大數據時代電力企業檔案管理創新的探索

姚利芬

摘要：在現代檔案管理模式下，大多數電力企業已將傳統的紙質檔案通過數字化技術轉換成了便于存儲和查閱的電子檔案，檔案管理人員在收集、整理、保管等環節的工作量得以減輕。同時，檔案數字化管理平臺打破了檢索和查閱的時間、空間限制，檔案利用變得更加便捷。作為一把“雙刃劍”，大數據給檔案工作帶來便利的同時也給檔案工作也帶來更為嚴峻的考驗。海量電子數據如何存儲、數據安全如何保障，以及檔案服務質量如何適應新形勢下的新要求，這些都是擺在檔案管理人員面前的現實問題。電力企業在不斷深化改革、適應社會發展的同時，檔案管理工作也必須緊跟時代的步伐。

關鍵詞：大數據;電力企業;檔案管理

1 大數據的概念

大數據最早起源于Apache Org的開源項目Nutch，目的是為了有效地整合網絡所需的各種數據。大數據被廣泛推廣和應用于各個領域是從20世紀開始的，且不同領域對其定義也不盡相同。通常情況下，將在一定時間內，為確保企業的正常運營所積累和整合的相關數據都被稱為大數據。大數據一般可以分為結構化數據、半結構化數據和非結構化數據三種類型。其中，通過表結構實現的數據被稱為結構化數據;無法通過表結構實現的數據被稱為非結構化數據;介于兩者之間的則是半結構化數據。作為當前的主流數據，非結構化數據較為復雜且不便處理。

2 大數據時代下電力企業檔案管理的新特點

2.1 檔案數據資源激增且種類繁多

電力產業從生產、運輸、運行到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜的過程。隨著電力體制改革和智能電網的發展，電力企業開發了覆蓋各個管理環節的計算機管理系統平臺。從這些系統平臺中生成的數據資源最終流向檔案管理系統，成為檔案收集的對象。在管理過程中，不同部門的工作任務有時還會存在交叉（比如從各部門抽調專家成立的項目小組）。因此，不同管理系統之間針對同一事項會產生重復的數據信息，匯總到檔案管理系統就會導致重復歸檔。隨著網絡時代的發展，大量的網頁信息如今也納入檔案收集歸檔的范圍，這些數據往往以TB甚至ZB級別存儲。

電力企業在日常經營及管理活動中通常涉及文書檔案、電網建設項目檔案、自身基建項目檔案、采購活動檔案、科學技術研究項目檔案、會計檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、實物檔案等九項業務檔案的歸檔。按照檔案載體來分，又可以分為紙質檔案、膠片檔案、光盤檔案、磁性載體檔案、電子檔案等等。這些載體類型各異的檔案在保管方式、存儲條件的要求上也存在較大差別。面對爆發式增長的數據資源和多樣化的檔案類型，檔案管理工作該何去何從？筆者認為解決電子檔案的存儲問題是當前檔案管理人員必須面對和思考的頭等要務。

2.2 檔案數據信息安全問題日益突出

檔案管理平臺的開發讓各種智能化操作得以實現。但處于網絡虛擬環境下的各種應用系統、軟硬件設備的安全問題則成為檔案管理安全工作的隱憂。由于電力行業的特殊性，檔案信息中包含很多涉密信息。其中包括員工的個人隱私，企業秘密，甚至是國家秘密。這類檔案信息一旦泄露會使國家、企業和個人的利益遭受嚴重損害。根據保密管理制度規定，這部分涉密文件不得進行數字化處理錄入檔案系統中，而是以紙質文件的形式保存于檔案室內，而且要與非涉密文件分開整理，專盒、專柜存放。傳統檔案的載體主要是紙質的，通過執行檔案管理規定，落實庫房“八防”要求，定期巡查、盤點、開展應急演練等，檔案安全相對可控。而處于計算機系統中的檔案數據面對的主要是來自外部的各種網絡威脅：計算機病毒、惡意軟件、篡改程序、黑客等等。網絡安全問題往往具有隱蔽性、傳染性、復雜性等特點，可控性較差。目前國家針對網絡安全保護方面的法律法規體系還很不完善，檔案數據安全問題形勢嚴峻。盡管存在著諸多不利因素，但這并不代表只能坐以待斃。檔案管理人員通過對安全威脅充分了解并加以重視，就可以利用現有的技術和管理手段加以防范。

