醫(yī)院物資與財務(wù)管理一體化研究

陳敏 郭靖

摘 要：取消藥品、耗材加成使公立醫(yī)院部分資產(chǎn)管理部門，尤其是藥品、耗材等物資管理部門轉(zhuǎn)為成本中心，這對醫(yī)院物資與財務(wù)管理提出了更高的要求。本文以A醫(yī)院為例，研究物資與財務(wù)管理一體化構(gòu)建的關(guān)鍵問題，為同行提供參考。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;物資管理;財務(wù)管理;管理一體化

藥品、醫(yī)用衛(wèi)生材料、血液制品、自制制劑、其他材料等物資是維持公立醫(yī)院日常運(yùn)營的核心資源之一，作為醫(yī)院必備的流動資產(chǎn)，具有品類雜、數(shù)量多、流動強(qiáng)的特點(diǎn)。在保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的前提下，醫(yī)院物資管理部門要優(yōu)化管理流程、規(guī)范物資使用、控制物耗和儲存成本、改善庫存結(jié)構(gòu)，以應(yīng)對藥品、耗材零加成的實(shí)施。《國務(wù)院辦公廳關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》提出，醫(yī)院應(yīng)健全財務(wù)資產(chǎn)管理制度，將財務(wù)與資產(chǎn)等納入一體化管理體系。因此，醫(yī)院財務(wù)不僅要參與物資采購、供應(yīng)、使用、存量的流程優(yōu)化，了解各類物資從采購到耗用的全過程，還需通過挖掘物資管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，分析并反饋至物資管理部門，制定安全庫存貨、物料消耗成本相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，有效提升物資管理水平。本文以A醫(yī)院為例，研究物資與財務(wù)管理一體化的構(gòu)建，以供同行參考。

一、A醫(yī)院物資與財務(wù)管理現(xiàn)狀與問題

（1）物資管理“信息孤島”突出。近十年來，A醫(yī)院通過開發(fā)和引進(jìn)上線了部分物資管理系統(tǒng)，物資管理系統(tǒng)之間相互孤立;物資系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚未對接，物資管理全流程的覆蓋未能實(shí)現(xiàn);財務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立于各物資系統(tǒng)之外，物資與財務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法共享。

（2）財務(wù)信息有用性亟待提升。管理層臨時需要物資相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)用于決策時，只能先從多個物資系統(tǒng)去采集數(shù)據(jù)，再匯總手工編制報表，不同物資系統(tǒng)獲取的數(shù)據(jù)常出現(xiàn)“打架”的情況，財務(wù)信息決策有用性較差。

二、A醫(yī)院物資與財務(wù)管理問題原因分析

（1）系統(tǒng)上線缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。A醫(yī)院為適應(yīng)其業(yè)務(wù)發(fā)展，各個物資系統(tǒng)均為單獨(dú)上線，這些信息系統(tǒng)建設(shè)的初衷是為了滿足當(dāng)時某一類型物資管理的需求，未從信息化全局角度進(jìn)行整體設(shè)計。

（2）財務(wù)信息傳遞方式落后。A醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展需要財務(wù)部門提供不同維度的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策支撐，然而財務(wù)信息仍依賴紙質(zhì)單據(jù)傳遞，僅滿足會計核算與會計報表需求。信息傳遞方式落后，信息無法同步，信息報告時間滯后、管理效率低下。

三、A醫(yī)院物資與財務(wù)一體化構(gòu)建

1.物資與財務(wù)管理一體化組織保障

為保證物資與財務(wù)管理一體化順利推進(jìn)，A醫(yī)院搭建了三級組織架構(gòu)團(tuán)隊(duì)，并采取項(xiàng)目管理制來推動一體化構(gòu)建。首先，由醫(yī)院院長辦公會任命總會計師為項(xiàng)目組長，總會計師具備醫(yī)院班子副職與財務(wù)專家的雙重身份，保證了分配任務(wù)和協(xié)調(diào)的權(quán)威性，同時保證了一體化設(shè)計的規(guī)范性，同時設(shè)置信息系統(tǒng)開發(fā)組長，雙組長制對一體化建設(shè)方向、協(xié)調(diào)資源提供了重要保障。其次，由醫(yī)院信息部門與財務(wù)部門負(fù)責(zé)人任副組長，保證物資管理系統(tǒng)兼顧操作便利與內(nèi)控要求，系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目經(jīng)理亦作為副組長，負(fù)責(zé)項(xiàng)目資源安排、時間進(jìn)度管理以及質(zhì)量監(jiān)督。再次，團(tuán)隊(duì)成員還包括藥劑部門、醫(yī)學(xué)工程部門、后勤部門、供應(yīng)中心、手術(shù)室等。針對醫(yī)療行業(yè)特點(diǎn)，還將醫(yī)務(wù)、護(hù)理、醫(yī)保部門以及臨床專家吸納引入，組建業(yè)財融合的實(shí)施團(tuán)隊(duì)。

