淺談檔案數(shù)字化信息的收集與利用

韓艷輝

摘? 要：在開(kāi)展檔案信息資源管理工作室，要加大對(duì)數(shù)字化檔案信息管理的重視，不斷提高數(shù)字化檔案信息管理的水平，以便為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。另外，在對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行收集時(shí)要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案信息資源才能更好地滿足人們的需求。本文就檔案數(shù)字化信息的收集和利用進(jìn)行研究，以期能夠進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案行業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;信息收集;利用

在開(kāi)展檔案信息收集工作時(shí)，要加大對(duì)檔案信息自動(dòng)化、智能化收集和利用的重視，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)開(kāi)展檔案收集工作，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行合理的配置，滿足人們對(duì)檔案信息服務(wù)的需求，以便有效提高檔案信息資源的利用價(jià)值。

1 檔案數(shù)字化信息收集和利用現(xiàn)狀

在開(kāi)展檔案信息收集工作時(shí)，要加大對(duì)檔案信息登記的重視，明確檔案信息登記的價(jià)值，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的記錄，在記錄過(guò)程中采用多種形式記錄的方式，以便充分發(fā)揮出檔案信息資源的價(jià)值，現(xiàn)在我國(guó)很多科技場(chǎng)所的檔案信息形式較為多樣，這些檔案信息直接關(guān)系到企業(yè)自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。因此，在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集時(shí)，要加大對(duì)檔案讀檔工作的重視，以便更好地利用現(xiàn)有的檔案信息資源。

在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理時(shí)，要加大對(duì)檔案信息資源數(shù)字化管理的重視，采用快捷錄入的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，做好檔案信息讀取工作，以便更好地發(fā)揮出檔案信息資源自身的價(jià)值。在對(duì)數(shù)字化單信息進(jìn)行管理意識(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)大量無(wú)用信息被錄入的情況，這些無(wú)用信息不僅會(huì)在一定程度上降低檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，甚至嚴(yán)重的還會(huì)影響檔案信息收集人員的認(rèn)知標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)用信息的收集與當(dāng)管理人員分類(lèi)工作不負(fù)責(zé)任有著直接的關(guān)系，很多檔案管理人員在對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤分類(lèi)的情況，這種情況給我國(guó)當(dāng)行業(yè)發(fā)展造成的影響非常的企業(yè)管理人員在建立檔案庫(kù)存時(shí)，要加大對(duì)檔案管理能力和檔案建立能力的重視，如果檔案管理工作開(kāi)展了不到位，那么就會(huì)降低檔案信息資源管理的安全性，導(dǎo)致檔案信息資源錄入時(shí)出現(xiàn)信息資源丟失的情況。除了上述情況之外，檔案信息管理技術(shù)落后也是一個(gè)非常重要的原因，管理人員在開(kāi)展檔案管理工作中沒(méi)有應(yīng)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得的檔案信息資源無(wú)法得到快速地收集，給檔案館造成了大量物力和人力的浪費(fèi)。

2 檔案數(shù)字化信息收集和利用的問(wèn)題

2.1 信息的安全性問(wèn)題

現(xiàn)在我國(guó)很多電子文件檔案信息資源都存在一定的安全隱患。因此，在開(kāi)展檔案信息管理工作時(shí)，要加大對(duì)檔案信息安全性管理的重視，保障檔案信息資料始終處于一個(gè)安全的環(huán)境中，保障所有放入資料庫(kù)的文件都是安全的，現(xiàn)在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)中到處充斥著電子病毒，這些電子病毒的隱蔽性非常高，很多電子病毒都隱藏于檔案信息文件之中，如果沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在電子病毒的檔案信息文件，那么這些電子病毒就會(huì)過(guò)在資料庫(kù)中擴(kuò)散，嚴(yán)重的甚至還會(huì)導(dǎo)致檔案館的資料庫(kù)被嚴(yán)重?fù)p毀，因此，在開(kāi)展檔案數(shù)字信息化管理工作時(shí)，紀(jì)要明確信息數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，又要了解信息數(shù)字化技術(shù)的缺點(diǎn)，以保障檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性不會(huì)受到影響。現(xiàn)在有很多計(jì)算機(jī)技術(shù)非常高超的程序人員，會(huì)在別人沒(méi)有察覺(jué)的情況下對(duì)電子數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改，使得電子信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，這一情況不僅會(huì)給人們帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，甚至嚴(yán)重的情況下，還會(huì)給檔案信息庫(kù)中的數(shù)據(jù)資源造成破壞。

