試分析文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用

摘 要：電子計算機(jī)的出現(xiàn)給各行各業(yè)都帶來了革命性的顛覆，文書檔案也實現(xiàn)了電子化的保存，文章對文書檔案管理的辦公自動化進(jìn)行簡單的分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;辦公自動化;應(yīng)用

一、 文書檔案管理辦公自動化的重要意義

（一）文書與檔案的有效統(tǒng)一

文書，作為記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種有效的工具，一般來說具有分散性較強的特點。檔案，作為一種信息保存的材料，能夠依據(jù)文書的性質(zhì)，并按照一定的規(guī)律進(jìn)行保存，其具有系統(tǒng)性的特征。文書與檔案二者之間存在一定的聯(lián)系但同時也存在很多的區(qū)別。文書作為檔案的前身，只有經(jīng)過歸檔處理后的文書才能夠成為檔案，同時，不是所有的文書都能夠成為檔案。在辦公自動化背景下，文書與檔案之間的界限逐漸模糊，依托于計算機(jī)，能夠?qū)ξ臅M(jìn)行快速的檢索和瀏覽，能夠?qū)θ课谋具M(jìn)行系統(tǒng)的歸檔，此時文書與檔案成為一個整體，有效地實現(xiàn)了文本和檔案的統(tǒng)一。

（二）提升文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

在辦公自動化背景下，文本歸檔得以實現(xiàn)。對于文本的歸檔主要分為紙質(zhì)文檔的歸檔和電子文書的歸檔。通過對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對文書的有效地歸檔，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求，能夠開展文檔的管理和檔案的管理，規(guī)范檔案的內(nèi)容和權(quán)限，一方面，文書檔案辦公自動化操作的現(xiàn)實基礎(chǔ)。另一方面，也為文書檔案的管理工作提供了管理的依據(jù)。

（三）提升文本操作的效率

依托于辦公自動化，一個最大的成效就是提升文書檔案工作的效率，通過對計算機(jī)的應(yīng)用，能夠有效地提高文本檔案的效率。借助于計算機(jī)，再也不用面對以往紙質(zhì)檔案立卷難、管理難等問題，也規(guī)避了效率低這一問題。依托于網(wǎng)絡(luò)對文書進(jìn)行歸檔，能夠解放大量的人力，能夠讓文書管理工作人員有更多的時間從事其他的工作，有效地提升工作的準(zhǔn)確性。通過對文書檔案管理的自動化，能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息展示，減少了檢索的時間、提升瀏覽速度，從而促進(jìn)工作效率的提升。

二、 制約文書檔案管理辦公自動化的因素

（一）電子文件保密性受限制

電子檔案的管理雖然存在較大的便捷性，但管理工作始終無法邁過電子檔案保密性這一問題，由于電子文件容易被修改，并且在修改后能夠做到不留痕跡，這給文書檔案的安全性帶來嚴(yán)重的阻礙。盡管當(dāng)前已經(jīng)研發(fā)出一些技術(shù)，在一定程度上能夠防止偽造電子文件，并限制電子文件原告的增刪改，但對于電子文檔修改的可能性仍然比紙質(zhì)文件風(fēng)險大得多。對于電子文檔的輸出，能夠根據(jù)實際需要調(diào)整不同的字體、字號等，這也使得無法對其原始性進(jìn)行辨別，這些都是考驗電子文件保密性的重要阻礙。

（二）對檔案綜合管理人員有較高的要求

長期以來，醫(yī)院的職能科室不受重視，檔案管理工作大都處于兼職，對人員的專業(yè)素質(zhì)要求并不高。伴隨電子檔案的出現(xiàn)，電子文件的歸檔等工作，原有的紙質(zhì)檔案管理能力和水平已經(jīng)不能勝任該項工作，對電子檔案管理人員的能力和素質(zhì)都提出了更高的要求。檔案信息辦公自動化的實現(xiàn)，要求檔案管理人員既要具備一般的計算機(jī)操作能力，還需要掌握電子檔案管理的相關(guān)理論知識和操作能力，就目前來看，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化的管理水平，影響工作的有效開展。

三、 辦公自動化背景下提升文書檔案管理水平的措施

（一）以硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，積極改善硬件環(huán)境

文書檔案管理自動化的實現(xiàn)，首要的基礎(chǔ)就是計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)電子設(shè)備，這是開展自動化的根本前提。為此要切實做好硬件設(shè)施的引進(jìn)和更新工作，為辦公自動化提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，為電子檔案管理提供良好的硬件設(shè)施。做好硬件設(shè)施的保障，作為保障醫(yī)院文書檔案管理人員開展文書檔案管理的基礎(chǔ)，也為現(xiàn)代化辦公提供了現(xiàn)實條件。

（二）對系統(tǒng)自動化內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行合理的布局

面對文書檔案信息安全性這一要求，為了保障文書檔案信息的安全，要切實做好辦公自動化內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的有效隔離，同時這也是確保網(wǎng)絡(luò)安全的一項重要舉措。一方面，要依托于路由器進(jìn)行保護(hù)，通過路由器來過濾被屏蔽的IP地址與服務(wù)，對能夠進(jìn)入文書檔案辦公自動化系統(tǒng)的相應(yīng)地址進(jìn)行選擇。另一方面，可以依托防火墻進(jìn)行保護(hù)，通過發(fā)揮防火墻的作用，來實現(xiàn)隔離保護(hù)的目的。防火墻具備認(rèn)證機(jī)制，該機(jī)制能夠?qū)崿F(xiàn)對一些網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行檢測和報警，同時記錄經(jīng)過防火墻的信息內(nèi)容，從而實現(xiàn)對禁止的內(nèi)容的封堵與屏蔽，同時管理和操作進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的行為。因此，依托于防火墻，能夠?qū)ξ臋n信息的保密效果進(jìn)行提升，同時對文書檔案管理的時效性進(jìn)行增強。

（三）對文書檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升

即便是電子文書檔案的管理，仍然離不開人的操作，因此需要培養(yǎng)與辦公自動化相匹配的現(xiàn)代化檔案管理人員。面對傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，操作能力、管理能力等都需要進(jìn)行知識的更新。為此，要做好文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其掌握專業(yè)化的操作技能，對自動化操作方法進(jìn)行掌握，同時還要具備應(yīng)對緊急情況的處置能力，掌握電子檔案歸檔的具體要求。此外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)相互間的交流，推動文書檔案管理人員提升操作能力，對存在的問題進(jìn)行及時的溝通和解決，不斷推動文書檔案管理工作的完善。

（四）落實文書檔案的安全管理

面對網(wǎng)絡(luò)不安全問題，為了更好地保障醫(yī)院文書檔案管理的安全性，需要采取有效的措施加以保障。例如，可以使用微縮技術(shù)將一些帶有印章、手跡等的文書檔案將其轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)電子文件，可以以圖像性質(zhì)進(jìn)行儲存，這樣也能夠有效地避免文件被篡改的風(fēng)險，同時還能夠保留文件內(nèi)容的原貌，實現(xiàn)對原始性材料的積累。同時，還可以利用微縮技術(shù)實現(xiàn)文檔存儲空間的降低，實現(xiàn)文檔保存實現(xiàn)的延長，保護(hù)文檔的安全性。此外，要加強備份技術(shù)的應(yīng)用，以保障文件的安全性，避免文件丟失或失真。

四、 結(jié)語

文書檔案管理的自動化是時代發(fā)展的必然趨勢，是醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要一步。要積極推動文書檔案管理的自動化，推動醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

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作者簡介：

張悅，文安縣醫(yī)院。