基層水利單位檔案管理面臨的問題及對策

姜玉信

摘要：水利部門之中檔案管理工作是至關重要的組成部分，部分水利部門領導因為沒有意識到檔案管理工作的重要性而導致檔案工作存在不同程度的問題和漏洞，筆者在分析相關缺陷的基礎上提出了構建現代化基層水利單位檔案管理工作機制的對策和方法。

關鍵詞：基層水利單位檔案;現代化;創新

引言

水利，是新時代下非常重要的基礎設施，也是我國在發展過程中不可缺少的一部分。通過對水利機構的建設，還能夠很好的改善當前我國的生態環境，更好的滿足可持續發展理念。而做好水利機構管理工作，是能夠保證水利機構穩定運行的關鍵。通過對水利機構檔案管理工作，就能夠及時了解水利機構的實際運行情況，進而保證水利機構的經濟收益。

一、水利機構檔案管理的特點

（一）水利工程檔案管理的種類較多

水利工程建設大多是由多個小工程所組成，這樣也就導致水利工程自身較為復雜。而且，在水利工程項目建設過程中還有很多相應的環節，在這其中有現場勘測、工程策劃、初步設計等等。而對于水利機構檔案管理來說，其內容就是為水利機構的整個運行過程進行記錄，因為在這過程中還存在很多的不確定因素，可能會受到一些原因的影響，進而導致最終的設計內容發生變化。所以檔案管理在這過程中也需要及時的進行更改，根據實際情況進行調整。

（二）完整性和真實性

水利機構檔案完整性影響著整個水利工程項目的建設。而想要保證水利機構檔案的完整，就應該保證相關信息的完整。對于水利機構檔案管理來說，能夠直接反映出當前水利機構的實際運行情況，并且為防洪、灌溉提供相應的幫助。只有保證水利機構檔案管理的有效、真實，才能夠確保為水利機構提供相應的幫助，讓水利機構能夠作出正確的決定。

二、基層水利單位檔案管理工作面臨的問題闡述

第一，未意識到檔案管理重要性。水利部門領導人大多將精力放在了水利事業的創新上，分給檔案管理工作的關注和精力都相對較少，這是其從根源上未意識到檔案管理工作意義的一種表現。部分領導人認為檔案管理工作只是一種服務性工作，難以帶來直接的社會效益和經濟收益，沒有對其價值形成客觀的認識，導致檔案管理設備配備、人員安置和規范化體系構建都存在滯后和陳舊的弊端。長久下去，檔案管理人員將會忽視本職工作、看輕自身工作崗位，導致檔案資料流失、檔案保管混亂、檔案利用程度偏低等多種問題的出現，檔案管理現代化的步伐也會受到阻礙。

第二，檔案管理人員素養有待提升。一些基層水利單位檔案管理部門的人員為臨時抽調或者兼任，他們在工作中身兼數職，將重點和精力放在了其原本的工作領域，對檔案管理現代化建設毫無頭緒。部分水利部門長期不對檔案管理人員進行專業化培訓，致使其難以滿足新時期檔案管理要求，不能為水利工程事業的建設提供標準化的數據和可供借鑒的資源，導致檔案的經濟效益和社會價值處于被壓抑的狀態。

第三，缺乏健全的基層水利單位檔案管理制度。由于水利部門領導的忽視，檔案管理工作在開始之初就沒有構建健全的管理制度，體制機制建設的不足使得檔案管理無據可依，工作質量和管理水平一直得不到質的提升，致使基層水利單位檔案工作缺乏有序、準確和針對性的制度和方針指導。制度建設過程中，缺乏對工程驗收、工程監理、市場稽查、投招標文件等的備案機制，導致水利工程在建設后期很容易陷入到無章可循的境地，最終給水利事業的發展造成阻礙。

