高校一站式網(wǎng)上辦事大廳的研究與實(shí)踐

摘要：通過分析高校信息化現(xiàn)狀，提出一站式網(wǎng)上辦事大廳的建設(shè)目標(biāo)。闡述了一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)框架，以流程模板、自定義表單、自定義流程、流程監(jiān)控等功能模塊為基礎(chǔ)，采用事務(wù)驅(qū)動(dòng)模式進(jìn)行集中管理，聚焦師生實(shí)際辦事需求。該系統(tǒng)讓數(shù)據(jù)“多跑路”，讓師生“少跑腿”，提高了辦事效率，提升了用戶服務(wù)體驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：智慧校園;流程引擎;自定義表單;一站式辦事大廳

中圖分類號(hào)：G434

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-8228（2020）09-109-04

Research and practice of one-stop online service hall in colleges and universities

Fu Huijuan

（Zhejiang Guangsha College of Applied Construrtion Techology. Dongyang， Zhejiang 322100， China）

Abstract： By analyzing the current situation of informatization in colleges and universities， this paper puts forward the constructiongoal of one-stop online service hall. The construction framework of one-stop online service hall is expounded， and the system ofone-stop online service hall is based on the process template， user-defined form. user-defined process， process monitoring and otherfunctional modules， adopts the transaction driven mode for centralized management， and focuses on the actual needs of teachersand students for service. The system makes the data "run more"， and makes teachers and students "run less". which improves theservice efficiency. and improves the users' experience on the service.

Key words： smart campus; process driven; user-defined form; one-stop online service hall

0引言

近幾年，隨著高校信息化水平的不斷發(fā)展，很多高校各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)遍地開花，這些系統(tǒng)在推進(jìn)無線化辦公、提高工作效率等方面起到了不少作用，但是這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)是由不同的軟件供應(yīng)商提供的，且各自為政，師生辦理某一事項(xiàng)仍然需要跑到各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中申請(qǐng)辦理，同樣的基本信息數(shù)據(jù)存在重復(fù)填報(bào)以及信息填寫不規(guī)劃等問題，而且辦事后的實(shí)時(shí)進(jìn)度、辦事時(shí)限等問題也很難解決[1-2]。為改善師生服務(wù)體驗(yàn)，解決相關(guān)難題，讓師生用戶實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”，建設(shè)一個(gè)業(yè)務(wù)協(xié)同聯(lián)動(dòng)、辦事方便快捷的一站式的網(wǎng)上辦事大廳顯得尤為重要。

1高校信息化現(xiàn)狀

從高校信息化建設(shè)的經(jīng)歷來看，從硬件設(shè)施建設(shè)階段到現(xiàn)在的智慧校園階段，雖然有得了一定的成果，但是存在的問題也不能忽視，這些問題具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1缺乏頂層規(guī)劃

信息化建設(shè)過程中，往往存在著一個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)一個(gè)廠商，而且建設(shè)的內(nèi)容都是業(yè)務(wù)部門自己說了算。在實(shí)際過程中，由于不同廠商的建設(shè)理念不一致、建設(shè)邊界相對(duì)模糊、權(quán)責(zé)不明確，業(yè)務(wù)部門則是關(guān)注某個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的流程需要，并不會(huì)以校級(jí)層面來管理考慮這些問題，這樣一來，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)質(zhì)量就會(huì)低下，遇到需要某些數(shù)據(jù)支撐其進(jìn)行決策或改善的時(shí)候，就提供不了高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。各類分散的數(shù)據(jù)還需要耗費(fèi)大量人工進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和及時(shí)性不能得到保證。每次都要進(jìn)行重復(fù)工作，未能有效得到數(shù)據(jù)的積累效應(yīng)。信息化建設(shè)部門需要站在全局角度做好頂層規(guī)劃顯得非常必要。

1.2缺乏統(tǒng)一的開放支撐平臺(tái)

目前高校的情況就是業(yè)務(wù)系統(tǒng)很多，但是辦事項(xiàng)仍然很繁瑣。以學(xué)生請(qǐng)假為例，需要在學(xué)工系統(tǒng)中提出申請(qǐng)，然后還要由相關(guān)工作人員到教務(wù)系統(tǒng)、進(jìn)出門系統(tǒng)登記，方便任課教師、保安查閱，一個(gè)事項(xiàng)需要重復(fù)和反復(fù)提交;若要查詢個(gè)人信息，也有多個(gè)出口，存在教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、離校系統(tǒng)查出來的信息不一致，數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)共享[3]。因此，為了能更加方便師生快速辦理事務(wù)、反饋問題，建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的開放支撐平臺(tái)非常有必要[4]。

