論如何做好軟件項目實施

黃喜娥

摘 要 軟件項目實施是軟件開發項目的一個決定性環節，軟件項目的成功與否離不開實施。在軟件項目實施過程中，應準備充分，充分溝通，及時總結，確保項目順利有效實施。

關鍵詞 準備充分;計劃周備;高效溝通;及時總結

軟件項目實施是指軟件項目在開發、內部測試完成后，系統正式移交給用戶使用前，進行基礎數據灌入、業務流程確認與配置、系統試運行、實施培訓的過程。軟件項目從需求、開發、測試、實施到上線，每個環節都必不可少，但是實施是用戶最初的體驗環節，是第一印象的環節，是軟件項目成功與否的決定性環節。軟件項目的實施其實并不是一件很容易的事情，尤其是定制化的大型軟件項目，它的實施周期相對較長，除了需要“明知山有虎、偏向虎山行”的信心和勇氣，還需要做到以下幾點。

1準備充分

1.1 技術儲備充分

軟件項目實施時需要掌握項目實施所涉及的各項技術，例如系統搭建、環境變量配置、服務器配置、數據庫安裝、初始數據割接、中間件安裝與配置、應用軟件打包與部署等，確保軟件項目實施工作順利進行。

1.2 業務儲備充分

軟件項目實施時除了要掌握相應的技術以外，還需要十分熟悉業務使用場景，尤其針對定制化的軟件項目。例如OA項目的實施，除了熟悉常規的綜合辦公的業務場景之外，還需要熟練掌握公文管理模式，紅頭文件設置，公文流程扭轉等，能準確聽懂用戶提的需求，提前想用戶之所想，將碎片化的需求系統化，并給予專業的建議方案。

1.3 資源準備充分

軟件項目實施不僅僅需要提前準備服務器、附屬硬件設備、網絡環境等硬環境，還需要準備相應的軟環境，例如web應用系統需要安裝相應的數據庫（Oracle、SqlServer等）、web中間件（Tomcat、Weblogic等）、軟件應用部署包等，確保系統運行正常。同時還需要準備現場對接、培訓等需要的場地、系統演示等，確保軟件項目實施。

1.4 人員準備充分

定制化軟件的實施除了需要專業的實施人員之外，還需要相應的領先用戶進行配合，梳理業務流程，確定業務審批節點及人員，提供相應的基礎數據。例如我司OA項目的實施，在領導的支持下，聯合成立實施小組，各個子分公司的文書、人資主管、綜合主管等均參與項目的實施。

1.5 文檔準備充分

軟件文檔分為開發文檔、用戶文檔、管理文檔。開發文檔包含：可行性研究報告、項目開發計劃、軟件需求說明書、概要設計、詳細設計、數據庫設計等;用戶文檔包含：普通用戶操作手冊、管理員維護手冊、培訓文檔、問題速查手冊等;管理文檔包含：項目開發周報、重要節點報告、測試分析報告、試運行報告、初驗報告、終驗報告等[1]。軟件文檔是開發人員、維護人員、管理人員、用戶與軟件系統之間最重要的橋梁，在整個軟件生命周期中起著十分重要的作用。尤其在實施過程中，與用戶相關的培訓文檔，操作手冊能快速地讓用戶學會使用系統，有時為了方便還會提供專項的操作視頻、問題速查手冊等，快速幫助用戶使用系統。

軟件文檔還會帶來以下好處：①軟件文檔是軟件項目管理的依據，軟件文檔是將“不可見的”軟件開發進程轉換為“可見的”文字資料，便于知識傳遞和管理。②軟件文檔是項目組內部、項目涉及的干系人之間交流和聯系的重要工具。③軟件文檔是進行項目質量審查和評價的重要依據，是審查人員進行相應的審查重要手段。④軟件文檔有利于維護人員熟悉系統，開展維護工作，支持軟件系統的應用。

2計劃完善

軟件實施時需要充分考慮實施過程可能遇到的風險與可能性，不僅僅要考慮整體實施計劃、重要里程碑，還要根據整體計劃制定實施進度的詳細時間安排表，確保項目能夠順利實施。對于OA項目的實施除了整體計劃、重要里程碑，還要根據實際情況進行分段實施，第一階段是進行了基礎資料收集及基礎資料填寫培訓，對在單位進行集中辦公，其他地市通過視頻會議的方式進行指導。第二階段是對25家單位進行分批測試，制定分批對在測試過程中填報錯誤的地方進行糾偏計劃。第三階段是制定有效的現場驗證支撐計劃與后端配合整改計劃。第四階段是上線前培訓計劃，集中培訓、分層培訓、個性培訓等。不同階段采用不同的計劃策略，從而確保軟件項目實施。

