“5S”管理理念在實驗室管理模式中的應用

尹淑麗(中國石油新疆油田分公司工程技術研究院，新疆 克拉瑪依 834000)

0 引言

近年來，隨著新疆油田公司改革不斷深化，工程技術研究院也進行了業務轉型，作為新疆油田工程技術研發和智庫決策支持中心，按照工程技術研究院“三步走”發展戰略，做大做強做優新疆油田工程技術事業，把建設行業一流工程技術研究院作為發展目標。“5S”管理是一種現場管理的經典模式，是指對材料、設備、人員等[1]要素開展清理(Seiri)、整頓(Seiton)、清潔(Seiso)、維持(Seiketsu)、素養(Shitshke)五個方面的活動[2]。“5S”管理強調目視化管理，以減少浪費，節約資源，提高效率，體現出一種成熟的企業管理文化，它的核心在企業精神、員工風貌、產品品質上綜合表現出來。幾乎每一個管理領域都采用了國外一些先進、有益的管理工具和方法。同時，在引進吸收先進管理理念、智慧和方法的過程中，根據自身情況再進行改造，保持了管理模式的自我主導性，實現在管理上的創新。

1 實驗室管理現狀

新疆油田公司工程技術研究院實驗室分為操作間、儀器間、化學試劑庫等。在以往實驗室的管理中，我們還一直停留在簡單的日常打掃和應對檢查的狀態中，管理意識不夠高，管理制度不夠完善，在QHSE體系內部審核和外部審核中實驗室檢查出了很多的問題，其中涉及到藥品的擺放混亂、藥品和實驗儀器設備的標識不清或無標識、藥品的分類管理不到位、應急物資的配備不齊，在應急設備的檢查、實驗室規章制度的修訂、實驗設備的管理等都暴露出問題。對員工的培訓力度不夠、范圍小，因此管理難度很大，解決實驗室管理的現狀問題已迫在眉睫。

2 “5S”管理在實驗室管理中的應用實施和管理

2.1 “5S”管理在實驗室管理中的應用實施

對實驗室進行全面的檢查，把實驗室內不要的東西清理掉，是“5S”活動中的基礎。將“需要”和“不需要”的物品分類，調查需要物品的使用頻度，確定日常用量和存放地，使用率高的物品放到方便提取的地方，使用頻率較低的物品放在使用地附近。查找不需要物品的根源，貼上標識，注明改善期限、責任人及處理方法。每日自檢自查，把空間騰出來活用。

“整頓”是落實前一步驟整理工作，使實驗室內所有的物品保持整齊有序的狀態，合理規劃、布局，將必需的物品分門別類，按規定的位置擺放整齊，并做好標識。節約時間和空間，目的是消除雜亂無章的現象。清理出需要的物品后，將物品依規定定位、定量、定容的擺放整齊，并做明確標示。藥品及化學試劑以分區、分架、分層來放置，一目了然，相同的藥品和化學試劑在包裝方式和數量上應盡量一致，各種規格不一的藥品和化學試劑，用相同的容器來裝載，既整齊又節約空間。容器的規格和擺放須考慮取放的方便，任何人都能立即取出所需要物品，并且使用后要能容易恢復到原位，沒有恢復或誤放時能馬上知曉。布置流程，確定置放場所，規定放置方法。在用設備、實驗儀器可區分隨時使用、常用等幾種情況，分別存放。布置流程要依循最短、綜合、安全、流程化、彈性化原則。實驗室操作臺上要放經常使用的藥品和試驗試劑。劃線定位，設置區域。

“清潔”是使實驗室內環境及設備、儀器、量具、材料化學試劑等始終保持清潔的狀態。調查污染源，予以杜絕，制定污染的對策。落實“3S”工作，使異常現象無所遁形而加以消除，讓實驗室保持在正常的狀態。建立實驗室專人負責制度。實驗室管理人員負責實驗室環境衛生的管理，養成堅持的習慣，并輔以一定的監督檢查措施。養成持久、有效的清潔習慣和行為方式，秉承“追根窮底”的科學精神，在維持以上“3S”的基礎上，將其標準化、制度化，維持其成果并不斷改進，達到更高的標準。員工能做到按照規章制度養成工作規范認真的良好的習慣，持續推動前“4S”至習慣化，前“4S”是基本動作也是手段，素養不但是“5S”管理之最終結果，更是目的，如果每一個員工都能養成良好的習慣，各項活動的推動必會得以落實。

2.2 “5S”管理在實驗室中的管理重點

將“需要”和“不需要”的文件進行分類，“不需要”的文件進行清理。并對文件進行編號并分類擺放，制作目錄索引，注明保存期限。統一文件柜和文件夾的標識，對文件進行定期評審。使用完后及時歸位，愛護文件，按規定要求制定、發放文件資料。做好保管工作，由專人管理。