1.3缺乏個(gè)性化服務(wù)設(shè)計(jì)

目前，大部分高校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要是從管理者的角度來建設(shè)，而非教師、學(xué)生、社會(huì)人員等這些一線用戶，因此，每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)針對(duì)每個(gè)用戶的界面都是一樣的，沒有根據(jù)每位用戶的實(shí)際需求來推送消息和服務(wù)，用戶體驗(yàn)感差。學(xué)校信息化的評(píng)價(jià)體系不夠完善，反饋渠道不暢通，因此需要?jiǎng)?chuàng)新建設(shè)理念，以用戶需求為中心，業(yè)務(wù)需求要從強(qiáng)調(diào)管理需求、部門需求轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)調(diào)用戶需求，讓用戶不需要因?yàn)檗k一件事項(xiàng)重復(fù)填報(bào)信息、反復(fù)進(jìn)入不同系統(tǒng)，而只要通過一個(gè)入口提交自己的需求;同時(shí)可以實(shí)時(shí)查看、跟蹤自己的事項(xiàng)進(jìn)展和辦理結(jié)果。

2系統(tǒng)設(shè)計(jì)

一站式網(wǎng)上辦事大廳是以流程引擎為基礎(chǔ)，應(yīng)用信息化手段，以教職工和學(xué)生為主要服務(wù)對(duì)象，整合并優(yōu)化高校管理流程服務(wù)資源的網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)[5]。網(wǎng)上辦事大廳將高校各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的流程服務(wù)進(jìn)行聚合和優(yōu)化，為廣大師生提供“一站式”的流程辦理服務(wù)，讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿。系統(tǒng)重點(diǎn)建設(shè)流程引擎服務(wù)和表單工具服務(wù)，并以門戶平臺(tái)的整體形象予以公示，系統(tǒng)的建設(shè)框架如圖1所示。

第一層是服務(wù)層，是全校師生使用網(wǎng)上辦事大廳的快速入口，也是各項(xiàng)流程服務(wù)事項(xiàng)和公共信息瀏覽的匯集點(diǎn)，包括當(dāng)前用戶信息、各類通知公告、系統(tǒng)推薦的服務(wù)事項(xiàng)、自定義服務(wù)、待辦事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)以及我發(fā)起的事項(xiàng)等。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前用戶的角色顯示不同的信息，用戶自己也可以設(shè)置不同的個(gè)性化界面，個(gè)性化事務(wù)的辦理權(quán)限。系統(tǒng)支持電腦版、移動(dòng)版、微信公眾號(hào)等多種終端的顯示。

第二層是業(yè)務(wù)層，這是辦事大廳建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，包括表單設(shè)計(jì)、流程構(gòu)建、流程執(zhí)行和流程監(jiān)控等內(nèi)容。表單和流程設(shè)計(jì)器用于流程模板的定義，流程執(zhí)行業(yè)引擎根據(jù)流程模板的定義控制流程執(zhí)行。流程監(jiān)控和管理提供帶外的流程控制，如督辦、延期統(tǒng)計(jì)等功能。業(yè)務(wù)層還提供了與智慧校園其他應(yīng)用的接口，流程執(zhí)行的結(jié)果數(shù)據(jù)通過接口交換到教務(wù)、科研、人事、學(xué)工等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)封裝起來，讓用戶不需要重復(fù)填寫信息，真正感知到“一站式體驗(yàn)”。

第三層是數(shù)據(jù)層，主要存放流程模板的定義數(shù)據(jù)和流程執(zhí)行過程中的屬性數(shù)據(jù)集，并通過數(shù)據(jù)交換中心實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)和用戶信息的共享。

3系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，采用ASP.NET的開發(fā)框架，以Google MD風(fēng)格設(shè)計(jì)，界面更簡(jiǎn)潔方便，終端適應(yīng)性更強(qiáng)，并通過OAuth協(xié)議與微信公眾平臺(tái)對(duì)接，用戶不需要安裝特殊客戶端工具，即可實(shí)現(xiàn)一次綁定自動(dòng)登錄，隨時(shí)隨地的辦理相關(guān)事項(xiàng)。系統(tǒng)以模板技術(shù)為基礎(chǔ)，通過動(dòng)態(tài)定義的表單和流程步驟，實(shí)現(xiàn)流程的用戶自定義擴(kuò)展。