網(wǎng)絡(luò)作為較為開(kāi)放的平臺(tái)，雖然能夠有效提高網(wǎng)絡(luò)信息收集的水平，但是也會(huì)增加檔案信息資源出現(xiàn)安全問(wèn)題的概率。因此在開(kāi)展檔案信息資源收集和利用工作時(shí)，要加大對(duì)安全問(wèn)題的重視，采用先進(jìn)的自動(dòng)化、智能化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，以便更好地滿足人們對(duì)檔案信息資源的各種需求。

2.2 雙重管理機(jī)制

因?yàn)闄n案數(shù)字化存在一定缺陷，所以在很多企業(yè)采用傳統(tǒng)文件和數(shù)字化信息共同發(fā)展的方式，或者采用數(shù)字化為綱要，形成類(lèi)似的倉(cāng)庫(kù)管理的模式。另一種形式就是將檔案一式兩份，一份為數(shù)字化材料，另一份為紙質(zhì)資料。在利用信息時(shí)，及時(shí)對(duì)兩部分的信息進(jìn)行更新，同時(shí)注意兩者信息的核對(duì)工作，這種方式既增加了工作量又造成了物力的浪費(fèi)。這種方法僅僅適用于一些特殊的機(jī)構(gòu)。雙重管理機(jī)制管理下信息的收集和利用更容易出現(xiàn)相應(yīng)的問(wèn)題，同時(shí)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，兩部分檔案的核對(duì)的工作量就會(huì)更大。

3 檔案信息資源數(shù)字化相關(guān)問(wèn)題的措施

3.1 通過(guò)數(shù)字化使館藏的結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，提高了檔案信息資源的利用率

借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統(tǒng)的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒(méi)，不能很好的得到利用。檔案信息數(shù)字化可以突破傳統(tǒng)檔案管理的局限，在數(shù)字設(shè)備的環(huán)境中生成電子文件，借助計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)并且閱讀、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化，把文字、圖像等通過(guò)文本錄入和圖像錄入變成數(shù)字，方便文件的保存和利用。

3.2 建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

檢索性數(shù)據(jù)和文件性數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)庫(kù)的兩種常見(jiàn)的類(lèi)型，提示館藏內(nèi)容，介紹檔案的開(kāi)放范圍和目錄，提供上網(wǎng)檢索途徑等是檢索性數(shù)據(jù)的主要作用，使人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而很好的獲得檔案信息。因此在利用數(shù)字化檔案信息資源的時(shí)候，建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是十分有必要的。

4 數(shù)字化檔案信息資源的利用

4.1 借閱檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務(wù)

數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確的定位用戶所需的信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數(shù)字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。

4.2 參考咨詢

檔案館滿足利用者的一種經(jīng)常性的重要的服務(wù)方式是參考咨詢服務(wù)。檔案數(shù)字化使這種參考查詢的服務(wù)不再是傳統(tǒng)的面對(duì)面的交談或者通過(guò)信函、電話的方式，而是可以直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一對(duì)一的參考咨詢，使咨詢服務(wù)的對(duì)象更加廣泛，增加了咨詢的種類(lèi)，方便又節(jié)省時(shí)間。

4.3 編研

編研服務(wù)是一項(xiàng)標(biāo)志著檔案部門(mén)對(duì)社會(huì)需求預(yù)測(cè)水平的主動(dòng)提供的服務(wù)。數(shù)字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發(fā)行的限制，快速的將信息傳播到出去。而且編研的形式豐富多彩，圖像、聲音等使編研工作的領(lǐng)域得到了極大的拓展。

5 結(jié)論

綜上所述，在開(kāi)展檔案信息管理工作時(shí)，要加大對(duì)檔案信息數(shù)字化處理的重視，結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案收集方式，拓寬現(xiàn)有的檔案信息收集途徑，克服檔案信息收集過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，做好檔案信息定期安全維護(hù)工作，以便更好地滿足人們對(duì)檔案信息資源的需求。

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