淺析學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

覃滿妙

摘 要：學(xué)校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的全過程，不僅包括學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案和教學(xué)管理檔案，還包括從事教育活動的廣大教師的檔案以及財務(wù)檔案。它是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的重要標(biāo)準，是學(xué)校歷史發(fā)展的真實見證。在信息技術(shù)的支持下，學(xué)校檔案管理可以實現(xiàn)信息化管理，提高檔案管理水平，從而發(fā)揮學(xué)校檔案的作用。基于此，本文針對信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理當(dāng)中的方法與策略展開深入的分析和研究，促進學(xué)校檔案管理工作的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;檔案管理;信息技術(shù)

前言：

學(xué)校檔案管理是保證學(xué)校檔案功能的重要途徑。加強檔案管理具有重要作用。首先，檔案是對學(xué)校工作人員進行評價和考核的依據(jù)。通過檔案管理，保證學(xué)校工作人員考評的科學(xué)性和公正性，更好地激發(fā)工作人員的積極性和主動性。其次，檔案是學(xué)校總結(jié)工作的基礎(chǔ)。通過檔案管理，可以對學(xué)校的各項工作進行比較分析，找出學(xué)校工作中存在的不足，從而提高學(xué)校的工作措施和教學(xué)水平。再次，檔案是對學(xué)生的有效約束與管理，通過檔案管理，可以更好地約束學(xué)生，讓學(xué)生了解自己在學(xué)校的所有表現(xiàn)都被記錄下來，從而更好地規(guī)范學(xué)生的行為。

一、信息技術(shù)應(yīng)用學(xué)校檔案管理中的特點

在現(xiàn)代學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中，采用了計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種優(yōu)勢，突出了信息技術(shù)處理速度快、處理信息量大、存取方便等諸多優(yōu)勢。在檔案管理中可以利用計算機文字處理軟件輔助學(xué)校檔案管理。靈活運用圖像、文字、表格、聲音、動畫等對學(xué)校檔案信息進行分類歸檔，形成專業(yè)的學(xué)校檔案信息系統(tǒng)，方便學(xué)校檔案管理人員和讀者進行查詢、收集、借閱、修改等相關(guān)應(yīng)用，溝通和保存。

在信息時代，學(xué)校檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的檔案處理工作，逐步進入檔案信息管理系統(tǒng)階段。要求檔案管理人員具有扎實的檔案管理經(jīng)驗，熟悉學(xué)校各項檔案管理工作的內(nèi)容，能夠掌握檔案管理層面的信息技術(shù)專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，具有完整、系統(tǒng)的檔案信息管理能力。只有這樣，才能保證學(xué)校檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都能納入信息系統(tǒng)，也便于檔案管理工作與學(xué)校各部門辦公自動化系統(tǒng)的有效銜接，從而大大提高了學(xué)校檔案管理工作的及時性。

二、信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理工作的方法與策略

（一）重視開展學(xué)校檔案的規(guī)范化、標(biāo)準化建設(shè)

信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，首先要求建立健全檔案管理規(guī)范化管理體系，促進檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化運作，確保檔案編碼、存儲的各個環(huán)節(jié)都能遵循信息技術(shù)，指導(dǎo)學(xué)校檔案管理人員進行檔案管理自動化建設(shè)，幫助學(xué)校檔案檢索人員快速查找和檢索相關(guān)檔案。促進學(xué)校檔案管理部門與學(xué)校其他部門的有效銜接，建立健全學(xué)校檔案長期系統(tǒng)化管理體系，真正把學(xué)校檔案管理的標(biāo)準和規(guī)范變成一項系統(tǒng)工程，有效服務(wù)于學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、日常管理和教育教學(xué)工作。