3.1流程模板

流程模板是流程執(zhí)行過程中顯示、接收用戶輸入和控制流程走向的依據(jù)。實(shí)際上每個(gè)不同的事項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè)流程模板。模板主要包括表單和步驟兩個(gè)組成部分，表示用于用戶交互和數(shù)據(jù)采集，而步驟用于控制流程的路由。由于每個(gè)事項(xiàng)的申請(qǐng)人員類型不同，將模板與系統(tǒng)角色的關(guān)聯(lián)，只有指定角色的用戶才能發(fā)起指定的事項(xiàng)申請(qǐng)。事項(xiàng)的相關(guān)說明，包括注意事項(xiàng)、辦理說明和提交材料等信息都設(shè)置在模板信息中，并通過設(shè)置模板對(duì)發(fā)起次數(shù)和并發(fā)進(jìn)行控制。

3.2自定義表單設(shè)計(jì)

從靜態(tài)角度看，流程可以看作為一系列屬性的集合，這些屬性是由發(fā)起者和中間的辦理人員輸入的信息。系統(tǒng)用自定義表單來組織管理屬性集合。由于流程的每個(gè)步驟都可能往流程添加數(shù)據(jù)，因此每個(gè)步驟都可以關(guān)聯(lián)一個(gè)表單。

表單設(shè)計(jì)是創(chuàng)建流程的第一步，也是數(shù)據(jù)輸入的源頭，表單由一系列字段組成，對(duì)用戶輸入的信息進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)，表單的字段包括：字段名稱、輸入控件類型、可選項(xiàng)列表、默認(rèn)值、是否必填、分類、幫助提示等信息，其中字段名稱是顯示給用戶看的名稱，分類用于給輸入表單進(jìn)行劃分區(qū)塊，幫助提示信息用于給用戶提供輸入的說明。

系統(tǒng)采用自動(dòng)的HTML控件生成技術(shù)，根據(jù)指定的輸入控件類型、可選項(xiàng)列表和默認(rèn)值來動(dòng)態(tài)生成表單。控件的類型包括文本框、多行文本框、數(shù)值框、單選框、多選框、日期、日期時(shí)間、附件等，對(duì)于單選和多選框用戶可以通過可選項(xiàng)列表來定義各個(gè)選項(xiàng)。

為了方便數(shù)據(jù)存取和統(tǒng)計(jì)，表單與物理表建立關(guān)聯(lián)，一個(gè)表單對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)物理數(shù)據(jù)表，定義好表單的字段后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中生成相應(yīng)的物理數(shù)據(jù)表和字段。流程執(zhí)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)就保存在物理表中，每個(gè)流程對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)表的一條記錄。除了默認(rèn)值和必填項(xiàng)的設(shè)置外，系統(tǒng)支持通過正則表達(dá)式和SQL語(yǔ)句的方式進(jìn)行表單輸入數(shù)據(jù)的有效性驗(yàn)證。

3.3自定義流程設(shè)計(jì)

流程設(shè)計(jì)是整個(gè)辦事大廳關(guān)鍵模塊。流程中主要包括節(jié)點(diǎn)和連接線，節(jié)點(diǎn)包括開始節(jié)點(diǎn)、控制節(jié)點(diǎn)、步驟節(jié)點(diǎn)和結(jié)束節(jié)點(diǎn)，其中開始節(jié)點(diǎn)和結(jié)束節(jié)點(diǎn)只有一個(gè)，分別用于標(biāo)識(shí)流程的起點(diǎn)和終點(diǎn);控制節(jié)點(diǎn)用于控制流程的走向;步驟節(jié)點(diǎn)是流程的各個(gè)步驟。為方便動(dòng)態(tài)增減流程節(jié)點(diǎn)和控制流向，設(shè)計(jì)了一個(gè)輕量型的可視化的流程定義工具，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行可視化拖曳增減。

