基于廠商條碼和精準經費管控的醫用耗材精細化管理研究

齊力，唐敏

北京市垂楊柳醫院 物資管理部，北京 100022

引言

近年來，我國科學技術和醫學技術不斷發展，各種新材料、新技術制造而成的醫用耗材被廣泛應用于臨床診斷及治療，醫用耗材逐漸成為醫院開展前沿醫療、科研的重要支撐[1]。在醫用耗材使用量不斷增長的情況下，考慮運營成本、績效管理、醫療安全等方面，均要求醫院加強醫用耗材的精細化管理，嚴格規范醫用耗材的采購、保存、配送和使用等全流程、全生命周期的管理[2-3]。傳統的醫用耗材管理思路已經無法解決現有問題，必須用全新的信息化系統串聯起醫院耗材管理中的各項工作，降低耗材精細化管理的復雜度[4]。因此，在明確這一目標后，在理清現階段醫院醫用耗材管理的弊端及障礙的基礎上，將現代化管理的理念和流程融入醫用耗材的管理工作中，實現精細化管理，進而全面完善醫院的信息化管理，促進醫院的可持續發展。

1 現階段醫院醫用耗材管理存在的問題

一般來說，醫院醫用耗材的管理工作被分為三個階段，即采購階段、使用階段和監控階段[5]。現在耗材管理的各個階段都是孤立的，所產生的信息及數據不能及時有效的聯系起來，使得醫用耗材在采購、驗收、使用管理、績效管理、監督管理存在一系列的問題。我們先根據醫用耗材管理工作的三個階段，簡單陳述一下醫院醫用耗材管理中存在的問題。

（1）采購環節工作效率低。醫用耗材種類繁雜，同類產品缺乏統一的標準；對產品、生產商和供應商及代理人的資質的真實性、合法性等進行逐一審核確認，增加了采購的繁瑣程度；醫用耗材到貨后，庫管員需要對所有貨物的證件資質進行核對。因此，醫用耗材的采購工作具有一定的重復性，需要投入較多的人力成本[6]。

（2）采購計劃制定不科學。醫院傳統二級庫管理模式，由科室的護士長在耗材庫存不足的情況下，依據經驗申領，制定出采購計劃。這種二級庫管理模式受到人為因素影響較大，若科室護士長并未具備豐富的管理經驗，就會出現預估不準確的情況，導致科室申領的醫用耗材無法滿足科室的使用需求。如低值耗材在臨床使用中具有較強的不確定性，若大量采購低值耗材，就會增加醫院的庫存壓力，若低值耗材的采購量過低，也無法保障低值耗材的臨床使用[7-8]。

（3）科室二級庫驗收環節缺乏管理。在傳統的管理模式下，臨床科室設置科室二級庫，缺乏專職人員管理，對所訂購的耗材規格品牌數量并不十分清晰，科室驗收隨意性較大，紙質驗收記錄單容易丟失，加大了醫院醫療風險[7]。

（4）使用環節難以監管。在醫用耗材的使用階段，可能存在超標準使用及超量使用耗材的情況，同時醫用耗材的雙向追溯難度較大。除此之外，在急需骨科植入類材料時，通常由醫生與廠商聯系訂貨，極易出現漏收費現象，監管難度大[9]。

（5）線下醫用耗材數據整理方式存在弊端。大多數醫院通過線下的方式整理科室消耗數據，通過醫院信息系統統計日常消耗額，自制Excel 表格整理數據并打印紙質文檔上報[10]。在這種模式下，管理人員工作量大，無資金流動監控及資金限制，線下紙質文件較多、容易丟失，難以長期存檔及快速調取查詢內容，預算管理及績效管理無從談起。

