施了ERP系統建設，采用了統一的技術標準和方案，按照項目管理流程集成了現有的專業應用系統，開發了適應性的ERP系統。滿足規范經營管理業務的需要，范圍覆蓋煉化工程板塊經營管理核心業務。該ERP系統通過對項目管理相關業務和數據進行集成管理，提供在線實時信息和分析報告，最終實現以ERP系統為核心的管理自動化。

1．2 ERP系統的結構

該ERP系統主要有項目管理(PS)模塊，以及項目管理過程中涉及到的人力資源模塊(HR)、財務管理模塊(FI/CO/TR)。

1)PS模塊。PS模塊作為該ERP系統的核心模塊之一，主要包括進度計劃管理、工程財務管理(費用控制)，人力、物資、設備資源管理等內容，通過進度管理系統、施工管理系統、調試管理系統集成。PS模塊的核心是制定合理的計劃，監督計劃的執行，最終達到預期的目標。人工時數據是項目管理過程中形成的ERP系統基礎數據之一。

2)HR模塊。HR模塊對企業人力資源分類管理，收集評價信息，為人力資源的計劃、組織、使用、控制和協調等提供依據。工程企業人力資源管理是項目管理有效性的基礎。在項目管理過程中，HR模塊將用于項目組織機構設立、人力動員，薪酬政策的制定。HR和PS模塊相互配合在人工成本管理方面支持填報人工時和調整人工成本計劃，在線查詢人工時計劃和監控人工成本計劃等。該ERP系統HR模塊的范圍包括： 通過項目組織管理(OBS)與工程項目任務分解結構(WBS)相結合，強化工程項目管理和人力資源管理的聯系；通過項目人力需求與企業人力資源相結合，提升人力資源利用效率；通過人工時管理保障項目的人力成本在可控范圍內。

3)FI/CO/TR模塊。FI/CO/TR模塊由財務會計(FI)、成本會計(CO)、資金管理(TR)三部分組成，是ERP系統的核心模塊之一，項目費用控制目的在于控制項目成本。在該ERP系統中，以PS模塊和CO模塊為主，以WBS為載體，實現成本核算和預算控制。實際操作中，分別以項目OBS，WBS和人員ID作為關鍵字實現PS模塊和HR模塊的數據傳輸。

各工程公司信息化建設起步較早，在辦公自動化、項目管理、進度計劃、合同管理、費用控制等不同業務領域，開發和使用了各種不同的適應性軟件，這些軟件或平臺仍在企業管理和項目運行中廣泛使用，積累的大量歷史數據是企業的知識沉淀和重要資產，如何更好地利用現有軟件以及數據是ERP系統成功的基礎。

2 ERP系統在項目人工時管理中的應用

2.1 應用ERP系統的優勢

工程企業在承擔工程設計和項目管理時,所從事的服務主要是智力型勞動，內容一般表現為設計文件和圖紙，工作或服務的主要成本是由人員(M)、工作時間(H)和預先確定的人工時單價所決定的，稱為人工時費用。為達到項目盈利目標，控制項目投入人工時成為控制人工成本的主要手段。需要以項目人工時預算指標作為控制目標，以合理的人工時定額作為計量標準，利用WBS和項目費用分解結構(CBS)所確立的分解結構，通過各項指標的量化，在ERP系統中集成應用上述功能，發揮ERP系統在項目管理方面的優勢。

項目執行效果優劣除了有效的管理手段之外，與人工時的準確估算和合理分配息息相關。項目執行過程中，人工時實測數據接近預期，表明項目運行狀況良好。比較項目預期的人工成本數據和實際的監測數據,是項目成本分析的主要依據。

項目人工時管理另一個作用是充實和完善企業的知識數據庫。項目人工時的結構化數據庫是實踐和經驗的積累，是工程企業投標報價、成本計算的核心數據。通過ERP系統的智能化應用，必要的管理模型設計，可以計算出執行項目的真實成本情況和成本預算的符合程度。