流程步驟主要包含步驟名稱、操作提示、辦理人員、輸入表單和數(shù)據(jù)校驗(yàn)等元素。輸入表單與上述定義好的自定義表單進(jìn)行綁定，辦理人員在實(shí)際流程中可能出現(xiàn)多種情況，可能需要由某個(gè)崗位、某個(gè)部門或指定的人員辦理，系統(tǒng)提供了智能的人員選擇器完成辦理人員的自動(dòng)選擇，辦理人員選擇器是一個(gè)字符串描述，設(shè)計(jì)人員可以填寫角色名稱、部門名稱、指定用戶或者流程屬性引用等內(nèi)容。

（1）角色：角色是多個(gè)用戶的集合，代表特定的崗位或權(quán)限，角色可以由用戶自定義，并為用戶指定角色，用戶和角色是多對(duì)多的關(guān)聯(lián)關(guān)系。如果輸入角色的名稱，則系統(tǒng)將該角色對(duì)應(yīng)的用戶都選為辦理人員。

（2）部門：如果輸入的是某個(gè)部門的名稱，則該部門的人員都選為辦理人員。

（3）指定用戶：需要某個(gè)指定用戶辦理時(shí)，可填寫用戶的姓名，如果姓名存在重名情況，可填寫用戶的編號(hào)。

（4）流程屬性引用：流程屬性是用戶在流程表單中輸入的內(nèi)容，對(duì)于需要由申請(qǐng)或辦理人員來指定的情況，可以輸入流程屬性的名稱，系統(tǒng)將屬性值作為人員選擇器，遞歸調(diào)用前面的解析方式選擇人員。

在流程執(zhí)行過程中，系統(tǒng)按從上到下的優(yōu)先順序確定辦理人員，未能找到辦理人員的給出異常提示。對(duì)于多個(gè)用戶同時(shí)辦理同一步驟的情況，用戶可在流程步驟上設(shè)置會(huì)辦選項(xiàng)，如果未選擇會(huì)辦，則其中一個(gè)用戶辦理完成后，同步驟的其他用戶就不需要再辦理。

跟程序設(shè)計(jì)類似，流程的執(zhí)行也存在順序、分支和循環(huán)結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)通過在流程節(jié)點(diǎn)之間添加控制節(jié)點(diǎn)來控制流程走向，控制節(jié)點(diǎn)通過控制條件和下一步驟的組合來定義分支，未定義控制節(jié)點(diǎn)的按順序結(jié)構(gòu)執(zhí)行，如果分支如果指向前導(dǎo)的節(jié)點(diǎn)，則構(gòu)成了循環(huán)結(jié)構(gòu)。控制條件是一個(gè)邏輯表達(dá)式，采用SQL自帶的邏輯運(yùn)算功能設(shè)計(jì)了動(dòng)態(tài)的條件定義，設(shè)計(jì)人員可以填寫任何符合SQL規(guī)范的語(yǔ)句來進(jìn)行判斷，并可引用自定義表單中輸入的屬性值，例如【用戶類型】=“教職工”用于判斷用戶在表單中填寫的用戶類型字段是不是教職工。

3.4流程的執(zhí)行

流程模板定義好后，用戶選擇需要辦理的流程模板，由流程引擎創(chuàng)建流程的步驟，給申請(qǐng)用戶顯示第一個(gè)步驟對(duì)應(yīng)的申請(qǐng)表單，申請(qǐng)表單提交后根據(jù)流程的定義創(chuàng)建后續(xù)步驟，并根據(jù)辦理人員選擇器獲取辦理人員，每個(gè)步驟創(chuàng)建后，系統(tǒng)會(huì)通過微信消息通知辦理人員，用戶只需點(diǎn)擊消息，即可打開流程的辦理界面。

流程步驟的辦理包括待受理、已受理和完成三種狀態(tài)，新創(chuàng)建的步驟處于待受理狀態(tài);用戶點(diǎn)擊流程后，流程即處理已受理狀態(tài)，填寫該步驟對(duì)應(yīng)的表單提交后即處理完成狀態(tài)，步驟完成后又交給流程引擎創(chuàng)建后續(xù)步驟直接結(jié)束節(jié)點(diǎn)。用戶的辦理還可以進(jìn)行退回、轉(zhuǎn)交和抄送等幾個(gè)操作。退回操作時(shí)由辦理人員填寫退回的原因和選擇退回到哪一個(gè)前導(dǎo)步驟，系統(tǒng)停止創(chuàng)建后續(xù)步驟，并將前導(dǎo)步驟設(shè)為待受理狀態(tài)，并向前導(dǎo)步驟的辦理人發(fā)送辦理通知;轉(zhuǎn)交操作用于將當(dāng)前的步驟轉(zhuǎn)給另一個(gè)人辦理，系統(tǒng)還支持預(yù)設(shè)辦理轉(zhuǎn)移，在指定時(shí)間段內(nèi)的所有任務(wù)都自動(dòng)轉(zhuǎn)給指定人員;抄送實(shí)際上是向流程中添加額外的辦理人員，但抄送步驟不影響主流程的執(zhí)行，也就是說抄送步驟是否完成不影響整個(gè)流程的執(zhí)行過程。