2 醫院醫用耗材管理的優化措施

在醫用耗材使用量不斷增長和醫院精細管理要求提高的情況下，為降低運營成本，提高醫療安全，醫院越來越重視醫用耗材的精細化管理工作。為解決上述出現的問題，我們從兩個方向切入研究：① 廠商條碼管理，實現快速、便捷識別醫院各種耗材和物資的條形碼；② 醫用耗材經費管控管理，實現工作制度化、流程標準化和系統智能化。

2.1 醫院基于廠商條碼的醫用耗材精細化管理

目前，采用條形碼技術作為醫療機構信息化的基礎已經成為醫用耗材管理的主流，尤其是對高值耗材的全流程追溯管理[11]。大多數醫療機構采用“院內碼”的模式進行管理，對于在醫院內部流通的醫用耗材，基于一定的編碼規則，生成僅在院內流通使用的條形碼并打印，粘貼到相應的耗材上，從入庫、使用、收費各環節通過掃描院內碼進行管理[12]。在醫用耗材的全流程追蹤上，院內碼的優勢比傳統的手工記錄更為突出一些，但同時院內碼使用的弊端也很明顯：一是條碼打印工作量大，需要投入較多的人力成本，二是在人工打印的狀況下條形碼的準確性難以保證。為解決醫療機構對醫用耗材全流程跟蹤的訴求，同時能減輕管理人員工作量、減少管理流程差錯率，基于廠商條形碼的醫用耗材管理的方案應運而生[13]。

2.1.1 醫用材料廠商條形碼

區別于普通商品的條碼，醫用材料條碼信息涵蓋了材料的主碼、生產日期、有效期、生產批號、序列號等，即使是相同的廠商，不同批號的條碼也是不一樣的，條形碼相當于耗材的身份證。全球很多國家有自己的編碼規則，中國正在出臺醫療器械唯一標識（Unique Device Identification，UDI）作為醫療耗材在其整個生命周期的身份標識[14]。但是，全球的編碼規則眾多，統一所有廠商的編碼規則是一場拉鋸戰，需要花費大量的時間精力。所以現階段，通過編碼解析技術識別不同規則的醫用材料條碼信息，是實現條碼管理的基礎。

2.1.2 醫院廠商條碼的常規解析

理清現階段醫用耗材管理的方案以及廠商條形碼管理的優勢，我們開始研究醫院廠商條形碼的解析問題，探索如何使用耗材廠商條碼對其進行管理。

從整體發展來看，醫療器械UDI 編碼標準首推GS1 標準。GS1 作為全球廣泛使用的編碼標準體系，廣泛應用于包括醫療保健在內的眾多領域。在我國，中國物品編碼中心通過推廣GS1 標準以提升醫療供應鏈管理效率[15]。

條形碼是將信息編碼后，形成的不同排列條狀圖。根據物資外包裝上條形碼的差異，即主碼和副碼是否同行編排，將廠商條碼分為主碼/副碼合一的條碼和主碼/副碼分開的條碼，兩種不同的編碼分別對應不同的解析規則。在GS1 標準體系中，通過不同編碼的數據分隔符將條碼分為若干個部分，常用的應用標識符如表1 所示。

表1 GS1 編碼規則

例如，掃描條碼得到“0106933816800646172209031019090092HJN-N-3190901187”，根據GS1編碼規則，條碼中前兩個字符“01”是主碼分隔符，解析出主條碼信息為06933816800646；第17、18 個字符“17”是有效日期（6～8 位），解析為有效日期為2020903；第25、26 個字符“10”是批次編號（1～20 位），解析為產品批號為1909009；第34、35個字符“21”是序列號（1～20 位），解析為產品序號為HJN-N-3190；第34、35 個字符“90”是交易伙伴間共同使用的其它數據（1～30 位），值為1187。醫用耗材條形碼實例如圖1 所示。

