大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理

章勇

摘要：在當(dāng)今的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人們的傳統(tǒng)生活與工作方式逐漸改變，給各個領(lǐng)域帶來了相對較大的挑戰(zhàn)，檔案業(yè)務(wù)迎來了一個新的領(lǐng)域發(fā)展。如今，檔案資源大多以數(shù)字形式存儲，這使得存儲與維護(hù)更加方便。但是，電子信息文件的管理仍然存在一些缺陷。因此，本文總結(jié)了大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子信息文件管理中存在的一些問題，并重點提出了管理策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子信息檔案;管理

中圖分類號：G276?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）09-0015-01

1?在大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子信息文件管理的重要性

（1）幫助提高員工效率。電子信息檔案文件的使用更有利于提高相關(guān)人員的工作效率，可以減少參與文件管理的人員的工作量，提高工作效率。實現(xiàn)健康的，可持續(xù)發(fā)展是當(dāng)前檔案管理的必然發(fā)展方向。（2）幫助維護(hù)存檔信息的機(jī)密性。電子信息形式的文件更有助于保密。當(dāng)您要查詢文件時，不需要提供全部文件量。只要通過智能搜索工具就能找到需要檢查的文件。這將提高訪問速度。另外，電子信息文件還可以防止查詢時數(shù)據(jù)泄漏，從而提高了文件管理的機(jī)密性。（3）有助于進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。電子信息文件的使用將更好地彌補(bǔ)文件中的遺漏和不足。

2?分析商務(wù)電子文件管理過程中存在的問題

2.1文件管理技術(shù)和設(shè)施相對落后。對于公司來說，在了解文件管理的過程中，不僅缺少專業(yè)的文件管理技術(shù)，而且缺少相關(guān)的技術(shù)人員。如今，盡管大多數(shù)公司都具有文件管理信息系統(tǒng)，但是對文件管理技術(shù)設(shè)施缺乏投資，導(dǎo)致了相對落后的技術(shù)手段。與此同時，一些公司甚至使用傳統(tǒng)的管理模型，并且無法充分利用檔案的優(yōu)勢，從而給公司持續(xù)健康發(fā)展帶來不好的影響。

2.2缺少文件管理系統(tǒng)。目前，大多數(shù)公司在人員檔案管理，檔案收集和相關(guān)檔案管理缺乏規(guī)范，信息檔案通常會發(fā)生丟失或缺失等方面問題，缺乏完善的管理體系。此外，公司在使用文件和相關(guān)評估時缺乏合理性，無法反映文件的真實使用價值。

2.3文件管理人員的素質(zhì)較低。當(dāng)前，我國大多數(shù)公司的文件管理人員都是兼職的，文件不由專業(yè)人員管理，這導(dǎo)致文件管理效率相對較低。此外，記錄管理人員的學(xué)歷往往較低，而且年齡較大。因此，接受新事物的能力相對較低。大多數(shù)記錄管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，他們的專業(yè)技能和知識不足。與此同時，大多數(shù)公司仍是傳統(tǒng)的文件管理模型，其信息管理水平相對較低。

3?在大數(shù)據(jù)環(huán)境下改善電子文件管理的措施

3.1加強(qiáng)對檔案技術(shù)和設(shè)備的投資。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，為了有效解決當(dāng)前的問題，在及時更新管理理念的基礎(chǔ)上，應(yīng)強(qiáng)調(diào)對輸入輸出設(shè)備和數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的投資。與此同時，應(yīng)重視文件管理系統(tǒng)，了解恢復(fù)系統(tǒng)和文件管理的投資和建設(shè)，并在具體操作中不斷完善，為有效執(zhí)行各項信息文件管理任務(wù)打下堅實基礎(chǔ)。另外，還必須注意對專業(yè)管理人員的引進(jìn)和培訓(xùn)。工作人員不僅應(yīng)熟練掌握電子信息文件管理的相關(guān)知識，還應(yīng)掌握一些技術(shù)知識的應(yīng)用知識。這是管理電子信息文件的唯一方法。可以顯著提高工作的效率和質(zhì)量，并且可以充分利用其使用價值。

3.2實施扎實而科學(xué)的管理模式。第一，優(yōu)化文件管理系統(tǒng)。在收集，分類和提取檔案信息的過程中，公司必須結(jié)合特定的需求并采取綜合的方式來提供科學(xué)的控制。在具體實施中，實施相應(yīng)的考核機(jī)制，特別是在大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境下，有關(guān)人員必須要做到與時俱進(jìn)，結(jié)合各項任務(wù)的具體實施，不斷完善管理制度建設(shè)，以監(jiān)督相關(guān)人員并充分調(diào)動他們的工作熱情。第二，實行紙電一體化管理模式。盡管基于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理很難實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的保存，但它也具有固定的管理優(yōu)勢，這些優(yōu)勢是不容忽視的。相反，盡管電子數(shù)據(jù)管理在安全保證方面有一些缺點，但它可以實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)保存和數(shù)據(jù)的添加，刪除和檢查功能，效率很高。第三，開發(fā)清晰，詳細(xì)和特定的電子信息文件記錄過程。為了確保各種電子信息文件管理的有效性，注冊過程必須清晰，科學(xué)，必須同時避免多個矛盾的注冊過程，為注冊工作過程提供有力的保證。與此同時，記錄電子信息文件的整個過程必須詳盡而準(zhǔn)確，以確保可以將所有信息文件與相關(guān)信息結(jié)合在一起找到。

3.3提高文件管理人員的素質(zhì)。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，面對更加多樣和復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，電子信息檔案管理人員還必須具有更強(qiáng)的信息分析和處理能力，以及及時更新數(shù)據(jù)庫的能力。業(yè)務(wù)部門必須結(jié)合實際需要，有專門人員負(fù)責(zé)。為此，企業(yè)檔案管理人員要緊跟時代發(fā)展觀，積極引進(jìn)更新科學(xué)的管理理念，加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，確保他們的技術(shù)能力和知識水平可以完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)社會背景的發(fā)展。與此同時，有必要對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的了解和掌握，以使用和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)，并促進(jìn)電子信息檔案的使用范圍的不斷擴(kuò)大。

3.4提升文件管理數(shù)據(jù)的安全性。在大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境下，為有效執(zhí)行各種文件管理任務(wù)提供有力的保證，并充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺的特點和優(yōu)勢，現(xiàn)有資源必須集成以為文件管理人員構(gòu)建特定的操作管理。提供一種便利的軟件平臺，以最大程度地提高文件管理數(shù)據(jù)的安全性。第一，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)水平的不斷提高，著力大數(shù)據(jù)軟件平臺的建設(shè)。第二，要結(jié)合具體需求，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺的特點和優(yōu)勢，科學(xué)整合相關(guān)業(yè)務(wù)，在工作過程中進(jìn)行一系列必要的調(diào)整。第三，結(jié)合大數(shù)據(jù)環(huán)境，科學(xué)控制檔案管理有關(guān)部門提出的系統(tǒng)要求，為檔案信息的安全性提供了有力的保證。

結(jié)語：簡而言之，相關(guān)人員必須不斷提高其專業(yè)技能，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力，并從夫利用當(dāng)前的機(jī)遇。只有這樣，文件管理工作才能持續(xù)健康發(fā)展并發(fā)揮最大價值。

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