檔案管理工作重要性與創(chuàng)新性討論

高峰

摘 要：基層檔案管理是一項基礎性工作，地方此項工作水平的高低直接影響到當?shù)氐纳鐣?jīng)濟發(fā)展，其是黨政工作中進行決策、落實方針政策等的一手材料。為更好地梳理好檔案管理工作良好旗幟，提升其在群眾心目中地位，本文將重點分析此項工作的重要性以及未來發(fā)展的創(chuàng)新型對策，以期給同行業(yè)工作人員以參考。

關鍵詞：檔案管理;意義;創(chuàng)新

一、檔案管理工作概述

基層檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，其對單位的基礎信息建設、未來發(fā)展等起著重要作用，檔案管理工作質(zhì)量的提升是對單位負責、對群眾負責的體現(xiàn)，理念轉(zhuǎn)變和工作方式創(chuàng)新迫在眉睫。在新形勢下，加強檔案干部隊伍建設和制度規(guī)范建設是提高職工工作效率、提升基層檔案管理專業(yè)化水準的關鍵途徑，確保物盡其用、人盡其能，全單位共同投入到現(xiàn)代化檔案管理建設中去。

二、基層檔案管理工作重要性

（一）有利于服務意識的提升

檔案管理工作流程的規(guī)范化、質(zhì)量的提高是整個檔案隊伍專業(yè)素養(yǎng)提升和業(yè)務能力拓寬的重要體現(xiàn)，領導班子對此項工作的重視能夠帶動職工以更高的熱情參與工作，從而在單位內(nèi)部形成積極向上的工作態(tài)度，以更好的服務意識為檔案管理服務、為人民服務。

（二）有利于協(xié)同發(fā)展

檔案管理是相關部門的本職工作，其成果不僅關系到個人職業(yè)生涯規(guī)劃，更與單位形象息息相關，單位形象的提升則有利于當?shù)亓己蒙鐣刃虻木S護和相關工作的開展。若工作人員之間能夠形成有效的競爭關系，則能夠在不斷的相互學習和交流中提升個人能力，最終實現(xiàn)單位與個人的協(xié)同發(fā)展、

（三）有利于推進經(jīng)濟建設與發(fā)展

基層工作質(zhì)量的提升對于促進當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展和居民生活質(zhì)量提升的效果是“隱形的”，即這一作用過程是潛移默化的，雖然在短時間內(nèi)無法直接體現(xiàn)出來，但長遠來看基層工作、特別是檔案管理工作對于研究未來城市規(guī)劃、歷史發(fā)展進程等都有著非常重要的意義。

（四）為各行業(yè)發(fā)展提供借鑒和指導意義

質(zhì)和效是貫穿檔案管理工作的兩個關鍵字，也是領導班子、基層工作人員在工作中需牢記于心的，既然該工作對于當?shù)匚磥戆l(fā)展具有潛移默化的作用，對于國計民生等領域有著促進和支撐作用，那么就應該在日常細微處重視起來。

三、基層檔案管理工作主要創(chuàng)新方向

（一）大數(shù)據(jù)

新時代背景下，檔案數(shù)量的劇增加大了基層工作者的整理和歸檔難度，作為主管基層信息資源的職能機構(gòu)，檔案部門不但肩負著神圣的職責與使命，同時也面臨著時代變革所帶來的機遇與挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)即為其一。我們既要認識到大數(shù)據(jù)時代到來的必然性和變革的迫切性，同時要本著發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的視角認識檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的價值、面臨的問題、解決的對策等，從管理人員到基層工作人員齊心協(xié)力共同應對大數(shù)據(jù)的到來。

（二）信息化

信息化發(fā)展與大數(shù)據(jù)時代的到來是相伴相生的，從根本上講，信息化、特別是互聯(lián)網(wǎng)、計算機設備等是大數(shù)據(jù)存儲、傳輸?shù)妮d體，而大數(shù)據(jù)則是信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物。具體到檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)的普及加速了各地區(qū)的信息溝通與互換，各地經(jīng)濟發(fā)展也在信息的一來一往中悄然進行著。檔案管理信息化理論應運而生，文件連續(xù)體論在新的時代背景下又有了新的發(fā)展與運用，這與電子文件管理模式的普及及其在檔案管理中的應用是密不可分的。