圖1 標準條形碼

2.1.3 醫院廠商條碼的特殊解析

在實際運用中，也有條碼不符合GS1 編碼規則的情況，有些特殊或者較長（含多個分隔符的條碼）的條碼需要人為進行設置，根據包裝上生產日期、有效日期和序列號等信息，人工核對條碼，完成條碼的解析。在配置條碼規則時，需先確定條碼分隔符，核對分隔符含義（同常規解析含義一致），讀取分隔符后面相應的信息，將所需信息手動錄入系統。

在實際運用過程中收集的一些特殊規則的條碼信息如圖2 所示。

圖2 特殊條碼實例

2.1.4 醫用高值條碼解決的問題

醫用高值條碼解決的問題：① 掌握高值條碼解析技術并且應用到系統中之后，通過條碼槍的掃描，系統自動識別醫用耗材的廠商主碼、批號、生產日期、有效日期、跟蹤碼等信息，在采購配送、入庫、出庫過程中，將醫院人員從手工登記中解放出來，減少了差錯事件的發生，大大提升了工作的質量和效率[16]；② 通過醫用耗材條形碼，庫存物資盤點變得更為快捷方便；③ 運用條形碼技術，醫院能夠對醫用耗材條形碼與病人腕帶條碼進行識別綁定，病人使用帶條碼的物資，通過掃碼能自動關聯使用登記，實現精準計費；④ 應用條形碼管理能實現醫用耗材的全流程追溯，在突發醫療器械不良事件發生的時候，能夠追溯到同一產品批次的耗材使用情況，從而追溯到每一個使用的患者，使得醫院能夠在第一時間解決與彌補。

2.2 基于精準經費管控的醫用耗材精細化管理

醫用耗材的普遍使用，使耗材領用、使用等過程的監管變得困難，少計費、漏計費以及非正常流失等問題也層出不窮。醫用耗材不同于藥品，在流通環節的非公開性決定了其更高的管理難度[17]。因此，醫用耗材的管理需要探索個性化的運行機制。我們對經費管控進行了深入的研究，形成方案，為實現精準經費管控的醫用耗材精細化管理奠定基礎。

2.2.1 精準經費管控核心功能

醫用耗材的經費管控實現了全面線上經費管理的功能，實現科室物資經費流水監控及各項物資年采購數量及月采購數量的限制，避免科室超額超量申領使用物資，每一筆經費的使用和調整都有記錄可查。系統嚴格管控科室耗材使用的數量以及金額，產生的使用數據為科室的預算制定提供數據支持，從而降低耗材采購工作的主觀性。具體管理實現流程如圖3 所示。

職能部門整合今年或者去年的耗材預算以及實際使用量，將資料發放給各科室，科室根據此預算及可提升預算比形成年度預算套餐。各科室通過申請物資經費批量選擇物資、選擇套餐申請年度預算，成功審批后，發起月計劃、周計劃需求。當月預算沒有超標，即可直接采購。若單月預算超標，系統自動提示預算額度不夠，科室需在系統上進行提高預算的申請，支持注明原因和調取詳細使用記錄的功能。進入審批流程，只有經過財務、院長的審批以及庫房采購最終審批通過以后，申請科室才被允許繼續添加預算采購。另外，以超出原有預算的金額申領物資時，該物資條目有顏色標注。如果某件物資長期被顏色標注，庫房可以對該物資的預算進行提額。

為方便庫房采購計劃的制定，支持導出月度預算，同時可以在上一年度12 個月的總預算為基礎，以百分比增長的方式進行下一年的預算提額，形成下一年的年預算。

2.2.2 精準經費管控解決的問題

精準經費管控解決的問題：① 實現科室物資經費流水監控及各項物資年采購數量及月采購數量的限制，每一筆經費的使用和調整都有記錄可查，各科室的年/月的消費記錄均可快速查詢，方便追溯，為績效管理提供了依據；② 實現人性化線上管理，所有流程均可線上審批，系統線上自動整理和統計文件及制作相關報表、申請表等；③ 系統可根據上一年的經費及院方給出提點自動生成下一年度的經費，管理部門可層級審批管控科室經費的使用和調整，實現線上全流程審批，減少了管理人員工作量，也優化了紙質化管理的弊端。

