談高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會中的安全管理

張立

（黑山縣水利事務(wù)服務(wù)中心，遼寧錦州 121400）

1 引言

高校檔案是高校師生和職工在為黨育人、為國育才的教學(xué)、管理和科研活動中直接形成的對社會有價值的各種原始資料，也包括實物。隨著檔案信息化的普及，高校檔案部門不僅要提供對檔案原件進(jìn)行有針對性的個體服務(wù)，還要通過互聯(lián)網(wǎng)對社會提供服務(wù)，這既給檔案工作人員和利用者帶來便捷，也給檔案信息的安全、個人和單位的隱私保護(hù)帶來隱患。因此，保障高校檔案的原件安全、檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的信息安全顯得尤為重要。

2 高校檔案原件安全管理

檔案原件的安全因素很多，高校檔案隨著時間的推移、檔案保管條件和環(huán)境的變化以及自然災(zāi)害（如火災(zāi)、地震、建筑物破壞、水災(zāi)等）的影響，檔案原件受到安全威脅甚至是銷毀，同時隨著時間流逝和原件的損壞，檔案信息也會受到危害，影響利用和長期保存，給社會和歷史造成損失。

2.1 高校檔案原件載體安全管理

檔案載體在光、熱、灰塵和二氧化硫、硫化氫等有害氣體等物質(zhì)的作用下發(fā)生了不可逆轉(zhuǎn)的化學(xué)變化，如膠片的影像變得模糊不清甚至消失、紙張發(fā)黃和變脆等。使檔案制成材料耐久性下降，縮短了高校檔案的使用壽命，阻礙了檔案功能的正常發(fā)揮。為此首先要建立和完善各種有效的保護(hù)制度，如檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計制度、檢查制度等；其次是強(qiáng)化檔案工作人員的檔案安全意識，在實際工作中提高自己的工作能力；再次制定長期的檔案災(zāi)害預(yù)警機(jī)制，從而最大程度地降低檔案災(zāi)害發(fā)生所造成的損失，保障檔案安全；最后改善檔案保管條件，控制好空氣溫度、空氣相對濕度、照明度、空氣內(nèi)有害雜質(zhì)的含量、含塵量、庫內(nèi)換氣倍數(shù)、文件感染微生物的程度及其他因素，給高校檔案原件的保護(hù)提供良好的保管條件，增加檔案壽命。

2.2 高校檔案原件信息安全管理

隨著時間的變化，檔案載體上附著的信息在生成、保存和使用中，人們對檔案信息資源內(nèi)容的使用次數(shù)會變得越來越少，信息資源包含的信息內(nèi)容價值會逐步降低，直到可用價值降為零甚至銷毀，這是一種檔案信息老化的現(xiàn)象。檔案信息老化管理是一個復(fù)雜和永不停歇的過程，為此一方面把控好檔案價值的時效性標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案的價值在保管期限上可以分為短期、長期和永久，到期檔案的再鑒定和銷毀。另一方面把握好需求動態(tài)，社會和人們的需求也在不斷的改變，今天需要或許明天就不再需要。作為高校教學(xué)科研育人活動中原始記錄的檔案，它的內(nèi)容、屬性也必定會根據(jù)社會的發(fā)展、科技水平的上升而發(fā)生變化。此外，高校檔案原件信息的保密安全是高校檔案原件信息安全管理重要內(nèi)容。無論是檔案原件的提供利用還是網(wǎng)上的傳輸利用，都要把檔案信息安全做好，遵守保密法，防治機(jī)密檔案信息內(nèi)容擴(kuò)散和傳播，甚至篡改行為的出現(xiàn)。

檔案原件的安全治理和信息安全是檔案安全管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是基層檔案工作者的一項重要職責(zé)。安全治理檔案的目的就在于延長檔案壽命，更好地利用檔案，但是檔案利用環(huán)境的復(fù)雜性和保管條件的差異性、檔案載體的多樣化，又會給檔案老化治理帶來一定的困難。因此要通過安全管理讓檔案在保管和利用過程中的治理更加完善，使檔案的治理與利用完美的聯(lián)系在一起，從而充分發(fā)揮檔案價值。

3 高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全管理

3.1 高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全管理方面的突出成就

2017年6月《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》實施，相繼配套的法律法規(guī)出臺，如《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護(hù)條例》《互聯(lián)網(wǎng)信息搜索服務(wù)管理規(guī)定》為網(wǎng)絡(luò)安全和凈化網(wǎng)絡(luò)空間環(huán)境奠定了堅實的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)安全保障能力明顯提升，全民的安全網(wǎng)絡(luò)意識顯著增強(qiáng)。

