淺析城建檔案利用中存在不足點及改進措施

王海巖

摘? 要：在城市規劃建設過程中，離不開城建檔案的支持幫助，城建檔案主要發揮基礎作用，記錄城市發展情況，為今后的規劃建設提供真實有效的資料。但是現階段城建檔案實施期間存在大量的不足之處，無法充分利用城建檔案資料，降低利用率，急需做出合理的改變。本文先介紹現階段城建檔案利用存在的不足之處，接下來針對這些問題提出合理的改進措施，以期可以提高檔案利用效率，希望為今后的城建檔案管理工作提供一定的參考借鑒。

關鍵詞：城建檔案;利用;問題;措施

在城市建設期間，會形成過大量的文獻資料，包括聲像、圖表、文字等內容，經過合理的整理后得到城建檔案，反映出這種城市的變遷，也擁有較高歷史價值。在改革開發以后，我國才開始建設城建檔案，在新中國國成立初期，由于城市建設緩慢的原因，人們并沒有意識到城建檔案的重要性，而改革開放后，城建速度持續加快，這就對城建檔案管理提出新的要求，設立專門的管理機構，逐漸步入發展正軌，經過幾十年發展已經形成較為規范的管理體系，但是由于起步晚的原因，還是存在大量的不足，為此需要作出改變。

1 城建檔案利用存在的不足之處

1.1 缺乏完善的制度和統一的標準

調查后發現很多地區都沒有充分利用城建檔案，整體的利用率偏低，究其根本在于日常管理存在問題，也就是城建檔案管理的制度和標準都不夠健全。我國雖然出臺了檔案管理的相關法律法規，但是存在一些漏洞，沒有依法管理檔案資料，即使在應用期間出現一些較為嚴重的問題，也不會將其定為違法犯罪行為，沒有設立專門的執法隊伍，導致城建檔案機構缺乏日常的監督檢查。此外，缺乏統一管理標準也是利用率不高的重要原因，無論在收集、整理、歸檔等任一環節中，都需要統一的標準作為支持，否則極易出現工作混亂的情況，必然會影響到最終的工作效率，很多城建檔案管理部門甚至沒有健全的管理制度，很多職工都沒有按照規章制度操作，管理條例缺乏足夠的約束力度，導致職工按部就班工作，缺乏積極性，無法提供優質的檔案服務，這些都是限制城建檔案利用的重要因素。

1.2 檔案整理不夠規范，無法收集齊全的資料

要想收集齊全的城建資料，就需要加強對檔案整理的規范化管控，但實際上大部分地區的城建檔案管理部門都沒有做到，在整理時經常出現檔案丟失的問題，無法為后續檔案利用提供充足資料。城建涉及到的內容較多，包括地下工程、地上工程等，但實際上很多部門只收集地上工程的相關資料，缺乏對地下工程的關注，出現資料嚴重緊缺的問題，實際操作時，內部建設資料收集難度較低，而外部建設資料則要花費更多的時間精力，更容易出現紕漏問題，缺失重要的外部資料，對于收集不到的資料，直接空白處理，同時缺乏統一的整理標準，每個部門都按照自己習慣執行整理標準，這些問題都都限制了檔案的正常利用。

1.3 缺乏足夠的資金投入，人員素質急需提高

在利用城建檔案資料時，需要匹配對應的檔案館，安排專業管理人員，才能更好的利用城建檔案。雖然近些年城建檔案地位越來越高，但是很多地方政府還是缺乏重視，沒有下撥足夠的資金費用，導致檔案館缺乏聘用專業人員的資金，這就阻礙了城建檔案建設工作，降低檔案利用率。由于資金匱乏的原因，大部分城建檔案館規模都比較小，也沒有專職人員，很多地方都是兼職人員負責管理，這類職工缺乏工作熱情，同時也沒有足夠的知識儲備，不會全身心投入管理工作，甚至出現服務態度差等系列問題，阻礙城建檔案事業。

1.4 信息化建設水平較低

現階段，各個領域都開始運用計算機技術，取得不錯成效，但是城建檔案管理工作由于資金匱乏等因素的限制，信息化水平仍然較低，大型城市都已經開始建設信息平臺，通過網絡就可以瀏覽到城建檔案資料，而一些落后地區仍然缺乏硬件設備的采購資金，這就導致不同地區的城建檔案信息化水平差異越來越大。近些年城市建設比較迅速，積累更多的城建資料，紙質檔案已經無法滿足管理需求，會積累更多的影像、圖像資料，僅僅依靠傳統管理方法并不能滿足實際管理需求，為此有必要加強信息化建設，這也是城建檔案管理的必然趨勢。

2 提高城建檔案利用效率的改進措施

2.1 提高利用意識，增加資金投入

城建檔案利用出現問題，一方面在于檔案管理出現漏洞，另一方面人們對于城建檔案的利用意識并不高，且多數認為，城建檔案并不具備多高的利用價值，因此，對于城建檔案的投入力度也就大打折扣。因此，提高檔案利用意識，以此呼吁人們對城建檔案的重視程度，并增加檔案建設的資金投入，有助于更好地解決檔案利用問題及管理問題。應加大宣傳力度，讓更多的人意識到城建檔案的重要性;管理人員不能拘泥于日常辦公，而是要主動出擊，向政府部門申請更多的資金支持。此外，還可以結合城市發展情況，舉辦一些講座展覽，將城建成果展示給社會公眾，引起更多人的重視。

2.2 完善管理機制，實現標準的統一

要做好城建檔案管理工作，必須要建立健全管理機構和管理制度，對城建檔案工作的方針、政策、規定等不斷進行完善，將城建檔案工作的機構設置、人員配備、資金來源、職稱評定等，納入管理制度范圍，實現有法可依、有章可循，這對于城建檔案的管理與利用具有很大的幫助。此外，實現檔案管理標準的統一也是提高檔案利用率的一大關鍵，沒有統一的管理標準，檔案利用必將出現問題，在這里應對檔案的編號、命名、歸檔、錄入、借閱等制定統一的標準，以提高檔案管理的工作效率，在檔案利用中也更加方便、快捷。

2.3 加強文獻資料收集，提高信息化水平

在城市建設中，無論是地上工程還是地下建設，其產生的相關文獻資料都應收集到位，且城市外部建設也是城市發展不可或缺的一部分，也應對其資料進行收集整理。此外，在資料收集方面，不僅有與建設有關的紙質資料還有圖像、影像等電子信息資料，工作人員應面面俱到、考慮周全。提高檔案管理的信息化水平有助于收集完整的資料信息更好的保存于利用。然而，提高檔案管理信息化水平并不僅僅只是加強信息化基礎設施建設，配備相關的計算機硬件那么簡單，還應充分利用現代信息技術，開發相應的城建檔案管理系統作為軟件支撐。此外，為更好的實現檔案數字化建設，實現檔案資源共享，還應不斷對其軟件系統進行升級，實現各地檔案管理的額互通互聯，為城市規劃、建沒、管理服務創造更方便、快捷的條件。

3 結束語

伴隨著城市迅速發展，積累海量的城建資料，對城建檔案管理提出更高的要求，城建檔案地位越來越凸顯，管理部門要加強重視，考慮到城建檔案利用期間出現的問題不足，從實際問題入手，加強管理建設，投入足夠的建設資金，聘請專業的檔案管理人才，才能持續提高管理水平，為人們提供更優質的檔案服務，充分利用城建檔案資料，為城市今后的發展建設奠定良好基礎。

參考文獻

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