三、構建現代化基層水利單位檔案管理機制的對策

（一）加大資金投入

在信息化技術和大數據技術等現代技術快速普及的年代，人們的工作方式和生活方式都發生了加大的轉變，傳統的手寫筆錄的檔案管理工作方式早已經被淘汰，檔案的載體也從文字形式和突變性質轉變為電子檔案形式，以視頻、音頻等方式存在。電子檔案的分類和存儲將成為未來基層水利單位檔案管理的關鍵點，積極地引進先進的信息技術和管理設施是重中之重。在這樣的情形下，加大對檔案管理的資金投入成為必經途徑。梳理部門內部要進行統一和協調，共同開發專用數據庫，對各個部門進行統一化、集中化管理，構建穩健有序的檔案管理局面，進而最大化地發揮人力、財力和物力的效用。新時期的當那管理標準化和科學化建立在檔案信息化的基礎上，同時信息化也是檔案資源共享和檔案資源挖掘的重要方法。

（二）順應時代發展要求

檔案管理人員需要及時更新理念，積極進行工作創新，在掌握檔案管理規律性的基礎上強化現代化檔案管理理念，從科學的視角和廣泛的維度來開展檔案管理工作。檔案管理人員要是到檔案管理的只能已經不再是傳統工作模式下的管理型，而是新時期所需的服務型，需要以服務為切入點探尋完善檔案管理服務的方式，加強當年管理工作的實效性。此外，強化檔案管理人員的創新理念也是必須的，他們需要把控檔案管理生命周期，強化各個工作流程，在持續化的工作機制完善的過程中找到檔案管理現存薄弱之處。

（三）建立標準化的檔案數據機制

計算機技術在現代檔案基層水利單位檔案管理之中占據重要位置，能夠在基層水利單位檔案標準化管理中發揮重要作用。在計算機輔助下的基層水利單位檔案管理工作，能夠漸漸地將國家檔案管理的標準以標準化工作制度的方式落實下來，標準化的數據便于之后進行檔案資料和資源的二次利用和加工，極大地發揮檔案管理工作的效率和實效，傳統檔案信息的寫入和輸入方式變為計算機存儲和輸入方式，為之后的檔案目錄構建和檢索提供了便捷的條件，檔案管理標準化有了更加堅實的基礎。

（四）提升基層水利單位檔案管理的信息化安全防范能力

現代化基層水利單位檔案管理就是通過計算機技術和信息技術開展的管理工作，信息化天然地帶有不安全性、風險性特征，進行安全防范工作將成為工作重要內容。檔案管理信息的安全防范能力可以從如下幾方面著手：進行檔案機房的防盜門窗安裝，嚴格把控檔案機房的鑰匙，對檔案管理信息系統進行加密處理，信息系統給予錯誤操作用戶警告等等。但與此同時要注意的是，檔案機房之中不宜設置地毯，以防止運行溫度過熱、突然斷電等情況的出現。水利部門可以購買先進的病毒查殺軟件，定期地進行病毒的排查和檢測，避免系統被病毒入侵而造成數據丟失和損毀。已經歸檔的數據盤要貼上保護標簽，讓接觸到檔案數據的人都意識到檔案管理數據的必要性，使得檔案管理人員在無形中積累安全意識。基層水利單位檔案管理部門可以定期或者不定期地對檔案管理人員進行信息能力培訓和安全知識宣傳，提升日常工作中數據保護的意識和能力，降低檔案數據被毀的風險。

結束語

本文分析和研究了現階段基層水利單位檔案管理機制的漏洞和缺陷，明確了現代化基層水利單位檔案管理機制構建的必要性。檔案管理工作是水利事業的重要組成部分，能夠為工程建設和相關事業發展提供真實準確的依據，具有極強的現實意義和價值。現代化基層水利單位檔案管理工作需要借助計算機和信息技術的力量，以先進的檔案管理理念來完善檔案管理工作制度、提升檔案管理實效。

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（作者單位：夏津縣水利局）