明確對環境有要求的儀器設備、檢驗方法、樣品儲存，明確對操作對人員的安全和健康的環境要求，沒要求的及時清理。對控制環境的設施及相應監控設備，相關區域設置警示、隔離、廢棄物存放等進行標識，制定環境條件控制清單。明確各區域環境控制責任人，對設施進行維護保養，做好監控記錄。試驗環境定期檢查，進一步清除環境對人體健康的危害和檢測質量的污染。當環境對數據、人員安全健康有影響時，自覺對環境進行控制。

對儀器設備進行分類，確定完好、使用、停用、報廢設備。對設備進行編號，并進行標識，按使用頻率和流程定放位置，使試驗設備和計量器具的位置一目了然。確認設備使用前的有效性，按規程操作。確定設備的使用人和管理人，定期進行維護保養和校驗。做好使用記錄。對設備運行情況、維護保養情況、校驗情況進行自查，及時更新臺帳。

實驗樣品要按未檢、已檢、留樣等狀態分類并進行標識，過期樣品要及時清理。按實驗樣品的類別和狀態進行分區域放置。做好實驗樣品的防護及標識工作，確定樣品管理員。

2.3 “5S”管理在實驗室管理應用效果圖

“5S”管理在實驗室管理應用效果圖如圖1所示，主要從培養員工的主動性和積極性、創造人和設備都事宜的環境及培養團結合作的精神等，降低成本，提高工作效率，減少故障，提高企業形象，切實提高實驗室的管理水平。

圖1“5S”管理在實驗室管理應用效果圖

3 “5S”管理理念常見的問題及解決方案

3.1 “5S”管理容易出現的問題

看似簡單的“5S”管理實施起來經常會出現各種各樣的問題：為什么有些企業做得很好，而有些企業卻收效甚微；有具體的“5S”活動，沒有方法和步驟，或是員工掌握了“5S”現場管理法的基礎知識，但是尚不具備推行“5S”的能力，會隨著實施“5S”活動逐漸消失殆盡；有實施“5S”管理活動的系統措施，但沒有形成系統的工程，結果只能曇花現。很多員工對“5S”認識膚淺，認為“5S”就是搞衛生，時間一長，慢慢流于形式。

3.2 “5S”管理問題解決方案

實施小組的工作職責。成立實驗室“5S”管理小組，管理小組是實施“5S”活動的核心，小組成員要對“5S”深刻認識，對“5S”活動有實施的信心，由行政負責領導出任“5S”管理活動推行組織的組長，代表對活動的重視，具體安排由副組長全面推行，設計好組織結構和責任區及責任人，包括安全員、化學試劑庫管理員、實驗室管理人員等主要職責，從檢查到管理，都應該規范。

制度的建設和制訂是有效管理最重要的動作基礎之一，好的制度標準可大大提高企業的管理效力和決策實施。必要完善的制度是管理工作規范化、科學化的保證，是實現管理有序的措施，完善實驗室管理制度，制定和修訂適用于實驗室管理需要的制度。擬定“5S”管理的方針及目標，工作計劃和實施方法，項目責任者清楚自己及其他小組成員的職責，相互配合形成團隊合作的精神。

制訂完善規章制度后，執行就是使制度發揮作用的載體，是“5S”管理運行中的重要環節，制度是否能完成、目標是否能實現、運行是否正常等問題，都取決于執行環節。對實驗室管理人員及相關人員進行“5S”培訓，提升員工對“5S”的認識，激發對“5S”的主動性。

養成自檢的良好習慣，通過自檢、互檢、“5S”管理推行組織檢查責任人的定期檢查和監督，填寫檢查表，總結檢查結果，對缺點項目提出修正意見并及時監督跟進修改情況，總結成功經驗和失敗教訓，對產生的問題進行整改，實現進步的目的。

重復執行與培訓和監督與檢查步驟，動態的管理，達到持續改善和優化“5S”管理各環節的工作，在養成員工良好習慣的同時提升員工的素養。適當導入QC手法，利用“PDCA”循環，將“5S”與質量體系內部審核和外部審核結合起來，使“5S”活動推行的更加順利和有成效。實驗室推進“5S”管理是一個長期的、循環上升的過程，最初的模式往往不太完善，隨著活動不斷的推進，不斷的完善“5S”管理模式。

4 結語

實驗室通過應用“5S”管理理念，不僅創造出實驗室干凈的操作環境和良好的工作秩序，而且提高了員工的自身素質，從而提高效率，減少浪費，并為研究出高質量的成果提供了保障。今后進一步將“5S”管理理念從實驗室延伸到庫房和辦公室管理中去，讓更多的人參與進來，積極創造“5S”管理效應，規范行為保障安全。