2.物資與財務(wù)管理一體化構(gòu)建方案

基于A醫(yī)院物資管理現(xiàn)狀和信息化建設(shè)中長期規(guī)劃，按照“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”原則，實(shí)現(xiàn)物資與財務(wù)管理一體化，最終實(shí)現(xiàn)對全院物資業(yè)務(wù)全流程管控。A醫(yī)院物資與財務(wù)管理一體化方案分三步：第一步，側(cè)重基礎(chǔ)架構(gòu)的搭建，梳理現(xiàn)有物資管理模塊，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化;第二步，對接財務(wù)管理模塊與各個物資管理模塊;第三步，建立物資管理與配送體系及供應(yīng)鏈管理平臺（SAM），并與現(xiàn)有預(yù)算管理、成本管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的資源整合。

3.物資與財務(wù)管理一體化的構(gòu)建

（1）統(tǒng)一物資與財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。A醫(yī)院物資與財務(wù)管理一體化的主要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為“物資”與“財務(wù)”兩類。其中，“物資”維度包括醫(yī)用衛(wèi)生材料、維修材料、其他材料、工具、客戶、生產(chǎn)商、供應(yīng)商等;“財務(wù)”維度包括會計科目、預(yù)算科目、成本核算單元、組織架構(gòu)等。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的設(shè)置包括兩個層面，一是縱向的從屬關(guān)系，如，某物資所屬病區(qū)、領(lǐng)用科室、放置地點(diǎn)、購置資金來源、申購部門等;二是橫向的特點(diǎn)屬性，如，某物資的采購日期、原始采購價格、批次等。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)物資管理需求盡可能細(xì)化，并預(yù)留擴(kuò)展空間，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精度決定財務(wù)信息的質(zhì)量。

（2）構(gòu)建物資與財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺。A醫(yī)院通過構(gòu)建物資和財務(wù)管理一體化數(shù)據(jù)平臺，在同一平臺內(nèi)實(shí)現(xiàn)物資系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞、信息共享與流程集成。首先，針對尚未建立物資系統(tǒng)的模塊直接納入一體化平臺，針對已建立物資系統(tǒng)的模塊，需要評估是否更換，針對無須進(jìn)行更換的模塊，將分散、孤立的物資信息通過數(shù)據(jù)接口的形式串聯(lián)起來，形成完整的物資管理鏈條，實(shí)現(xiàn)從物資申購、招標(biāo)采購、領(lǐng)用消耗、供應(yīng)商結(jié)算的全過程管理。其次，將財務(wù)管理系統(tǒng)作為一個數(shù)據(jù)中心，收集處理、分析統(tǒng)計各類物資管理數(shù)據(jù)情況，包含供應(yīng)商、合同、票據(jù)、物資、成本、結(jié)算等數(shù)據(jù)信息。物資與財務(wù)一體化的構(gòu)建，利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集成功能，使得物資相關(guān)的會計核算基礎(chǔ)性工作量減輕，同時利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析功能，匯總形成各類物資管理報告，增強(qiáng)財務(wù)決策支持職能。

（3）重構(gòu)物資與財務(wù)業(yè)務(wù)流程。重構(gòu)后的采購申報通過協(xié)同辦公平臺（OA）實(shí)現(xiàn)線上申請、線上審批流程，確保審批流程透明化，并對采購計劃、采購合同等及時歸檔管理;采購訂單管理則通過供應(yīng)鏈系統(tǒng)將采購管理環(huán)節(jié)向上游供應(yīng)商延伸，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商交貨的全過程管控，確保物資按時、按量送達(dá)。重構(gòu)后的入庫流程為，庫房管理員對采購的物資通過庫存管理模塊制作入庫單，同時登記發(fā)票號信息，系統(tǒng)自動生成采購應(yīng)付單據(jù)到往來款項(xiàng)管理中的應(yīng)付管理模塊，財務(wù)人員在應(yīng)付管理模塊下一鍵生成應(yīng)付憑證，系統(tǒng)自動將該憑證推送至總賬模塊;出庫流程為，庫房管理員在庫存管理模塊下根據(jù)各個科室領(lǐng)用物資情況制作出庫單，同時形成或分?jǐn)傂纬筛骺剖页杀鞠臄?shù)據(jù)，財務(wù)人員確認(rèn)無誤后，在財務(wù)系統(tǒng)生成出庫領(lǐng)用憑證，系統(tǒng)自動將該憑證傳送至總賬模塊。