（二）加強辦公自動化建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)量

學(xué)校檔案管理離不開學(xué)校信息辦公系統(tǒng)，因為學(xué)校檔案管理不僅是檔案的簡單管理，還涉及檔案信息的收集和相關(guān)部門檔案的歸檔保存。因此，通過加強學(xué)校辦公自動化建設(shè)，將檔案管理納入學(xué)校各部門的工作范圍和職能，加強對學(xué)校相關(guān)部門信息的收集、整理和歸檔，促進信息共享和溝通在管理期間，促進學(xué)校各部門檔案信息的全面發(fā)展。在管理手段上，文件檔案管理主要依靠微機應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理。利用計算機應(yīng)用，可以加強文件檔案的歸檔、選擇和標(biāo)識，同時結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，實現(xiàn)部門間文件檔案的有效銜接，有利于查漏補缺漏報的文件，大大提高文件管理質(zhì)量。

（三）促進學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)

我國的學(xué)校還處于從傳統(tǒng)的文件處理向信息管理系統(tǒng)過渡的階段。這一步的關(guān)鍵是建立一個功能完善、系統(tǒng)穩(wěn)定的文件數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)庫信息化建設(shè)主要遵循全族原則，強調(diào)以全族為基礎(chǔ)建設(shè)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫，確保所有學(xué)校檔案數(shù)據(jù)建立在堅實的基礎(chǔ)上，從而最大限度地保證了學(xué)校數(shù)據(jù)庫的原始可記錄性。此外，檔案數(shù)據(jù)信息必須遵循全家族的原則，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部管理層和管理連接，確保整個學(xué)校檔案管理系統(tǒng)能夠動態(tài)跟蹤學(xué)校文件的周期，能夠記錄需要記錄到位，從而構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)鏈，并能以電子文件的形式呈現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的描述、利用、驗證和保存等多種數(shù)據(jù)庫信息。

（四）提升檔案管理人員的工作技能

在信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的過程中，對檔案管理人員的能力提出了更高的要求。過去，檔案管理人員要求能夠?qū)懽鳌Ｔ谛畔⒓夹g(shù)的支持下，檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理專業(yè)知識和良好的寫作能力，還要熟悉計算機相關(guān)知識，具備熟練的計算機操作能力。為提高學(xué)校檔案管理水平，學(xué)校在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，應(yīng)積極加強檔案管理人員計算機操作能力的培養(yǎng)，加強專業(yè)知識教育，提高專業(yè)水平，從而更好地為學(xué)校檔案信息管理服務(wù)，提高檔案管理效率。

（五）加大投入，做好檔案安全管理工作

在信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理的過程中，資金是保證。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)，學(xué)校應(yīng)加大資金投入，配置先進的學(xué)校檔案管理設(shè)備，改變基礎(chǔ)設(shè)施，改善管理工作環(huán)境，更好地開展檔案管理工作。信息技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式，提高了學(xué)生檔案管理水平。然而，在信息技術(shù)的支持下，學(xué)校檔案的安全也受到了極大的關(guān)注。為保證學(xué)校檔案的完整性，學(xué)校必須做好檔案安全管理工作。一是要派專人負責(zé)學(xué)校檔案的管理，其他人不能輕易搬走學(xué)校檔案。二是在利用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案時，應(yīng)加大網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，提高學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的安全性，確保學(xué)校檔案信息不被竊取。

結(jié)語：

綜上所述，學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的見證，對學(xué)校的發(fā)展起著重要的作用。信息技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新了學(xué)校檔案管理的方式。在信息技術(shù)的支持下，提高了學(xué)校檔案管理的效率，可以更好地發(fā)揮學(xué)校檔案在學(xué)校發(fā)展過程中的作用。此外，學(xué)校檔案記錄了所有學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)，學(xué)校要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，重視信息技術(shù)應(yīng)用過程中檔案信息的安全管理，強化檔案管理人員的安全意識，依靠先進技術(shù)，提高學(xué)校檔案信息的保密性，確保學(xué)校檔案的完整性，促進學(xué)校教育的更好發(fā)展。

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