3數據完整

軟件項目的實施過程中，最重要的一個環節，也是最困難的就是要確保基礎數據完整性、準確性。數據完整與否，質量的高低，是軟件項目實施能否成功的關鍵因素。“三分技術、七分管理、十二分數據”，也充分表達了數據在軟件項目實施中的重要地位[2]。例如OA的實施不僅僅進行了專項的基礎數據收集培訓，還進行了分類梳理，按組織架構、流程管理、辦公配置、業務配置、數據字典5類16套基礎模板進行數據填寫，確保基礎數據的完整性。通過歷時一周的現場支撐與指導，共收到378份數據。通過數據分析，共完成642條流程配置，194個紅頭模板設置，621個發送單位設置，552個文件字設置，194個公章配置。

流程決定當下、數據決定未來！對于實施項目管理系統，更加需要確保數據的完整性。企業通過不同維度對項目管理過程的管理，對管理過程所產生的數據進行有效迅速的收集、處理和分析，對有價值的數據進行提取，從而能夠獲得對于企業的發展和經營更有助力和針對性的方案。企業通過依托項目管理生態系統，推動實現數字化運營，樹立系統權威，用數字說話，用數字管理，用數字決策，用數字創新，形成企業數字文化。

4溝通充分

軟件項目的實施涉及多方干系人，為了確保有效實施一定要加強溝通，建立高效的溝通機制，對系統的實施情況及時與客戶方進行溝通和反饋，以達到項目實施的目的，確保項目有效實施。我理解的溝通過程是這樣的：通過某種途徑把信息及時傳送給需要的人并得到對方反饋的一個雙向過程。現實中因為每個人的背景、思維是千差萬別的，各自的利益點也不同，這使得“沖突無處不在”，正因為如此，就要求我們“溝通也要無所不在”[3]。

4.1 溝通計劃編制

溝通計劃編制主要是確定項目干系人的信息需求和溝通需求，讓項目干系人有清晰的溝通模式，知道自己“什么時候”該向“誰”以“哪種”形式溝通“什么”信息。溝通管理計劃的強化執行使項目的溝通逐漸朝有序化發展。例如OA的實施，建立了25家單位聯系人組，問題反饋群，在線問題反饋機制，組織現場培訓，制定一對一輔導機制等多種溝通機制，確保實施過程中的問題能夠及時解決。在為期一個月的實施過程中共收到用戶提出問題410項，解決403項，修復系統bug86個，完成優化72項。

4.2 溝通越早越好

在軟件項目中，常出現下面的情形：開發人員抱怨“客戶經常變更需求”，而客戶抱怨“開發人員誤解他們的需求，做出的東西不是我想要的”，出現這種“沖突”，通常都是缺乏溝通。出現問題不可怕，可怕的是不溝通，溝通的越早，消除分歧的代價越小，風險也越小。有一次，財務部門提前上線銀企互聯支付功能，但是又由于財務部門未提前與各公司進行溝通，導致大家不知道功能如何使用，造成上線后很多事情都措手不及。通過這個事件，我們也特意建立了和完善了功能上線前功能演示確認機制，越早溝通確認，越容易降低上線后出現問題的概率。

4.3 靈活運用多種溝通方式，直接與干系人溝通，避免中間環節

溝通的方式有很多，例如電話溝通，即時通信工具溝通，電子郵件，視頻會議溝通，面對面會議溝通等，但只有靈活運用，直接與項目干系人溝通，去除中間環節，才能避免信息失真，才會得到良好的效果。例如和所有地市公司溝通確認現場管理費年結方案時，我們就采用了多種溝通方式，先是通過視頻會議的方式對方案進行解讀，再通過互動式、群組集中反饋式對問題進行討論和解答，最后通過正式郵件的方式反饋確認方案和數據。

4.4 多傾聽，避免無休止的爭論

溝通不僅僅是說，而是說和聽。傾聽是我們取得信息的重要途徑，也是向他人表示尊重的最好方式。在IT軟件項目過程中，多傾聽，時常會獲取到一些意想不到的信息，盡量避免隨意插話，更不要妄加批評。尤其還需要避免無休止的爭論，無休止的爭論不僅僅問題得不到解決，而且還會延誤問題解決的時間。

5及時總結

軟件項目實施歷時周期較長，需要不斷地遇到問題及時總結，分析共性問題，集中解決，同時也對項目實施中出現的問題，實施的過程和實施中發現和改正的問題應有記錄和總結，對系統現場測試的情況和出現的問題應進行記錄，并記錄改正情況。例如在OA實施的2周現場支撐期間，每天晚上都對當天的問題進行總結，提供解決方案，確保后續的實施，還同時進行分批實施的經驗總結，將第一批的部分經驗應用在第二批試點單位中，也加快了第二批單位的實施進度，提升了實施質量。

總之，在軟件項目實施過程中，準備充分，充分溝通，及時總結，確保項目順利有效實施。

參考文獻

[1] 唐勇，陳晶，呂夢雅.建立規范的軟件文檔提高軟件工程化程度[J].燕山大學學報，2002，（2）：46-48.

[2] 喻華.淺談信息化建設中“十二分數據”的重要性[J].現代企業教育，2013，（2）：F3.

[3] 林敏.從數據分析到決策應用——智能化財務決策支持解決方案核心價值[J].中國總會計師，2009，（10）：132-133.