為加大高校檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理的法規(guī)制度保障力度，國家檔案局出臺了一些加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的文件，國家教育部陸續(xù)頒布了關(guān)于我國普通高校檔案工作規(guī)范和普通高等學(xué)校檔案管理辦法等一系列文件法規(guī)，這些行業(yè)主管部門和業(yè)務(wù)主管部門所下發(fā)的文件使得高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)制度不斷完善，高校檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理有了依據(jù)。

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，高校檔案的數(shù)字化文件和電子文件都存入存儲設(shè)備，高校檔案電子化和無紙化管理逐漸成為主流，這樣一方面提高了檔案的利用效率，另一方面減少了檔案管理人員的勞動量，一份電子文件可以同時提供給多個利用者共享。網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提升了紙質(zhì)檔案的安全管理水平。與此同時網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的成熟，為數(shù)字化的檔案信息提供了保障。

3.2 高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全管理存在的主要問題

從目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的安全管理現(xiàn)狀看，首先體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全管理制度上，部分高校檔案館尚未建立災(zāi)害預(yù)警機(jī)制，應(yīng)對自然災(zāi)害能力不足；高校檔案服務(wù)社會方面的規(guī)章制度尚需完善。其次，檔案安全管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待于提高，保密意識差，往往未到開放期的檔案信息被非授權(quán)人員獲取。第三，高校檔案形成者對其成果、作品依法享有專有權(quán)利，高校檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)會涉及著作權(quán)及相關(guān)的數(shù)字化權(quán)和網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)等法律問題，需要妥善處理好高校著作權(quán)問題，避免導(dǎo)致侵權(quán)行為發(fā)生，此外高校檔案信息網(wǎng)站的更新緩慢對高校檔案網(wǎng)路服務(wù)和社會公眾的檔案利用熱情都造成了消極的影響。

3.3 高校檔案安全管理在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會中的對策

高校檔案部門作為國家事業(yè)單位，保存著重要檔案信息資源，這些檔案資源要運用到社會發(fā)展之中，才會產(chǎn)生效益。為此，高校檔案部門提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會是高校的社會責(zé)任，為了更好地加強(qiáng)高校檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理并服務(wù)社會，需要加強(qiáng)四方面的工作。

（1）完善高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會中的檔案安全管理制度

要做好高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會中的檔案安全管理工作，首先，制定科學(xué)的用人制度，利于聘任有檔案工作經(jīng)驗、熟知維護(hù)檔案信息安全的基本知識與技能的人員進(jìn)行社會化服務(wù)。其次，遵守檔案實體和信息安全的制度。檔案信息載體在耐久性方面都有自身的缺陷（如紙張易老化，磁盤、光盤易消磁或磁粉脫落等），在經(jīng)歷重復(fù)復(fù)印、拷貝的過程中，檔案信息的完整性、原真性和可讀性就會受到威脅。上網(wǎng)的檔案信息資源要建立備份制度，備份時一定要有一份紙質(zhì)文件歸檔并明確的規(guī)定其保存格式，還要執(zhí)行國家保密制度，完善檔案信息公開發(fā)布。第三，執(zhí)行檔案館藏公開制度和保密制度。高校檔案館有相當(dāng)一部分館藏涉及到著作權(quán)，要特別重視這部分檔案的利用服務(wù)，檔案館員必須很清楚地了解館藏檔案的著作權(quán)狀態(tài)，要清楚地向利用者闡明檔案館對利用這部分檔案的相關(guān)規(guī)定，避免法律糾紛。檔案館藏信息公開和發(fā)布時要經(jīng)過保密程序的審查，使得檔案信息資源在公開時得以安全評估與保護(hù)。

（2）建立高校檔案災(zāi)害預(yù)警機(jī)制保證檔案安全

為了保障高校檔案的原件安全和信息安全，各高校均建起了以電話、無線通信、氣象部門等預(yù)警發(fā)布網(wǎng)絡(luò)，為提高對自然災(zāi)害的預(yù)警、監(jiān)測和預(yù)防提供了條件。高校檔案部門也都制定了詳細(xì)的《檔案館災(zāi)害預(yù)警預(yù)案》和《檔案災(zāi)害防災(zāi)計劃》，建立完善的預(yù)警信息管理機(jī)制，并明確計劃執(zhí)行者在危機(jī)發(fā)生時的職責(zé)，切實理解執(zhí)行防災(zāi)計劃及預(yù)案，提高檔案部門的災(zāi)害預(yù)警和防控能力。國家教育行政部門和各級高校還要對建立高校檔案災(zāi)害預(yù)警機(jī)制予以重視，配備一流的檔案設(shè)施設(shè)備，安排一定的經(jīng)費保障，引進(jìn)高端設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，完善預(yù)警體制、機(jī)制和手段，保障高校檔案的安全并達(dá)到檔案災(zāi)害預(yù)警的效果，進(jìn)而降低檔案災(zāi)害發(fā)生所造成的損失。