（三）自動化

自動化以及智能化在檔案管理中的應用是當前研究的焦點，因為人們的日常實踐中發(fā)現(xiàn)許多工作具有重復性和規(guī)律性可言，而且有的工作模式會由于個人偏見存在其中而產(chǎn)生誤差，影響到工作質(zhì)量。自動化處理理念的普及以及相配套系統(tǒng)的應用能夠有效解決這一問題，實現(xiàn)檔案管理的標準化和統(tǒng)一化，為更高層面的標準化管理奠定基礎，避免后續(xù)重復性工作給職工帶來的不必要負擔。

（四）平臺化

隨著基層檔案管理工作的深入開展，各項事務聯(lián)系日益緊密，各部門、企事業(yè)單位間的業(yè)務交流也越來越多，為更好地推動檔案管理工作現(xiàn)代化進程，必須要加快、加強平臺化建設腳步，盡可能納入更多的檔案數(shù)據(jù)，避免有效檔案的無緣由損失，將分布在各個節(jié)點上的檔案通過平臺收集起來，通過高效的檢索模式發(fā)揮檔案潛在價值，打破數(shù)據(jù)管理層面的“信息孤島”效應，使此項工作采集方式更豐富、數(shù)據(jù)來源更廣泛。

四、基層檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新

（一）完善檔案管理指導理論，強化指導工作

由于檔案部門在管理和技術層面與時代發(fā)展的脫節(jié)，必須首先要完善新時代檔案管理理論，通過更完善、更具科學性的理論指導來為工作開展而服務。其中主要涉及的是由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)上裝訂上架的工作方式將不復存在，所以要加快人才培養(yǎng)和引進，以更熟悉的管理方式對相關工作進行專業(yè)指導。

（二）促進服務理念和合作方式轉(zhuǎn)變

隨著一些文件的解密和合作企事業(yè)單位數(shù)量上的增加，檔案管理工作壓力也逐漸加大，檔案的“進”與“出”正是檔案價值的再分配過程，而這一過程的實現(xiàn)需要借助網(wǎng)絡化平臺，一旦缺少了這一技術平臺，即使有再多的檔案資源，也無法實現(xiàn)高效的共享和價值再現(xiàn)。新形勢下，推動“主動型服務”這一理念在檔案管理工作中的落實，更多地與社會上中介機構(gòu)合作，或者引入社會力量參與檔案整理服務，將一部分管理壓力轉(zhuǎn)移到創(chuàng)造社會價值中，能夠長時期保障檔案管理的高水平建設。

（三）聚攏檔案來源，拓展收集范圍

紙質(zhì)化和非結(jié)構(gòu)化檔案已經(jīng)成為了過去式，檔案搜集方式和范圍也不在局限于傳統(tǒng)模式。在主流的檔案管理工作中，要自覺樹立起結(jié)構(gòu)化的搜集意識，將檔案看成一個個數(shù)字化符號，將社會上碎片化的檔案聚攏起來，同時更多地關注能夠發(fā)揮巨大價值的數(shù)據(jù)資源，將其納入綜合管理庫中，充分發(fā)揮資源管理的主體作用。

（四）加強數(shù)據(jù)的安全管理體系，保障信息安全

由于檔案存儲和管理方式的轉(zhuǎn)變，當前工作中面臨著數(shù)據(jù)安全隱患等問題，在抓取網(wǎng)絡資源、歸檔等過程中，要注重對信息的保護，即服務職能的轉(zhuǎn)變不能以犧牲群眾信息安全為代價;檔案資源開放并不代表著安全級別的降低，在推動智慧城市建設路途中，要自覺樹立起安全意識和責任意識，通過網(wǎng)絡端的物理防護、管理端的人為防護等多種途徑共筑信息安全圍墻。

（五）落實體系建設，助力現(xiàn)代化發(fā)展

管理體系建設和服務體系建設是與檔案管理事務密切相關的兩件大事，部門性質(zhì)更明確、職責更分明，就越有利于提升檔案管理在市場經(jīng)濟發(fā)展中的地位，上行下效共同承擔起現(xiàn)代化建設的責任，不斷尋求新的力量參與其中，才能更有效地提升管理水平。

五、結(jié)語

基層檔案的收集與管理最終是要落實到服務于社會發(fā)展這一層面的，而隨著信息資源獲取方式向網(wǎng)絡化、社會化和平民化的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作模式也亟待轉(zhuǎn)型以適應社會發(fā)展，檔案管理的數(shù)字信息化是必須要開展、而且要盡快落實的。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化有助于提升其價值密度，而且具有更高的可操作性和可利用性，另外，要以群眾、企業(yè)的實際需求為導向轉(zhuǎn)變服務理念與方式，通過技術手段提升、應急制度建立、安全存儲管理、行政職能轉(zhuǎn)變等多種途徑做好基層的檔案管理工作。

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