2.3 用戶對檔案服務質量的要求不斷提高

大數據時代是信息爆炸的時代，現今人們每天產生的數據信息超過了過去幾千年的總和，并且還在加速增長中。面對龐大的數據，如何快速為用戶找到有效的數據信息，成為檔案管理人員提供優質檔案服務的關鍵，也是用戶極為關注的問題。2011年，國家電網公司發布了大眾傳播品牌口號———你用電，我用心，充分體現了國家電網公司的服務理念。檔案服務作為行業整體服務的一部分也應當積極踐行這一理論要求。

對于檔案服務，過去存在著一些認識上的誤區。比如有人認為檔案工作是一種事務性工作，任何人都可以做;有人認為檔案具有機密性，所以一般不能對外提供利用。事實上，檔案工作人員屬于專業技術人員，檔案工作有著很強的專業性要求，加上大數據技術的融入，一名合格的檔案管理人員既要擁有高水平的專業技能，同時也要具備相應的計算機、網絡技術知識。當今世界是信息開放的時代，大眾對信息的共享程度要求也越來越高，就連政府機關都已提出政務公開和政府信息公開，因此檔案服務也應該做到與時俱進。檔案人員在實際工作中要注意處理好檔案保密和利用之間的關系，不可偏廢。

3 電力企業檔案管理模式創新的對策

3.1 加快企業檔案信息化建設進程

目前，檔案信息化建設工作已經在全國范圍內開展，其中檔案管理信息平臺的開發對于解決電子檔案存儲問題具有重要的意義。

一部分電力企業已經開發了數字檔案館系統。它的優勢在于：一方面可以與企業的協同辦公系統互通共融，實現公文的在線歸檔。另一方面，為存儲檔案數據提供了保障。值得一提的是大數據技術中的云存儲模式在檔案信息化建設中的運用，它在保障檔案存儲的完整性和安全性方面表現突出，是當前較為先進的一種存儲模式。

3.2 加強檔案信息的安全保護

“安全第一”在任何行業、任何時候都是至理名言。大數據背景下，檔案信息的安全問題是檔案管理工作的重中之重。沒有數據安全保障作為前提，一切工作都是徒勞。

檔案信息的安全威脅一方面來自人為因素、設備硬件故障等內部管理，另一方面主要來源于外部網絡。因此，要做好檔案的安全防護需要做到以下幾點：首先，加強思想教育，樹立全體人員的檔案安全意識。在檔案日常管理工作中，檔案人員要定期對庫房、檔案專用設備、檔案實體進行檢查，落實好檔案管理制度的各項要求，一旦發現問題應按照檔案管理應急預案立即上報相關負責人，做到及時處理，盡可能將損失控制在一定范圍內。其次，建立網絡安全屏障。利用各類安全軟件、身份識別技術、信息加密技術、訪問權限設置等防止計算機病毒入侵和非法用戶的攻擊。在網絡使用方面，內、外網計算機分開使用，檔案系統應盡量安裝在內網計算上，并嚴禁聯入未經加密處理的移動存儲設備;所有計算機的殺毒軟件需要定期更新和升級，確保檔案系統內數據信息的完整、真實、可用。再次，要對檔案數據進行全方位、多層次的數據備份，以防因意外事故造成數據丟失。按照異地備份的要求，電力企業各兄弟單位之間、電力企業與各大檔案館之間應加強合作、聯動，開展遠程異地備份。此外，還可以建立數據容災中心和災害應急恢復機制，最大程度確保檔案數據的安全。

4 小結

檔案管理模式的創新是檔案工作不斷進步的動力。電力企業應當緊跟大數據時代的步伐，在保障檔案信息安全的前提下，持續提升檔案管理的效率和服務質量，為電力事業的發展貢獻力量。

參考文獻

[1]吳毓玲.論大數據時代檔案管理的模式變化[J].現代經濟信息，2018（21）：67.

[2]王思倩.大數據時代檔案管理模式的新變革[J].城建檔案，2019（2）：64-65.