此外，要完善高校檔案館網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的溝通反饋渠道，高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的過程中與用戶建立互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件、信函和電話等信息溝通渠道，檔案利用者在來訪和利用過程中如若發(fā)現(xiàn)存在一些安全隱患，可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息溝通，高校檔案館也可以定期向利用者群體發(fā)送利用者安全隱患的調(diào)查郵件，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（3）應(yīng)用安全管理技術(shù)保障高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的安全是檔案服務(wù)的先決條件和技術(shù)保障，因此高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全管理要從管理安全、平臺安全、應(yīng)用安全、系統(tǒng)安全、惡意代碼與病毒、黑客攻擊、網(wǎng)關(guān)接口漏洞、內(nèi)部人為因素等多方面考慮。網(wǎng)絡(luò)安全是動態(tài)的，高校檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)和管理也需要實時監(jiān)督檢查，屬于技術(shù)與管理的結(jié)合。

在選用網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品時，本著先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)和實用的原則，要綜合考慮網(wǎng)絡(luò)安全生產(chǎn)的技術(shù)性和復(fù)雜性，對防病毒、防火墻、入侵檢測、容災(zāi)與數(shù)據(jù)備份等安全技術(shù)進(jìn)行理論分析和深入研究，弄清原理、技術(shù)特點、未來發(fā)展趨勢，一方面安全產(chǎn)品有較好的可維護(hù)性、可擴(kuò)展性、可升級性，另一方面還要考慮產(chǎn)品間的匹配性、互聯(lián)性、互動性和互補(bǔ)性，選擇適合高校檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)需要。

建立完整的異地備份系統(tǒng)會將人為的一些過錯給檔案數(shù)據(jù)造成損失現(xiàn)象降到最低，達(dá)到保證檔案安全的目的。引用新型加密技術(shù)以防止利用者獲取非授權(quán)用戶獲取不該獲取的檔案信息、甚至篡改檔案信息，進(jìn)而保障檔案的信息安全。應(yīng)用用戶訪問控制技術(shù)對網(wǎng)上檔案信息資源的有效安全措施，防止對網(wǎng)上檔案信息的非法利用和蓄意破壞，保護(hù)網(wǎng)上檔案信息的安全。

（4）增加高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的核心競爭力

高校的職能是人才培養(yǎng)、科研、社會服務(wù)和文化傳承與創(chuàng)新，相應(yīng)的高校核心競爭力也在于高校在為黨育人、為國育才過程中的人才培養(yǎng)能力、科研能力、社會服務(wù)能力和文化傳承與創(chuàng)新能力。高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的核心競爭力也表現(xiàn)在把高校的核心競爭力宣傳出去，供社會各界參考學(xué)習(xí)和運用。

高校自身的核心競爭力體現(xiàn)在辦學(xué)方向和目標(biāo)、辦學(xué)定位、辦學(xué)資源、辦學(xué)特色、校園文化建設(shè)及各項成果上，同時也能在高校檔案中體現(xiàn)出來，要想增加高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的核心競爭力。首先，優(yōu)化館藏，提高館藏的質(zhì)量。高校檔案館除了黨群檔案、教學(xué)科研檔案以外，還要在檔案精品、特色館藏方面下功夫，面向校友、教職工、社會大范圍的征集資料，來豐富館藏；還可以通過當(dāng)事人的口述，建立科學(xué)的口述檔案，來還原歷史、完善館藏。其次，強(qiáng)化檔案編研。根據(jù)檔案館館藏，不斷深入研究高校檔案文獻(xiàn)內(nèi)容，根據(jù)社會需要按專題分類別地選題和編研，進(jìn)行較高層次的信息開發(fā)，為檔案利用提供更好的服務(wù)。第三，開展特色專題服務(wù)。高校檔案館要走進(jìn)社會，通過各種渠道開展有針對性的社會調(diào)查，努力了解社會各方面的需求，并以此為基礎(chǔ)，確定自己的主要服務(wù)方向，結(jié)合檔案館的特色專題，提供個性化檔案服務(wù)和檔案專題服務(wù)，在廣泛層面上滿足社會對高校檔案信息的要求。第四，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，開展多樣化的服務(wù)形式。積極開展高校檔案網(wǎng)上的服務(wù)，竭力把高校檔案館的館藏信息資源在執(zhí)行保密制度的基礎(chǔ)上共享利用，為用戶提供更為快捷、方便的服務(wù)。檔案館可以通過網(wǎng)上發(fā)布新信息、電子郵件服務(wù)、畢業(yè)生檔案信息的在線檢索、目錄信息的網(wǎng)絡(luò)檢索、利用者存疑的在線咨詢等，建設(shè)檔案信息服務(wù)平臺，盡力滿足社會對高校檔案信息的需求。還可以采用微博、微信等方式，定期做一些主題，向社會介紹檔案知識、介紹檔案館館藏等，高校檔案館的服務(wù)內(nèi)容不要只局限于一次檔案信息，還要選好主題開展專題編研，為利用者提供二次、三次的檔案信息。服務(wù)方式也要打破傳統(tǒng)的面對面的服務(wù)，可以通過傳真、網(wǎng)絡(luò)、郵件等多種形式多渠道服務(wù)。

