檔案收集整理的重要意義分析與研究

孫博

摘?要：檔案收集整理是檔案管理部門中的一項重要工作，它是大部分檔案工作的基礎，是檔案工作的起點，因此，檔案收集整理在社會各部門工作中扮演著重要角色。本文主要從檔案收集整理的重要性、檔案收集整理存在的問題以及解決方案三個方面進行重點的闡述。

關鍵詞：檔案收集整理?意義?分析與研究

中圖分類號：G272.2??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

檔案收集整理是對具有價值的檔案進行系統的分類和整理，將分散的檔案進行統一集中管理，使得后續查詢等過程可以有序地進行。有效的檔案收集和整理有助于促進其后續工作的高效開展。因此如何簡化檔案工作，使得檔案可以快速有效地得到利用，是目前值得關注的問題。

一、檔案收集整理的重要性

檔案收集工作是檔案管理的基礎，檔案收集的完整與否，它不僅影響其他環節工作的進行，還會影響到社會各部門對于檔案的利用。而檔案的整理影響的是獲取檔案的高效性，科學規范的檔案整理有助于各部門集中統一管理，并且保證各部門檔案資料調查等工作的有序進行。檔案收集整理有利于反映部門的工作歷程，并且能夠從檔案中獲得規律，使得各個部門可以更有效地進行工作。例如人事檔案，它記錄一個人的主要經歷、品德作風、政治面貌等重要資料，對企業錄用或者單位選拔等提供參考的依據，具有全面性、真實性以及動態性。很多工作的進行都需要檔案的幫助，因此檔案收集和整理具有重要的意義，而如何高效地進行檔案收集整理工作是需要各部門相關人員注重的問題。

二、檔案收集整理過程中存在的問題

隨著信息時代的發展，社會各個工作部門都很注重檔案收集整理這一環節。但由于檔案的數量過多，一時間無法將紙質版的檔案全部更改成計算機輸入，因此大部分部門的檢索方式仍然采取手工，勞動強度很大，查找效率不僅低，而且可能因為工作人員的失誤造成錯漏等問題，使得檔案部門工作效率低。在收集檔案時，由于部分檔案的遺漏等問題，會使得檔案無法完整的收集，最終使得檔案的信息不完整。

許多檔案不只是文章，可能還包括圖紙、相片等重要檔案，這類檔案的收集整理較為煩瑣，因此大部分工作人員都是采用的手工方式，不僅不利于檢索，也不利于保管，無法全面地進行檔案收集整理，發達的現代科技技術的應用無法落到實處。

很多管理部門的制度流于表面，檔案管理制度的進行不嚴格，部分檔案沒有及時歸檔的時候，卻沒有采取合適的方案解決，使得檔案丟失等問題的發生，造成部門的重要損失。有的部門和企業對檔案管理人員的招聘較為寬松，沒有統一的對檔案工作人員進行訓練，這類工作人員沒有擁有專業的檔案整理知識，無法判斷資料的信息，容易使檔案收集和整理時出現混淆，導致檔案工作混亂，破壞了檔案的準確性和完整性，使得其他部門工作在利用檔案時出現錯誤的情況。

目前也已經有很多部門采取電子檔案的方式進行統一集中的管理，但是卻常常忽略檔案的保密性，檔案的安全無法得到保證，可能會泄露或者丟失相關重要信息。

三、解決問題的具體方案

1.建立科學規范的檔案管理制度

檔案的收集整理是一項很煩瑣的工作，檔案管理部門可以將檔案分類，可以按照時間、類型等進行不同的分類，進行多樣化的、重疊式的分類，才能使得檔案的收集和整理高效地進行。每個工作人員明確自己的工作職責，不僅要確保檔案收集整理的進行，也要確保歸檔工作的進行，要嚴格地進行檢查。制定合適的獎懲機制，使得部門的工作可以和諧有序地進行。在檔案交接的環節上，要保證人員的統一，使得文檔安全、完整并且利于查詢，加強相關工作人員的工作態度和工作意識。

2.提高工作人員的思想和素質

檔案工作人員的專業知識需要時刻地更新，要定期進行專業知識的培訓與考核，提高工作人員的專業水平，并且需要工作人員對各個部門的工作有一定的了解，才能保證檔案收集和整理工作的進行。在招聘工作人員時，要經過嚴格的面試等工作，錄取擁有專業知識的人才，不斷地更新收集整理的技術，保持工作人員思想和技術上與時俱進。

3.采用先進的科學技術

很多涉及相關技術的資料并且附帶照片等會給檔案的整理帶來一定程度的困難，如果只是采用手工的紙質版的收集整理方式，不僅無法有效地管理檔案，還會給檢索時帶來不便。因此需要采用先進的科學技術，進行信息化的收集整理。利用先進的科學技術，使得檔案的錄入方便，并且可以使查詢資料時方便，在查找類似的病例或者采取相同的解決方案時有突出的效果，實現真正的信息化管理。采用先進的科學信息技術，還有利于保密工作的進行，紙質版的檔案不利于保密工作的進行，而且極容易丟失。采用科學技術并且配備相應的設施，可以確保檔案的管理和安全，消除隱患，避免泄露個人信息等造成重大錯誤，不給非法分子可乘之機。

結語

檔案收集整理工作的進行對于社會各部門和企業都有很重要的意義，有效的檔案收集和整理，不僅可以降低工作人員的勞動強度，還可以一定程度上提高檔案的利用率。但檔案收集整理需要與時俱進，保證檔案完整和安全，加強現代化的建設，才能為社會提供更好的服務并且滿足社會各部門的需求。

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