圖3 醫用耗材的精準經費管控管理

3 效果分析

3.1 新系統醫用耗材精細化管理的效果

自應用條碼技術并啟用掃描廠商條碼及發票條碼進行入庫以來，庫房工作人員辦理耗材入庫、驗收的速度明顯加快。新系統摒棄了原有的人工粘貼耗材“院內碼”及核對發票信息等步驟，節約至少2/3 的時間，只需一個掃碼的動作就可以替代原本手動輸入的繁瑣步驟，既準確又快速，得到了醫院和供應商的一致認可。耗材使用部門也對醫用耗材掃碼出庫的方式十分推崇，取締了人工保存耗材條形碼，事后統一進行出庫的方式，解決了因耗材使用不能及時出庫而產生收費差錯的難題，百分之百的降低了高值耗材收費的差錯率。同時，在臨床科室制定采購計劃時，科室可以根據系統準確掌握科室耗材的庫存情況，根據實際情況合理申請耗材補充的數量，而不是按照預估數量申領耗材，降低了醫院普通耗材的庫存量，進一步降低了醫院普通耗材采購資金的占用量。啟用新系統進行醫用耗材精細化管理的效果，見表2。

表2 新系統啟用前后醫用耗材精細化管理效果對比

3.2 新系統在醫用耗材精細化管理中的作用

（1）醫院進行醫用耗材的精細化管理，對二級庫管理模式進行更新和優化，引入自動補貨模式，降低了人為因素影響。依據一定規則確定醫院各個科室的醫用耗材需求量，再由耗材科將醫用耗材配送至各個科室。應用這種自動補貨機制減少了申領和審批時間，各科室的護士長無需逐條申領，耗材科也無需逐條審批，這就減輕醫務人員的工作負擔，并為各科室準確提供各種醫用耗材數量[18]。

（2）新系統可起到后期監控的作用，支持直接導出科室醫用耗材收益率、百元收入耗材比和可收費材料收入比等多項指標，并將其代入到核算單元中，自動計算出結果。

（3）在強化醫用耗材使用效益分析的前提下，醫院建立起動態監測及超常預警機制，其中動態監控的重點在于監控的長期性，幫助管理人員準確掌握醫用耗材的使用情況，進而分析醫用耗材的使用不合理情況，對過量使用情況進行超常預警管理。

（4）基于該系統，公立醫院不僅可評價各科室的耗材使用績效，還可計算可收費耗材收益率等定量指標，實現對醫用耗材的精細化管理，進而減少浪費。

4 討論與總結

綜上所述，醫用耗材的精準管控技術，解決了長期以來困擾醫院健康發展的耗材管理問題。為控制耗材購銷和醫療服務領域的不良趨勢提供了有效的管理手段，實現了全院耗材收費的規范化管理，保障了患者和醫院的利益。同時，完善了醫療耗材的準入管理，從耗材來源上保障了患者的安全。將信息技術與管理實踐相結合，采用全流程閉環控制，規范了醫療耗材的流通，大大提高了醫療耗材管理的工作效率。

精準的經費管控是績效管理的基礎，國務院辦公廳發布《關于加強三級公立醫院績效考核工作的意見》[19]提出，通過績效考核，推動三級公立醫院在發展方式上由規模擴張型轉向質量效益型，在管理模式上由粗放的行政化管理轉向全方位的績效管理，實現收入分配更科學、更公平，實現效率提高和質量提升。

醫院基于廠商條碼的醫用耗材精細化管理，應用現代管理技術及方法，克服了傳統醫用耗材管理上的缺陷，實現醫用耗材的全條碼管理、全程動態監控，不僅能提高醫用耗材管理的透明度，還能保證醫用耗材的醫療安全，從而為患者提供更為優質的醫療服務。