4.物資與財務(wù)管理一體化實(shí)施效果

（1）串聯(lián)孤立的信息系統(tǒng)。A醫(yī)院通過建立物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，解決了各個系統(tǒng)無法串聯(lián)的問題。物資相關(guān)主數(shù)據(jù)包括物資名稱、生產(chǎn)商、供應(yīng)商、價格以及物資消耗科室主數(shù)據(jù)。主數(shù)據(jù)要求體系清晰、一物一碼、支持多院區(qū)擴(kuò)充、集中存儲分散使用;整合現(xiàn)有供應(yīng)商信息，建立全院統(tǒng)一的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，嚴(yán)格準(zhǔn)入條件、一商一碼、支持多維度區(qū)分、多類型業(yè)務(wù)擴(kuò)充;價格主數(shù)據(jù)，主要按供應(yīng)商區(qū)分，做到一批一價、自動更新、存儲歷史、快捷查詢;科室主數(shù)據(jù)，采用統(tǒng)一分類的成本中心概念，粗細(xì)可控、集中管理。通過集中串聯(lián)的方式，實(shí)現(xiàn)對物資管理情況及財務(wù)狀況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，進(jìn)而對現(xiàn)有的流動資源進(jìn)行優(yōu)化調(diào)配。通過財務(wù)管理的縱向執(zhí)行和橫向溝通，實(shí)現(xiàn)對物資管理的采、用、存、結(jié)算的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管控。

（2）實(shí)現(xiàn)一體化數(shù)據(jù)集成。A醫(yī)院通過構(gòu)建物資與財務(wù)管理一體化平臺，實(shí)現(xiàn)90%以上的財務(wù)數(shù)據(jù)由物資業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動采集生成。在物資出入庫操作時，系統(tǒng)自動生成會計憑證，提高了核算工作效率。此外，對于耗材等衛(wèi)生材料的出入庫管理通過接口方式與原有系統(tǒng)進(jìn)行對接，細(xì)化了基礎(chǔ)主數(shù)據(jù)，實(shí)時自動獲取供應(yīng)商應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)和科室消耗的成本數(shù)據(jù)，同樣實(shí)現(xiàn)了會計憑證一鍵自動生成。由于數(shù)據(jù)采集統(tǒng)一在一個平臺上進(jìn)行，保證了數(shù)據(jù)的同源，不再出現(xiàn)各個物資管理系統(tǒng)提供的信息“打架”現(xiàn)象。

四、結(jié)論與建議

1.基本結(jié)論

（1）有助于物資業(yè)務(wù)流程改進(jìn)。通過本文研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院物資與財務(wù)管理一體化，需要對物資與財務(wù)各自業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理，利用標(biāo)準(zhǔn)化消除物資與財務(wù)管理之間的壁壘，讓物資流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時、全面地反映。

（2）財務(wù)信息有用性得以提升。針對物資消耗形成的成本數(shù)據(jù)，一體化的實(shí)施能夠采集直接成本的歸集，并按照既定邏輯分?jǐn)傞g接費(fèi)用，使成本核算數(shù)據(jù)更加真實(shí)可靠，實(shí)現(xiàn)物資業(yè)務(wù)、實(shí)物和價值信息的傳遞同步。

2.建議

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃。物資與財務(wù)管理一體化構(gòu)建涉及多部門聯(lián)合、多系統(tǒng)對接，不論是系統(tǒng)間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的對照，還是業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)。

（2）業(yè)財融合。物資與財務(wù)管理一體化構(gòu)建，醫(yī)院財務(wù)能充分發(fā)揮數(shù)字敏感、風(fēng)險防控的職能優(yōu)勢。通過項(xiàng)目制管理，為財務(wù)與物資管理業(yè)務(wù)架起了橋梁，促進(jìn)兩者的融合交互。

（3）全員參與。物資與財務(wù)管理一體化構(gòu)建依靠信息部門、財務(wù)部門或者某一個物資管理部門不可能完成。需要全員群策群力參與，財務(wù)部門要有“大財務(wù)”的理念，業(yè)務(wù)部門也要有“大業(yè)務(wù)”的思想。

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