3.5流程監(jiān)控和分析

當(dāng)流程啟動(dòng)后，由流程監(jiān)控模塊對(duì)流程實(shí)例進(jìn)行實(shí)時(shí)管理、查詢干預(yù)和效率分析等工作。從用戶角度來說，需要實(shí)時(shí)了解自己提交事項(xiàng)的辦理情況，包括有沒有通過審批、有沒有被忽略或者耽擱，系統(tǒng)提供了我申請(qǐng)的事項(xiàng)模塊，用戶可以瀏覽自己提交的所有事項(xiàng)及其辦理進(jìn)度，可以查看辦理人員的辦理意見和回復(fù)。從管理者角度來說，可以從全局角度監(jiān)控各項(xiàng)事項(xiàng)流程狀態(tài)是否正常、流程設(shè)計(jì)是否合理、運(yùn)行日志是否異常、有沒有長(zhǎng)時(shí)間沒有處理的事項(xiàng)、有沒有用戶提交什么意見和建議。系統(tǒng)為每個(gè)流程定義了流程管理員，流程管理員一般是每個(gè)流程對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)部門的事項(xiàng)負(fù)責(zé)人。由流程管理員對(duì)關(guān)聯(lián)的流程監(jiān)控，在流程監(jiān)控模塊，可以查詢各個(gè)正在辦理中的事項(xiàng)的進(jìn)度和已辦理時(shí)長(zhǎng)，可通過微信公眾平臺(tái)的模板消息發(fā)送督辦提醒。實(shí)際的流程運(yùn)行過程中還可能出現(xiàn)已經(jīng)辦理完成的步驟但又發(fā)現(xiàn)辦理意見填錯(cuò)的情況，這時(shí)可由辦理人員作退回操作，也可由流程管理員對(duì)流程步驟進(jìn)行回滾。系統(tǒng)提供辦理次數(shù)統(tǒng)計(jì)用于統(tǒng)計(jì)每個(gè)用戶參于流程的次數(shù);辦理時(shí)長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)用于分析每個(gè)用戶或每個(gè)流程步驟的平均辦理時(shí)長(zhǎng);辦理延期統(tǒng)計(jì)用于查詢未按時(shí)完成辦理的事項(xiàng)和辦理人員。

4結(jié)束語(yǔ)

一站式網(wǎng)上辦事大廳是基于學(xué)校現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，針對(duì)目前存在的問題進(jìn)行資源整合，以“用戶為中心”，為用戶提供全天候的服務(wù)[6]。在功能上可以做到及時(shí)推送消息，將被動(dòng)使用變成主動(dòng)推送;也可以將同一事項(xiàng)的重復(fù)操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐绘I提交，同時(shí)能實(shí)時(shí)監(jiān)控自己提交事項(xiàng)的審批人員、審批意見、辦理進(jìn)度以及相關(guān)結(jié)果;對(duì)于相應(yīng)事項(xiàng)流程的設(shè)計(jì)、審批人員的表現(xiàn)都可以進(jìn)行實(shí)時(shí)評(píng)價(jià)。接下來的工作，將進(jìn)一步深入思考如何更好的在服務(wù)事項(xiàng)數(shù)量和質(zhì)量之間尋找平衡，如何更好的提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，在數(shù)據(jù)決策過程中能起到關(guān)鍵作用。

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收稿日期：2020-05-14

基金項(xiàng)目：金華市社科聯(lián)課題“最多跑一次”改革背景下高校一站式網(wǎng)上辦事大廳的實(shí)踐研究（YB2020139）

作者簡(jiǎn)介：傅惠娟（1982-），女，浙江建德人，碩士，高級(jí)工程師，主要研究方向：教育信息化。