房產檔案移交歸檔現狀調研

田蕾 鄭州市房產檔案館

一、房產檔案的移交模式

由于信息化的發展和房地產市場的需要，目前房產檔案均有兩部分組成：紙質檔案和數字化影像。不同地區數字化影像的產生時間不同，一些城市是在紙質檔案的形成過程（業務辦理）直接掃描形成數字化影像，如鄭州、廣州、杭州等地房產部門；一些城市是在業務辦理完畢后整理紙質檔案，并掃描形成數字化影像，如成都等地。對于在業務辦理過程中形成數字化影像檔案的城市，廣州市房產檔案館的數字化影像全部由業務辦理部門掃描，而鄭州市房產檔案館的電子檔案一部分由業務辦理部門形成，一部分由檔案整理部門形成。

房產檔案形成部門與檔案管理部門同屬于一個系統，不同于一般模式下檔案館接收的都是整理完畢的檔案成品，房產檔案館接收的檔案并不一定都是整理完結的。目前房產檔案的整理、裝訂工作歸屬主要有三種情況：一是業務形成部門（房屋交易與登記部門）負責檔案的整理、裝訂，然后移交給檔案館；二是由業務形成部門委托專業的檔案整理公司進行整理、裝訂，再移交給檔案館，如成都、廣州等地；三是由檔案館進行檔案的整理、裝訂工作，如哈爾濱、鄭州、杭州等地。

檔案的數字化掃描部門不同、整理部門不同，房產檔案的移交模式也不盡相同，目前在房地產管理部門主要有兩種移交模式。

1.同步移交。同步移交也可稱為整體移交，是指房產檔案館同時接受實體檔案與相應的數字化檔案。這種模式也有兩種情況：在鄭州，檔案形成部門移交的是部分影像資料，如權證存根等信息需要檔案館在檔案整理時再進行補掃；在杭州、成都，檔案館同時接收實體檔案與相應的數字化檔案，檢驗后完成移交。

圖1

圖2

2.分步移交。分步移交是指房產檔案館分不同時段對實體檔案與數字化檔案進行接收。典型的代表城市是廣州。廣州市房地產檔案館的檔案移交包括電子信息、檔案實體和掃描影像三種檔案形態的移交。具體移交流程如下：

（1）電子信息（登記簿）移交

檔案移交流程中電子信息移交與實體移交分離，業務辦理部門在業務辦理完畢后即將電子信息（登記簿）在系統上完成移交，電子信息（登記簿信息）移交流程如圖1所示：

（2）實體檔案移交

房產檔案的掃描和整理由登記部門委托外包公司進行，整理完畢后由登記部門移交給檔案館。登記部門按規定將檔案材料立卷整理（掃描）后集結成捆并將所需移交的檔案案號通過數據轉換系統傳送至檔案館，按以下程序進行（見圖2）：

（3）掃描影像的移交

登記部門將實體檔案整理掃描完畢后，通過計算機系統直接將掃描影像上傳至檔案館檔案管理系統，檔案館不再進行人工干預，也不再進行影像與實體的對照檢驗，在系統中能夠詳細的顯示影像與實體的整體流轉、狀態信息，影像或實體檔案出錯由登記部門承擔責任。

二、移交過程的檢驗工作

房產檔案時效性強，利用率高，檔案館在接收檔案時必須對檔案進行檢驗，以防出現實體與影像不關聯、影像信息不清楚等錯誤，影響后期的檔案利用。

根據工作流程的不同，各地對房產檔案的檢驗程度也不同。

1.逐一檢驗。在杭州等地，檔案部門將對實體檔案和影像化信息進行逐一檢驗，確認無誤后接受檔案，出現錯誤將退回登記部門重新整理。

2.部分檢驗。在成都等地，檔案部門按照比例（一般為40%）對檔案進行檢查，確認無誤后接收。

3.不檢驗。在廣州等地，檔案部門只需清點檔案數量，不再對檔案的內容及影像化信息對照檢驗。

檔案館作為信息保管部門，只具有保管檔案和提供利用的權利和義務，不具有對檔案信息進行修改的職責和權限，因此，各地均制定有檔案移交的詳細化標準，要求房產檔案移交部門嚴格按照移交標準來執行，一旦出現檔案記錄錯誤的現象，將由檔案形成部門即登記部門承擔責任。房產管理系統由于非常高的利用率和重要性，一般發展較為完善，在上述城市，系統中均有檔案從業務受理到業務辦理完畢至整理完畢入庫上架等整個流轉過程的狀態信息，一旦發生錯誤，根據系統顯示的具體環節，由登記部門負責處理。

三、歸檔時間的界定

一般來講，檔案要完成整理和裝訂，辦理完交接手續，具備利用條件才算歸檔。不同于其他類別的檔案，公眾對房產檔案的利用率和利用時限都有很高的要求，很多情況下，領完不動產證（產權檔案形成的最后一步）就需要進行下一手業務，就必須利用房產檔案。不管房產檔案的整理環節是由哪個部門來完成，由于房產檔案數量一般都較大，房產檔案要完成轉接、掃描、整理、裝訂后確定歸檔都需要一定的時間周期，如此一來，群眾的利用需求就不能得到有效地滿足。

各地對檔案歸檔有不同的理解，但都以達到利用需求為界定節點，根據各自的工作流程和實際需要，均出于滿足群眾對房產檔案的利用需求的角度，對檔案的歸檔時間有不同的界定。

1.具備入庫條件才算歸檔。這是傳統意義上的歸檔模式。在鄭州、成都等地，檔案完成數字化、整理、裝訂且檢驗完畢后才算歸檔。如需繼續二次交易對檔案有利用需求的，領證時直接在登記部門申請，可以走快捷路徑對檔案進行歸檔，歸檔后即可利用。

2.檢驗完畢后歸檔。在杭州等地，檔案館對接收的檔案實體和影像分別逐一檢驗，確認無誤后即可視為歸檔完畢，即可對檔案進行利用。

3.部分檢驗后即可利用，視為歸檔。在廣州等地，檔案館對電子信息（登記簿）接收后即可對房產檔案進行利用。也就是說，檔案實體和數字化影像在傳遞到檔案館之前，確認電子信息（登記簿）接收后即可提供利用。

綜上所述，各地雖在房產檔案的數字化掃描、整理過程、歸檔時間等方面有不同的規定，但都基于一個原則：采取各種方式和途徑為群眾提供方便，最大限度地滿足群眾的利用需求。近年來，房產檔案事業隨著房地產事業的蓬勃發展迅速發展起來，各地需根據當地的原有工作模式和實際發展狀態采用適合自身的移交與歸檔模式，才能滿足房地產事業的發展要求，滿足廣大群眾的利用需求，促進房產檔案的健康發展。