2.2 人工時管理的數據來源

2.2.1工程項目任務分解結構

WBS是以合同為基礎，組織和定義項目的范圍和要求的層次化數據。通過WBS把項目逐步細分為多個易于管理的工作包。用于描述工作或服務的數據直接掛接在每一個具體的工作包上，使工作成果變得具體和可量化。例如，對于一個煉化工程類設計項目，其交付物可以是圖紙、文件、計算書等。每一個工作包所掛接的數據可以是人工時，也可以是費用、進度、質量等。

WBS是項目管理重要組成部分，是制定進度計劃、資源需求、成本預算、風險管理計劃的重要基礎。當WBS 將項目工作分解到工作包層級時，就要明確規定工作包的交付物內容、形態或服務的要求。WBS也是成本的載體，項目的各項費用最終要拆分到WBS相關的節點上，每個工作包匹配相應的人力資源和人工時，就形成了工作任務和人工成本相聯系的紐帶。典型的石化工程項目在設計階段的WBS如圖1所示，各層級相應的內容如下：

1)第一層為根節點，包括項目名稱、項目合同號和名稱等。

2)第二層為實施階段和專業，根據項目不同階段進行劃分。

3)第三層為設施單元和子單元，根據裝置位置、區間、功能和系統劃分。

4)第四層為學科專業，根據不同的學科專業進行劃分。

5)第五層為工作包，在一定時間內完成的可交付成果，如圖紙、數據表、計算書等。

圖1 典型的石化工程項目在設計階段的WBS示意

項目初始階段，利用WBS界定項目范圍，制定項目計劃，確定項目人工時和人工時定額，估算項目成本和確定成本歸集；在項目執行階段，根據WBS逐級檢查項目計劃執行情況，利用贏得值原理分析項目運行效果，利用反饋的信息控制項目進度/費用，以目標成本為基準線控制成本；在項目結束階段，基于WBS的匯總數據進行項目執行情況后評估，分析項目成本，完善公司項目人工時數據庫，進行目標完成率和績效考核。

2.2.2項目費用分解結構

CBS是根據WBS將所劃分的工作包，按照層級分解到明確的位置，并配置相應的費用數據，有唯一的CBS代碼標識。

CBS是項目成本核算的基礎工作之一，每個工作包都會對應相應的人工時費用。每個工作包所附加的費用數據在ERP中都能夠自下而上匯總，形成不同層次的費用數據集合。在ERP系統中，人工時的統計、計算、分析和項目盈利能力評估都將根據CBS代碼，跟蹤和引用數據。

2.2.3確定基準工時單價

人工時單價是工程公司的基礎數據，一般由項目管理部門發布作為執行標準。對具體項目而言，人工時的執行和管理主要是歸屬于各項目，由公司項目管理部門向項目組提出要求，項目組根據各專業工作需要配置人力資源，根據工作包內容進行人工時數的匹配、人工成本估算，最終確定項目的執行策略和盈利目標。

2．3 人工時數據在ERP系統中的工作流程

在項目實施過程中，人工時數據是隨著項目合同執行過程逐步形成和不斷積累的。人工時數據分為靜態數據和動態數據兩大類別，靜態數據就是事先根據項目合同、人工時標準、WBS和CBS分解結構、盈利目標等確定的數據，除非特殊變更，在項目執行過程中作為目標和基準保持不變；動態數據則是在項目執行過程中在不同的時間節點產生和監測到的數據，是反映項目運行過程人工時的實際數據，能夠反映項目成本的支出。

項目人工時管理就是要確認項目的具體工作，按照企業已建立的標準，WBS和人工時定額標準，對這些具體工作進行預算和分配人工時，過程中準確統計和記錄每項具體工作的實耗人工時并分析效果，通過ERP系統的反饋不斷優化管理，最終實現盈利目標。該ERP系統的人工時數據流執行步驟如圖2所示。

