論工程項目設計各階段的文件管理

馬佃花

【摘 ?要】工程項目設計是一項貫穿于工程建設全生命周期的工作，在這項工作中，會產生大量的文件資料，設計單位須加強文件管理。在設計方案階段，強化對于投標報價階段、方案設計階段、初步設計階段、擴大初步設計階段的文件管理，施工圖設計階段加強對于相關設計文件的管理，設計服務階段，加強設計交底、圖紙會審會議紀要的記錄、整理、會簽工作，強化設計變更管理，優化現場設計服務管理，做好竣工驗收及歸檔管理。

【Abstract】Engineering project design is a work throughout the whole life cycle of engineering construction. In this work， a large number of documents will be produced， and the design unit must strengthen the management of documents. In the design scheme stage， the management of documents in the bidding stage， the design scheme stage， the preliminary design stage and the expansion of the preliminary design stage shall be strengthened， and the management of relevant design documents in the construction drawing design stage shall be strengthened. In the stage of design service， we should strengthen the recording， collation and countersigning work of the minutes of design disclosure and drawing meeting， strengthen the management of design change， optimize the management of on-site design service， and do a good job in the management of completion acceptance and filing.

【關鍵詞】工程項目設計;階段;文件管理

【Keywords】engineering project design; stage; document management

【中圖分類號】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）09-0015-02

1 引言

工程項目設計是一項周期較長的工作，從承接設計任務后，設計單位須采集項目基礎治療，規劃、設計方案，進行初步設計，再進行詳細設計，完成設計工作后進行設計交底、圖紙會審、招標答疑等工作，項目施工中涉及設計變更，還需提供現場跟蹤服務，項目竣工驗收時，須提供相關設計資料，設計各個階段，都會產生大量資料文件，須加強管理。

2 設計方案階段的文件管理分析

2.1 投標報價階段的文件管理

招標是一種市場資源配置的重要交易方式，有利于良性有序競爭市場體系的建立，在工程項目建設中，建設單位應該遵守《中華人民共和國招標投標法》規定，委托項目招標公司或中介機構，遴選出資質達標的設計單位，以及科學合理的設計方案[1]。在投標階段，涉及的文件有技術標和商務標、標書的澄清和答疑以及各類來往函電，投標工作結束后，項目經理應及時采集、整理上述資料，書寫工作總結。

2.2 方案設計階段的文件管理

在承接設計任務后，設計單位要根據工程項目的用地規劃、建設規模、建筑物或構筑物的功能及各項技術經濟指標，規劃設計建筑造型與風格。在方案設計階段，應該與類似項目文件進行對比，評估不同設計方案的技術性和經濟性，研究國內外市場發展規律，制定科學合理的工藝方案，確保所用施工技術能夠滿足項目施工要求，注重項目設計的生態性，檢查方案設計是否符合國家及當地“三廢”治理與環境保護方案，檢查工程估算及財務報表是否齊全，檢查工程建設周期是否滿足要求，評估項目建設的經濟效益與社會效益。各項方案設計文件通過評審，按照要求修改后，方可上報至上級部門，通過審查，獲得批準，方可進行下一步設計。

2.3 初步設計階段的文件管理

在工程項目設計中，初步設計至關重要，在這一設計階段，需要總結各類重大技術問題，提出解決方案，對技術方案及設計方案進行綜合技術經濟分析，在評審會議上進行方案評審，記錄會議過程及結果，為后續設計提供參考依據。在初步設計說明文件中，詳細闡述了項目概況、建設條件、各項專業任務分工、項目組織、進度控制、質量控制等具體信息，妥善保管各類資料，包括建設單位的項目立項批文、地質勘探報告、水文氣象條件、施工現場水電氣條件、物料供應及運輸條件等外部條件資料，以及方案評審記錄、概預算及其編制資料、質量程序和作業文件、內部作業草圖等內部文件資料[2]。

2.4 擴大初步設計階段的文件管理

擴大初步設計主要針對一些在技術上有復雜或特殊要求但缺乏設計經驗的工程項目增設的一項設計工作，建立于初步設計上，在這一階段，文件管理重點在于對各類設計文件的編制、審核、評審、上報及批準等。在擴大初步設計階段，設計單位應根據國家規定，合理編制各項設計文件，同時審核文件中的各專業設計是否達到行業質量標準，滿足相關要求，審核概算文件是否符合投資限額要求，不符合予以修正。

3 施工圖設計階段的文件管理分析

3.1 施工圖設計文件的組成

工程項目施工以施工圖為具體實施依據，為了確保施工活動高效有序展開，應加強對于施工圖設計文件的管理，具體管理對象有初步設計的批復、建設單位提供的書面材料、內部各專業之間的條件往返文件、校審記錄、方案論證記錄、標注文件表示的設計成品以及相關的圖紙會審意見、答復、會議記錄、來往函電。

