分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

王中明

摘 要：隨著互聯網與計算機的不斷發展，社會已經全面的邁向了信息時代，對于檔案管理工作而言，其信息化與數字化對其進行了強烈的沖擊，因此檔案管理工作需要緊跟時代的步伐。傳統的檔案管理工作模式以及理念已經不能適應信息時代的要求，縱然檔案管理工作已經進行了一定程度上的改革，但目前存在一定的問題。因此需要對問題進行適當的歸納和分析，并且采取一定的措施來解決其中的問題，從而不斷推進我國檔案管理工作的穩定發展。本文對檔案信息化建設呈現的特征以及具體的重要性體現進行多個方面的闡述，并且提出一系列加強檔案信息化建設開展的措施，促進檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：數字檔案;檔案信息化;重要意義

1檔案信息化建設呈現特征

檔案管理的內容向著更加多元化的方向發展，以滿足檔案管理的目的以服務為中心進行展開。另外，檔案信息化發展也是對社會信息使用平臺的改進，計算機和智能手機的使用已經得到互聯網技術的普及，人們對信息的使用方式已經過渡到了數字信息時代。信息化檔案的發展也是人們對信息使用特征的體現。檔案信息作為信息管理的重要內容，伴隨多媒體與數據庫的廣泛應用，數字信息化的檔案管理已經成為時代變革要求。所以信息檔案的發展與管理是未來檔案發展的必然趨勢[1]。

2數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

2.1數字檔案在存儲和傳輸方面的重要性

檔案的信息化管理有助于信息的保存，為工作人員提供借鑒參考信息工程發展關乎廣大民眾的生活。比如，工程項目的檔案管理對工程建造和維修、改造等具有重要的參考意義。然而以往通常采用紙筆、依靠人工來記錄、儲存相關的情況，隨著時間的流逝，這些紙質檔案越積越多，不可避免的出現一些年限較久的檔案丟失或者破損的情況，這就會導致在工程維修、維護時查不到具體檔案信息，阻礙工作人員開展工作。而依靠信息化技術進行的工程檔案管理工作永遠不會出現這類情況，大數據的儲存庫內存很大，不用擔心信息會儲存滿，而且依靠數據編碼儲存的信息不會丟失，會永久的保存著，便于相關人員查閱、借鑒。在日常的工作生活中，總會出現信息傳遞的過程中文件丟失或者損壞的現象，使檔案工作的開展產生一定的漏洞或問題，而數字檔案則能夠使文件在傳輸的過程中更加安全，并且傳遞速度更加快速。

2.2數字檔案在共享方面重要性

數字檔案的信息化管理可以提高檔案的共享性，提升檔案利用率。傳統的紙質檔案阻礙了各地區檔案信息的共享，也不利于政府、相關企業以及廣大群眾了解當地的發展情況、使用情況，導致檔案管理的價值嚴重縮水，沒有起到促進信息共享，提升各項工作開展建設的目的。檔案信息化管理可以實現各地區之間的工作開展的信息交流，相互了解，也可以讓有關部門及民眾了解一些共享的檔案信息。另外，檔案的信息化管理還有利于檔案管理的系統化建設，將信息按一定的標準有序儲存，便于及時預估問題，提前規避重大事故的發生。此外，應用計算機軟件的信息化管理技術，則是將每個單獨的信息檔案目錄和內容進行分類匯總，使之成為一個體系，這樣會大大提升檔案管理的效率和質量。利用網絡平臺，能夠使數字檔案的管理更加完善，運用相應的網絡信息工具，能夠實現檔案的智能化和數字化管理，并且通過檔案的相應管理平臺，能夠加強數據的共享能力，提高檔案的利用效率和價值 [2]。

2.3數字檔案在分析和使用方面重要性

數字檔案的信息化管理有助于工程、企業的發展檔案管理的信息化、智能化水平反映了一個企業的技術水平和發展的理念，反映了該企業具備先進的發展觀念，能夠與時俱進。工程項目檔案的信息化管理巧妙地將工程發展過程中的有價值的文字介紹、數據記錄、圖片、音頻視頻等全部記錄、儲存下來，作為企業日后工程建設的重要原材料。這些信息化檔案對企業日后的發展具有顯著的促進作用，而且大數據會對儲存的項目檔案信息進行詳盡的分析、歸納，形成反饋結果、提出整改建議，這有利于企業在下一次工作開展過程中規避錯誤，做到盡善盡美。

3強化數字檔案在檔案信息化建設的措施

3.1完善檔案管理系統

建立完備的檔案管理系統，將各類檔案有序儲存檔案資料種類繁多，需要按照一定的標準分類，有序的儲存，以便更好的進行檔案資源的共享和交流。因此需要建立完備的檔案管理系統和平臺，該系統上一般設置有不同的檔案分類比如人事、技術、文書;再比如視頻、圖片、文字、數據。每一種分類下再設計具體的轉換流程和儲存流程，讓檔案管理人員能夠按照一定的程序和標準將檔案信息錄入、有序儲存。進而建立完備的、系統的檔案管理數據庫。

3.2落實檔案網絡信息安全保障

在檔案的信息化過程當中，隨著電子技術的參與，越來越多的工作可以在網絡中進行，因此注重檔案在網絡中的安全性是十分必要的。企業應該加強安全措施，檔案管理人員也應該提高警惕，采取防范措施包括數據備份、身份認證等，避免和減少黑客對信息系統的危害。落實檔案網絡信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設的質量和效率。為了保證硬件設備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設備，檢查服務器和網絡的運行狀態。完善數據備份，避免由于外界條件的變化而造成的數據的損失或者丟失。重視網絡安全，在網絡平臺上可以設置在線報警系統，不僅能夠將網絡的安全問題得以有效的解決，同時對于檔案相應的保密安全工作能夠有效的開展，通過身份認證以及相應工作權限的設置，能夠有效的對用戶的各種操作進行控制，從而使檔案信息更加安全[3]。

3.3強化工作人員的專業素養

我國目前處于信息化高速發展的時代，智能電子科技系統在不斷升級。這也給檔案管理帶來了升級發展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以檔案管理人員應該從多方面去了解如今電子科學發展的各種手段與因素，以及其外在的發展因素。充分學習并掌握更先進的管理技術，開發新的檔案管理系統技術?？茖W化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發展與功能的創造。提升檔案管理科學化的重要因素是人才的培養，只有檔案管理人才的整體素養提高，才能帶動檔案管理更快的發展。尤其是在一些企業內的相關管理人員或者后勤保障人員都要認真意識到檔案管理的重要性。結合現階段最先進的檔案管理手段或系統應用，不斷持續的提高自身的技能，將科學管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

4 結束語

通過檔案信息化能夠借助計算機自身的龐大數據存儲量來開展工作內容的創新，提升信息檢索的速度，并積極創新計算機檔案檢索和存儲的模式，保障檔案資料的實時共享能力，同時確保檔案信息的安全性。在檔案信息化建設過程中，要注重網絡環境的監管，同時也要加強工作人員的工作能力和專業素養，避免在數字化檔案管理工作科學化發展與信息化建設的過程中，由于計算機遭受外來病毒的威脅而導致數據失真、數據丟失等現象。

參考文獻：

[1] 杜娟. 淺析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性[J]. 治黃科技信息， 000（4）：P.26-28.

[2] 李珍亭. 淺析數字檔案館在學校檔案信息化建設中的應用[J]. 現代企業教育（20）：213-214.

[3] 鄭小成. The Importance of Digital Archives in the Construction of Archives Information%數字檔案在檔案信息化建設中的重要性[J]. 黑龍江科學， 000（9）：128-129.