信息技術對科普檔案管理的影響探析

段秀婷

摘 要 在科學技術發展的日新月異的今天，與之相關聯的科協工作自然也要齊頭并進，這其中科普是重要的組成部分，在科協的事業中有著非常重要的地位，同時科普檔案的管理更應該被人們重視起來。信息技術的發展為科普的檔案管理工作帶來了極大的便捷，提升了信息的管理和處理效率。文章從信息科技的發展對科普檔案的管理工作產生的影響入手，進行了簡單的分析和探討。

關鍵詞 信息技術;科普檔案;管理

引言

科普檔案管理是科協工作中重要的組成部分，也是科普工作中的核心內容。在日常工作中，只有做好科普檔案的管理工作，才能將以往的重要資源更好地利用起來，更好地將這些資料展現給社會。

1信息技術的簡單概述

信息在很大程度上是對客觀世界的認知，可以詳細地反映出客觀世界的一些相關活動。技術是一種具有生產性和技術性的活動，也是人們在時間和空間中進行改造世界時積累的經驗和技巧，更是一種辯證統一的事物。信息技術是生產力發展的重要標志，可以有效地推動社會的進步和發展。信息技術也是一種社會的活動，它是在人們的實踐中產生的，同時又影響著人們的實踐和生活。對于信息技術而言它強有力的推動著社會的進步和經濟的發展。信息技術對于科普檔案的管理工作來講有著決定性的影響，信息技術的出現創造出了新的工具，檔案管理工作的信息化創造出了新的載體工具和管理工具，從而很大程度上影響著科普檔案管理工作的模式和地位[1]。

2信息技術對科普檔案管理的影響

2.1 有利影響

（1）擴寬信息存儲空間。伴隨著科學技術的發展，各級科協部門都累積了大量的科普資料和文件，這種情況對于科普工作來講是一件很好的事情，但長時間看來大量的資料很難通過紙質的形式或者實物的形式進行保存，很容易出現資料無法保存或者丟失的情況。這樣的情況對于科普的管理工作沒有一點幫助，甚至還會造成資源和人力的浪費。信息技術的出現及時有效的解決了這種問題，將資料輸入信息系統極大地減少了儲存的空間也縮短了查找的時間。信息化的資料管理不再利用紙質形式作為載體，極大地便捷了檔案管理工作。

（2）完善檔案管理方法及模式。科普檔案對于科協部門的重要性不言而喻，對于后期的發展也有著重要的推動作用。只有全面的熟悉的掌握檔案的內容和特點，才能快速有效完成日常工作。另外充分的了解和利用檔案資料，才能有效地開發出涉及科普方面的檔案。

伴隨著科學技術的快速發展，很多單位之前累積下來的資料和文集都需要進行整理和歸類，一些傳統的檔案管理軟件中檢索和查找的功能比較薄弱，在現有的情況下，就需要運用到更現代化的軟件，信息技術的融入不管是對檔案資料的收集、整理、分類、處理還是提取，效率都遠高于傳統的軟件，在工作中更快捷更方便。

（3）提高檔案資料利用能力及開發能力。信息技術發展的日新月異，科普檔案的整理資料也越來越繁雜，整理資料也變得更煩瑣，這些變化讓傳統的檔案管理模式很難應對，很容易將之前積累下來的資料閑置或者忽略，如果想查找一些資料就相應地增加了時間和難度，這樣的狀況也更不會拿出之前的資料向社會大眾去展示和宣傳。但是運用信息技術，對之前的檔案資料進行整理和錄入，在人們需要的時候可以快速進行查找和借閱，極大地縮短了時間和精力。除此之外，將檔案的資料上傳網絡，還可以進行資料的共享，打破了空間的制約。

信息技術的應用和傳統的檔案管理比較，最明顯的特點就是速度快、準確率高，可以滿足不同人群不同專業的應用需要。將信息技術應用到檔案管理工作中，可以對科普的檔案進行歸類、檢索和借閱，還能夠實現資料的反復利用和共享。應用信息技術有效地提升了資料的利用率[2]。

2.2 不利影響

在科學技術的發展趨勢下，很多單位已經意識到了信息技術的重要性，但是一些單位在進行資料存儲或者管理時，一些檔案的資料仍然沒辦法實現共享，很多資料仍然處于分散的狀態，并且不同單位的信息檢索系統也不統一。另一方面，由于不同單位的信息采集方式不同，在完成信息歸類和整理之后，信息共享的難度增加了。除此之外，不同的單位在進行檔案管理中，側重點不同，有的單位會更看重硬件的應用，缺乏對軟件的重視程度。一些單位對檔案信息已經進行了信息化的管理，甚至完成了推廣和試用，但是在云計算這一方面仍然沒有充分的利用起來。這說明雖然信息技術有了推廣但是其優勢還沒有被人們廣泛關注，沒有利用信息技術的優勢來發展檔案管理工作。

3科普檔案管理中信息技術應用

3.1 構建科普檔案管理信息系統

科協部門的檔案管理工作和一般單位中的信息管理有著非常明顯的不同，一般的信息管理系統可以進行簡單的信息存儲和查閱，但對專業性的檔案管理工作而言，無法滿足其對信息的整理、開發或者運用需求，因此對于專業性的管理工作，需要有更強大的系統來支持。想要更好的發揮信息的應用價值，首先要提升檔案管理工作的效率和質量，以此來滿足檔案管理的全部需求[3]。

3.2 完善科普檔案資料檢索機制

信息技術的出現最明顯的就是完善了檔案管理中的資料檢索功能，不同的檔案管理系統也有著不同的檢索關鍵詞，可以通過姓名進行檢索還可以通過名稱、編號等進行檢索。信息技術的加入可以讓資料的需求者快速進行檢索，節省了大量的查找時間除此之外還能夠發現更多和查找內容相關的資料。

3.3 為科普檔案提供新內容和存儲方式

信息技術的出現符合社會的發展和需求，人們在快節奏的生活和工作中可以對日常累積的信息和經驗進行存儲，學習者也可以通過科普的檔案進行直觀的掌握和了解，信息技術的應用增加了存儲的方式和途徑，給人們的生活帶來了極大的便利[4]。

4結束語

在科學技術的發展中，科普檔案的管理工作也發生著改變。信息技術作為一種新科技在信息處理方面有著明顯的優勢，因此被廣大單位所應用。信息技術的應用推動了科普檔案管理工作的開展，同時也增加了新的管理模式，有效地促進了科普檔案管理工作的開展和優化。

參考文獻

[1] 劉新發.信息技術對科普檔案管理的影響探析[J].卷宗，2019，9 （9）：58.

[2] 梁麗明.新時代科技館檔案管理模式研究[J].蘭臺內外，2018，（12）： 28-29.

[3] 賴碧英.科學技術在科技館科普檔案管理中的作用[J].智能城市， 2016，2（1）：154-156.

[4] 朱穎.網絡信息環境下科普檔案編研工作的特點[J].黑龍江史志，2014，（11）：172.