3.2 施工圖設計文件的管理

施工圖是設計成品的最終體現，為保證成品質量，應加強對于設計成品文件校審、會簽等流程的控制，審核設計程序及相關作業文件，確保質量體系文件在成品中得以體現。完成設計工作后，相關設計文件應該以紙質文件、電子文件兩種形式，儲存到檔案室及電子檔案中，確保信息的安全儲存，便于檔案借閱、利用。設計工作的完成，并不代表著工程項目的結束，在施工階段，經常要用到施工圖設計文件，直至項目竣工，通過驗收。因此，在文件歸檔后，設計單位應該及時整理檔案資料，有序儲存，便于后續借閱、瀏覽，提升檔案利用率。

4 設計服務階段的文件管理分析

4.1 設計交底與圖紙會審

設計單位完成設計工作，將設計文件交付施工時，需要按照法律規定，進行設計交底，向施工單位、監理單位詳細闡述設計內容，同時聯合建設單位，進行圖紙會審，由各個單位對施工圖中存在的問題進行討論，完善設計文件，改進設計方案，提升施工圖的技術性和經濟性。在這一過程中，設計單位應該記錄工作過程，整理好設計交底的會議紀要，并由施工單位整理好圖紙會審的會議紀要，統一交由各個單位會簽，其中如若涉及設計變更，應該嚴格按照相關程序處理，設計交底和圖紙會審的會議紀要，一經各方簽字確認，將成為項目施工、監理、竣工驗收工作開展的依據[3]。

4.2 設計變更管理

施工圖交付給施工單位，在施工前或施工后，受到國家政策法規變化、建設單位要求變化或施工現場條件限制等因素的影響，會出現設計變更事件，設計變更與項目施工進度、造價等息息相關，提出變更意見應格外慎重。設計變更可由建設單位、承包單位或設計單位等任意一方提出，提出變更的單位，須提供證據，征求建設單位同意，并且按照程序辦理書面變更手續。如若設計變更涉及施工圖審查內容，必須將相關資料上報給原審查機構，經過審查、批準后方可實施[4]。設計變更在項目施工中較為常見，如若是設計單位提出變更意見，相關內容可以聯絡箋的形式發出，聯絡箋上應加蓋相關有效章。

4.3 現場設計服務管理

在項目施工階段，應加強現場設計服務管理，參與現場質量控制工作，強化對于工程重點部位施工及主要設備安裝工作的監管，進行工程質量事故處理，就質量問題的危害進行分析，提出科學合理的技術方案，對處理措施及規劃進行技術鑒定，參與工程竣工驗收，尤其是重要隱蔽工程驗收及單項工程中間驗收工作，督促施工單位嚴格按照施工圖作業，提升項目建設質量。

4.4 竣工驗收及歸檔管理

工程項目竣工后，驗收的內容不僅是已建設好的工程實體，還有反映工程建設過程的各項資料文件，這些文件反映了整個項目從規劃、設計、施工到竣工各個階段的具體工作實施情況，能夠讓驗收單位看到目不能及的內在，確保工程嚴格按照最初的規劃設計施工，確保工程的質量、進度、造價都符合相關標準。無論是新建的工程項目，還是改建、改造、擴建、修復、拆除的工程項目，最終的成品，都要以全面真實的竣工資料作為支撐，因此，做好竣工資料的采集、整理、驗收、評定、歸檔工作，是極為重要的[5]。

5 結語

綜上所述，在工程項目全生命周期管理過程中，項目設計各階段的文件管理是其中極為重要的一項工作任務，直接關系到工程項目的質量、造價管理，而且能夠為項目設計管理水平提供參考依據，意義重大。為了提升文件管理水平，設計單位應該明確各個階段文件管理的對象及標準，明確責任人，引進現代化信息技術，提升文件管理效率及質量。

【參考文獻】

【1】葉剛，胡進賢，周起如，等.基于Vsftpd文件服務器的可視化管理設計與實現[J].電腦編程技巧與維護，2020（05）：143-144.

【2】李昂.電子出圖章背景下對我省勘察設計單位數字化圖檔管理系統建設的思考[J].云南檔案，2020（03）：59-61.

【3】蔣奇，李濤，劉世杰，等.勘察設計企業電子檔案管理系統研究與開發[J].水利水電技術，2019，50（S2）：160-167.

【4】高飛，章熙海，肖飛，等.江蘇省地震局防震減災制度文件管理系統的設計與實現[J].信息系統工程，2018（03）：65-66.

【5】周海全，張兵，邢麗莉.基于C語言文件機制的文本文件圖書管理數據庫設計與實現[J].電腦迷，2017（12）：56.