建筑工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及對策研究

徐建新

（濟(jì)南城市投資集團(tuán)有限公司，山東 濟(jì)南 250014）

建筑工程檔案是指在工程項目實施的過程中，將工程圖紙，工程實物以及在整個工程項目中具有中重要價值的信息和資源進(jìn)行收集整理的一項重要工作。建筑工程檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工程和技術(shù)性的管理工作，對提高工程項目質(zhì)量和水平促進(jìn)建筑企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

1 建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 建筑企業(yè)對于工程檔案管理的重視程度不高

目前，絕大部分的建筑企業(yè)認(rèn)為工程檔案不過就是一張紙，沒必要太在意，將更多的注意力放在了工程項目的施工建設(shè)上，對檔案管理的重視程度十分低下，致使管理人員在記錄檔案時總是草草了事，工程檔案的信息內(nèi)容不完善，長此以往，會出現(xiàn)工程信息缺漏，許多已經(jīng)建好的工程資料無從查起，對建筑企業(yè)造成了很大的負(fù)面影響，阻礙企業(yè)的發(fā)展。

1.2 建筑工程檔案管理的人員結(jié)構(gòu)不合理，人員的專業(yè)素質(zhì)低下

所有企業(yè)的檔案都具有專業(yè)性和機(jī)密性的特征，這就要求相應(yīng)的檔案管理人員要具備相應(yīng)的管理能力和專業(yè)知識素養(yǎng)，這是管理檔案的關(guān)鍵所在。現(xiàn)如今，絕大部分的建筑企業(yè)都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理部門設(shè)置也十分混亂，都是一些兼職的工程人員來捎帶處理檔案，這樣必定會對項目工程的檔案信息產(chǎn)生很大的影響，致使許多工程的信息交錯在一起，出現(xiàn)信息混亂的情況，大大降低了管理的效率，阻礙建筑企業(yè)的發(fā)展。

1.3 建筑工程檔案管理的方法落后，管理效率低下

建筑工程項目具有周期長，體重大，節(jié)點多，專業(yè)性強(qiáng)的特點，這就決定了工程檔案的種類繁雜，數(shù)量龐大的特性，建檔以及管理的難度很大，而現(xiàn)如今，絕大部分的建筑企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方法和模式，這就會導(dǎo)致在遇到多個項目工程建檔時，無法及時快速的進(jìn)行信息收集和處理，大大降低檔案的管理效率，阻礙企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 如何實現(xiàn)高效的建筑工程檔案信息化管理

對于建筑企業(yè)重視程度不夠的問題，企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，充分重視建筑工程的檔案管理，提高檔案管理的意識，完善檔案信息和內(nèi)容，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

例如，建筑企業(yè)可以聘請相關(guān)的工程檔案管理專家對企業(yè)的一些典型工程項目情況做一個全面而具體的了解和分析，并且根據(jù)企業(yè)目前存在的問題提出切實可行的建議，引導(dǎo)企業(yè)有效的開展檔案管理工作，并且派遣專門的監(jiān)督人員對檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督，提高企業(yè)對于工程檔案管理的重視程度。企業(yè)自身也應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，積極地采取內(nèi)部措施來加強(qiáng)管理，提高管理意識，約束管理行為，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)還應(yīng)注重建筑工程檔案信息的完整性，將工程從施工設(shè)計到施工結(jié)束中所有的信息收集起來，進(jìn)行逐一篩選整理，完善整個工程的檔案信息，防止出現(xiàn)信息缺漏，信息丟失的情況，對企業(yè)產(chǎn)生不必要的影響。在檔案編制方面，檔案管理人員要將原有的紙質(zhì)檔案編制成為電子檔案，在編制過程中，需要保障電子檔案內(nèi)容的真實性和有效性，而在檔案編制完一年后，則要對紙質(zhì)檔案的重要性進(jìn)行再次測評，如果紙質(zhì)檔案的重要性較低，那么該檔案可以被進(jìn)行銷毀，僅存在電子檔案形式進(jìn)行保存。

1）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高人員的管理水平。管理人員是工程檔案管理的核心所在，企業(yè)深刻認(rèn)識到檔案管理人員的重要性，積極地采取措施加強(qiáng)對管理人員管理技術(shù)的培訓(xùn)和專業(yè)管理人才的引進(jìn)，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，有效提高人員的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。例如，企業(yè)應(yīng)加大資金投入力度，在社會上廣泛的招聘人事檔案管理專業(yè)的人才，選拔責(zé)任心強(qiáng)，管理知識和經(jīng)驗豐富，管理技術(shù)和水平高的人員對建筑工程檔案進(jìn)行有效的管理，并對這些人才展開相關(guān)的培訓(xùn)，熟悉建筑工程項目的類型，了解相關(guān)的工程細(xì)節(jié)。

2）采用先進(jìn)的信息化管理方法，建立完善的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)目前建筑檔案的管理，現(xiàn)如今，信息技術(shù)逐步發(fā)展并且已經(jīng)成為趨勢，因此，建筑企業(yè)應(yīng) 采取先進(jìn) 的信息化管理方法，建立完善的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理效率，促進(jìn)建筑企業(yè)的發(fā)展。例如，企業(yè)首先應(yīng)對檔案管理人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)，有效提高管理人員的計算機(jī)水平，然后將紙質(zhì)檔的工程檔案利用計算機(jī)進(jìn)行重新整理，可以按照工程項目的大小或者工程項目的類型等共同性質(zhì)來進(jìn)行具體的分類，然后根據(jù)其建立不同的有層次的檔案系統(tǒng)賦予簡介的檢索字眼，然后設(shè)置相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵字即可找到相關(guān)全部資料，建立大型的建筑工程檔案數(shù)據(jù)庫能夠提高檔案的管理效率，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

總而言之，建筑工程檔案管理對建筑企業(yè)具有十分重要的影響，企業(yè)應(yīng)充分重視對工程檔案的管理工作，完善檔案信息內(nèi)容，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，采用信息技術(shù)進(jìn)行高效的管理，建立完善的工程檔案數(shù)據(jù)庫，讓每一個項目工程都查有所依，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。