圖2 ERP系統人工時數據流執行步驟

2．4 人工時管理的效果和作用

該項目執行過程中，PS模塊、HR模塊、FI/CO/TR模塊實現對人工時的管理和控制，工作重點是計劃和費用，目標是項目成本控制和效益最大化。人工時管理對于項目管理的效果和作用充分體現在下面幾個方面。

2.4.1人工時管理信息是計劃執行效果的尺度

工作計劃是以WBS為基礎，將所有的工作包串聯在一起，并賦予每項工作包的時間節點，然后根據WBS的資源編制工時預算。項目執行過程中，按照項目執行人工時計劃設置的工時預算，按照工作節點統計人工時，計算人工時消耗，利用贏得值原理計算設計人工時的執行狀況，就能夠了解工作進度的進展狀況。

利用該ERP系統的人工時信息數據，根據預算信息和統計信息計算出準確的項目人工時消耗，并反饋到項目管理系統中，使項目經理能夠關注進度對費用的影響程度，通過合理調配人工時資源降低成本費用。人工時管理數據信息包括人工時計劃數據和人工時實際使用數據。項目管理過程中涉及到人工時的所有計算、預測和控制都是根據這些數據進行的，所以人工時統計在項目計劃管理方面至關重要。

該ERP系統可以對項目設置全過程控制，人工時使用的關鍵點可以作為項目執行的控制節點，根據ERP系統人工時統計分析結果，結合項目進度計劃執行情況，動態分析項目運行情況，當項目進度和費用發生偏差時做出判斷。

2.4.2人工時管理信息是項目成本管理的基礎條件

項目的成本管理包括成本核算和費用控制，成本核算是考核項目運行狀況的一項指標，是把握項目健康運行、達到盈利目標的重要手段。基于WBS和人工時費用的成本核算要根據贏得值原理計算下面的3個主要運行指標： 計劃工作的預算值BCWS——項目執行效果測評基準；已完工作的實耗值ACWP——項目運作過程中每天實際人工時消耗量；已完工作的預算值BCWP,即贏得值——項目預期工作完成量。

由于BCWS，ACWP，BCWP數據真實記錄了設計項目全過程工時的預算、分配、消耗和對應的工作量,3組數值比較可以綜合評估項目進度和費用的執行情況，項目執行過程中3組數據的對應關系如圖3所示。

在該ERP系統中，依據可靠的基礎數據，可以實時完成成本核算、項目運行狀況分析。BCWP反饋的信息和數據，一方面是對項目進行成本控制的依據,另一方面可以用作項目和人員的績效量化測評的重要參數。利用反饋信息，可以及時調控項目資源投入，使項目的偏離得到及時糾正，從而在保障質量和進度的前提下節省人工時成本，實現盈利目標。

圖3 項目執行時間和工時費用的對應關系

2.4.3人工時管理是企業報價數據庫的重要資源

隨著工程設計市場的逐步成熟和規范化，設計項目招投標成為常態化，投標報價能力成為能否獲得項目的關鍵因素，報價數據庫的建設和完善成為企業信息化建設的基礎工作。

項目人工時報價數據庫是企業的知識數據庫，需要繼承、積累和分析以往項目經驗和管理數據，經過不斷積累和完善，逐步形成不同類型項目，不同設計階段的人工時定額數據。在人工時管理中使用ERP系統的優勢在于可實現項目人工時數據管理的持續性，有效固化和傳遞項目運行過程中積累的管理知識和經驗，充實和完善企業報價數據庫，為不斷提高項目報價水平奠定基礎。

3 結束語

有效的人工時管理也是實現項目盈利目標的重要手段之一，通過人工時管理能夠促進項目管理水平和項目執行能力的提升。在ERP系統中，使得人工時信息的統計管理和綜合分析功能的及時準確和動態化成為可能，為項目運行過程的控制和管理提供了依據。因此，項目人工時管理要充分發揮ERP系統的功能，促進項目管理和盈利目標的實現。