淺析學校檔案管理中信息技術的應用

覃滿妙

摘 要：學校檔案記錄著學校發(fā)展的全過程，不僅包括學生的學習檔案和教學管理檔案，還包括從事教育活動的廣大教師的檔案以及財務檔案。它是衡量學校辦學水平的重要標準，是學校歷史發(fā)展的真實見證。在信息技術的支持下，學校檔案管理可以實現(xiàn)信息化管理，提高檔案管理水平，從而發(fā)揮學校檔案的作用。基于此，本文針對信息技術應用于學校檔案管理當中的方法與策略展開深入的分析和研究，促進學校檔案管理工作的良好發(fā)展。

關鍵詞：學校;檔案管理;信息技術

前言：

學校檔案管理是保證學校檔案功能的重要途徑。加強檔案管理具有重要作用。首先，檔案是對學校工作人員進行評價和考核的依據(jù)。通過檔案管理，保證學校工作人員考評的科學性和公正性，更好地激發(fā)工作人員的積極性和主動性。其次，檔案是學校總結工作的基礎。通過檔案管理，可以對學校的各項工作進行比較分析，找出學校工作中存在的不足，從而提高學校的工作措施和教學水平。再次，檔案是對學生的有效約束與管理，通過檔案管理，可以更好地約束學生，讓學生了解自己在學校的所有表現(xiàn)都被記錄下來，從而更好地規(guī)范學生的行為。

一、信息技術應用學校檔案管理中的特點

在現(xiàn)代學校檔案管理系統(tǒng)中，采用了計算機技術、多媒體技術和網(wǎng)絡技術等多種優(yōu)勢，突出了信息技術處理速度快、處理信息量大、存取方便等諸多優(yōu)勢。在檔案管理中可以利用計算機文字處理軟件輔助學校檔案管理。靈活運用圖像、文字、表格、聲音、動畫等對學校檔案信息進行分類歸檔，形成專業(yè)的學校檔案信息系統(tǒng)，方便學校檔案管理人員和讀者進行查詢、收集、借閱、修改等相關應用，溝通和保存。

在信息時代，學校檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的檔案處理工作，逐步進入檔案信息管理系統(tǒng)階段。要求檔案管理人員具有扎實的檔案管理經驗，熟悉學校各項檔案管理工作的內容，能夠掌握檔案管理層面的信息技術專業(yè)知識結構，具有完整、系統(tǒng)的檔案信息管理能力。只有這樣，才能保證學校檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都能納入信息系統(tǒng)，也便于檔案管理工作與學校各部門辦公自動化系統(tǒng)的有效銜接，從而大大提高了學校檔案管理工作的及時性。

二、信息技術應用于學校檔案管理工作的方法與策略

（一）重視開展學校檔案的規(guī)范化、標準化建設

信息技術在學校檔案管理中的應用，首先要求建立健全檔案管理規(guī)范化管理體系，促進檔案業(yè)務規(guī)范化運作，確保檔案編碼、存儲的各個環(huán)節(jié)都能遵循信息技術，指導學校檔案管理人員進行檔案管理自動化建設，幫助學校檔案檢索人員快速查找和檢索相關檔案。促進學校檔案管理部門與學校其他部門的有效銜接，建立健全學校檔案長期系統(tǒng)化管理體系，真正把學校檔案管理的標準和規(guī)范變成一項系統(tǒng)工程，有效服務于學校的基礎設施建設、日常管理和教育教學工作。

（二）加強辦公自動化建設，提升檔案管理質量

學校檔案管理離不開學校信息辦公系統(tǒng)，因為學校檔案管理不僅是檔案的簡單管理，還涉及檔案信息的收集和相關部門檔案的歸檔保存。因此，通過加強學校辦公自動化建設，將檔案管理納入學校各部門的工作范圍和職能，加強對學校相關部門信息的收集、整理和歸檔，促進信息共享和溝通在管理期間，促進學校各部門檔案信息的全面發(fā)展。在管理手段上，文件檔案管理主要依靠微機應用和網(wǎng)絡管理。利用計算機應用，可以加強文件檔案的歸檔、選擇和標識，同時結合網(wǎng)絡管理，實現(xiàn)部門間文件檔案的有效銜接，有利于查漏補缺漏報的文件，大大提高文件管理質量。

（三）促進學校檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建設

我國的學校還處于從傳統(tǒng)的文件處理向信息管理系統(tǒng)過渡的階段。這一步的關鍵是建立一個功能完善、系統(tǒng)穩(wěn)定的文件數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫信息化建設主要遵循全族原則，強調以全族為基礎建設學校檔案數(shù)據(jù)庫，確保所有學校檔案數(shù)據(jù)建立在堅實的基礎上，從而最大限度地保證了學校數(shù)據(jù)庫的原始可記錄性。此外，檔案數(shù)據(jù)信息必須遵循全家族的原則，構建數(shù)據(jù)庫的內部管理層和管理連接，確保整個學校檔案管理系統(tǒng)能夠動態(tài)跟蹤學校文件的周期，能夠記錄需要記錄到位，從而構建完整的數(shù)據(jù)鏈，并能以電子文件的形式呈現(xiàn)學校檔案數(shù)據(jù)的描述、利用、驗證和保存等多種數(shù)據(jù)庫信息。

（四）提升檔案管理人員的工作技能

在信息技術應用于檔案管理的過程中，對檔案管理人員的能力提出了更高的要求。過去，檔案管理人員要求能夠寫作。在信息技術的支持下，檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理專業(yè)知識和良好的寫作能力，還要熟悉計算機相關知識，具備熟練的計算機操作能力。為提高學校檔案管理水平，學校在應用信息技術的過程中，應積極加強檔案管理人員計算機操作能力的培養(yǎng)，加強專業(yè)知識教育，提高專業(yè)水平，從而更好地為學校檔案信息管理服務，提高檔案管理效率。

（五）加大投入，做好檔案安全管理工作

在信息技術應用于學校檔案管理的過程中，資金是保證。為了更好地應用信息技術，學校應加大資金投入，配置先進的學校檔案管理設備，改變基礎設施，改善管理工作環(huán)境，更好地開展檔案管理工作。信息技術的應用改變了傳統(tǒng)的學校檔案管理方式，提高了學生檔案管理水平。然而，在信息技術的支持下，學校檔案的安全也受到了極大的關注。為保證學校檔案的完整性，學校必須做好檔案安全管理工作。一是要派專人負責學校檔案的管理，其他人不能輕易搬走學校檔案。二是在利用信息技術管理學校檔案時，應加大網(wǎng)絡安全技術的應用，提高學校檔案管理系統(tǒng)的安全性，確保學校檔案信息不被竊取。

結語：

綜上所述，學校檔案是學校歷史的見證，對學校的發(fā)展起著重要的作用。信息技術的應用創(chuàng)新了學校檔案管理的方式。在信息技術的支持下，提高了學校檔案管理的效率，可以更好地發(fā)揮學校檔案在學校發(fā)展過程中的作用。此外，學校檔案記錄了所有學生在學校的表現(xiàn)，學校要重視信息技術的應用，重視信息技術應用過程中檔案信息的安全管理，強化檔案管理人員的安全意識，依靠先進技術，提高學校檔案信息的保密性，確保學校檔案的完整性，促進學校教育的更好發(fā)展。

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