4 統(tǒng)籌保障高校檔案原件及其網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的安全

4.1 網(wǎng)絡(luò)安全是高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的根基

高校檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理是高校檔案管理的重要內(nèi)容之一，伴隨著我國社會的進(jìn)步和公民檔案素養(yǎng)的提高，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要高校檔案的智力支持，公民的文化道德建設(shè)需要高校檔案的滋養(yǎng)，高校檔案館儲備著重要的經(jīng)濟(jì)、文化、政治、軍事等重要戰(zhàn)略資源，為社會提供安全的、真實的高校檔案信息，如果高校檔案安全管理沒做好，造成失密、檔案篡改、無限制傳播等，那么高校檔案的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會工作不僅會出現(xiàn)問題，還會給國家造成重大損害，因此要高度重視高校檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理。

4.2 高校檔案原件安全是高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的保障

高校數(shù)字檔案館為社會提供了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方便快捷，但是檔案利用者有時會利用實物檔案和尚未數(shù)字化的其他載體檔案，一方面利用者在利用這些檔案過程要避免受到殘留的毒素，灰塵、細(xì)菌給檔案利用者造成人身傷害，另一方面這些檔案會因時間的推移使得載體老化，信息過時老化，不要因為數(shù)字檔案的普及而疏于安全防護(hù)，進(jìn)而給高校檔案帶來安全管理隱患。

2019年2月，國家檔案局印發(fā)了《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》，這對包括高校檔案館在內(nèi)的各級檔案機(jī)構(gòu)提出了更高要求，要健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案信息安全防護(hù)體系；要求選用忠誠可靠、負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)?shù)臋n案工作人員；貫徹落實保密法及其相關(guān)制度；安裝“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、防盜報警器），裝視頻監(jiān)控、門禁管控等安全設(shè)備，確保檔案原件和檔案內(nèi)容信息的絕對安全。

4.3 檔案信息安全是高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的前提

高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的主要方式是把檔案數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫連接到互聯(lián)網(wǎng)上，檔案利用者通過互聯(lián)網(wǎng)去篩選所需要的檔案信息。在提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的過程中，數(shù)據(jù)庫信息如果被不法分子竊取、檔案真實性就會隨之下降，如果發(fā)現(xiàn)這類問題，要拿出措施，消除隱患，解決問題，確保檔案的安全保密。因此，在做好檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)工作過程中，必須做好檔案安全管理，落實各種技術(shù)安全防范措施、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密制度，配齊網(wǎng)絡(luò)安全保密設(shè)備，確保檔案信息存儲、傳輸和服務(wù)利用的安全，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理和權(quán)限設(shè)置，對聯(lián)網(wǎng)的核心計算機(jī)要安裝殺毒軟件和防火墻，堵住網(wǎng)絡(luò)失泄密漏洞，防止越權(quán)使用。

5 結(jié)束語

在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，高校檔案工作的核心也由重“藏”到重“用”，從僅向?qū)W校內(nèi)部師生服務(wù)到面向社會公眾服務(wù)的發(fā)展。高校檔案館作為公共事業(yè)單位的一部分，推動高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)社會的進(jìn)程，是實現(xiàn)檔案社會價值和檔案工作的價值。高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是檔案工作的發(fā)展趨勢，做好高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的前提是安全地管理好高校檔案原件的載體和信息，貫徹好高校檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的相關(guān)法規(guī)制度，完善檔案安全管理預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，運用好網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、安全意識、安全防護(hù)能力，促使高校檔案館實現(xiàn)高效、安全、科學(xué)的管理，為社會提供多層次全方位的服務(wù)注入新的活力。