事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

孫偉

靖宇縣景山鎮綜合服務中心 吉林白山 135200

目前社會經濟發展速度較快，加上大數據時代，信息技術和網絡技術不斷發展，這能夠為事業單位發展提供良好的環境。目前檔案管理工作中所應用的傳統方法會受到各方面的限制，將阻礙事業單位發展，為了事業單位長久發展，需要進行合理、科學的檔案管理工作，掌握當前檔案管理工作中依舊存在的問題，并制定有效解決這些問題的策略，有效加強信息化管理，保證順利落實檔案管理工作。

1 事業單位檔案管理現存問題

1.1 管理人員能力尚需提升

事業單位的檔案管理工作對于管理人員的耐心有一定要求，由于該工作過程較多，并且內容繁瑣，很容易在管理過程中出錯，因此應保證細化管理。然而實際上檔案管理工作沒有較高專業性要求，并且工作不具備較高技術含量，使得該工作在事業單位中經常被忽視。在安排管理人員時，通常是基層員工負責，使得管理人員不具備良好的管理知識儲備，整體素質偏低，阻礙著檔案管理效率和質量的提升。除此之外，由于事業單位對于檔案管理人員沒有良好待遇，工作人員沒有足夠積極性，并且人員流動性較大，從而難以提升管理工作效率。

1.2 檔案管理制度不夠完善

事業單位應該基于完善管理制度開展檔案管理工作，以此保障工作的規范性和有序性，進而提升檔案管理效率與質量。目前大部分事業單位中因為在檔案管理工作方面沒有建立完善的制度，只是在口頭上強調管理的標準性和有序性，難以體現在工作實踐中，導致檔案管理人員收集、整理和保管檔案時不具規范性，并且可能在未來開展工作時出現隱患，對事業單位收益產生嚴重影響[1]。

1.3 管理硬件設備不齊全

隨著事業單位的不斷發展，傳統的檔案管理模式不符合發展要求，從而應實現管理工作的信息化轉型，運用信息技術完善建立信息化的檔案管理模式。然而很多事業單位沒有認識到檔案管理信息化建設的重要性，在檔案管理方面沒有投入足夠的經費及硬件設備，阻礙檔案管理設備更換更新。除此之外，開展管理工作時，由于設備不齊全，很多工作需要進行人工操作，如果在這一過程中出現檔案丟失、錯誤和損壞等問題，則會加大工作人員任務量。

2 加強事業單位檔案管理的對策

2.1 提升管理人員綜合素質

人員是開展檔案管理的重要因素，為提升檔案管理的質量，首先要保證管理人員的綜合素質良好。為提升管理人員素質，應從以下幾方面入手：①提升管理人員工作待遇，通過優厚工作條件激發人員工作積極性，并增強其責任心[2]。②事業單位需大量引進專業性強、素質高、能力強的管理人才，應嚴格對待評定人員的工作，在基礎上提升檔案管理人員專業素質。③對管理人員進行專業培訓，定期開展高密度專業訓練，通過工作實踐來加強管理人員的素質與能力。③制定合理的人員考核機制，對檔案管理人員的工作進行監督于審查，確定其崗位工作規范，完善獎懲制度，由此提升管理人員工作自覺性。

2.2 完善檔案管理制度

完善的檔案管理規章制度能夠保障管理工作高效率開展。對事業單位而言，為了使檔案管理工作高效、規范開展，與建設自身良好制度不可分離，在構建制度時應注重以下幾項內容。①遵循國家相關法律法規，在單位內部構建控制以及責任追究制度，提升管理人員責任意識與法律意識。②確保人為操作程序更加規范，并具有簡單性和保密性，盡可能采取責任分層制度，將多層防護做好。完善建立檔案管理制度可提升員工崗位責任意識，才能保證事業單位有效提升檔案管理效率。

2.3 合理配備檔案管理的硬件設施

單位開展檔案管理需要以硬件設施為基礎，傳統檔案管理方式會受到保存檔案倉庫的限制，主要是防止紙質檔案丟失和損壞，而實現信息化檔案管理能夠實現檔案數據化，則不需要寬敞的檔案倉庫，而是對電子掃描設備以及數據存儲設備有更高的要求，同時也應配備計算機和打印機等輔助設備。為確保檔案管理方式的有效落實，事業單位需要完善建設和配備相應的硬件設施，加快檔案管理信息化建設速度，由此提升管理工作效率以及質量[3]。

2.4 加強單位檔案管理信息化建設

目前科學技術發展速度較快，社會上很多領域開始廣泛應用計算機，對于檔案管理來說，信息化管理模式是目前檔案管理基本要求。基于該形勢，事業單位應該加強建設信息化檔案管理，以達到檔案管理在現階段的要求。檔案管理人員需要掌握計算機以及掃描儀等設備的操作方法，準確、快速錄入紙質檔案，實現檔案數據化，并快速存儲歸檔。另外，事業單位需通過互聯網在單位內部實現高效傳遞檔案信息，將管理時效性提高。事業單位應該運用網絡技術創新檔案管理，完善構建檔案數據庫，提升檔案管理質量和企業效益。

2.5 保證檔案管理安全性

事業單位檔案具有法律效率，從而應注重檔案管理安全性。針對這一情況，事業單位要加強檔案保密性，統一管理檔案過程中，保證各環節的規范性，并制定相關規章制度，提升管理人員安全意識，并掌握基本的防水、防火、防蟲、防霉變以及防盜等意識和技能。對于信息化管理來說采用先進信息化手段，避免網絡中出現不法分子以及黑客入侵的情況，保管好檔案原始資料。

3 結語

目前事業單位在檔案管理工作方面還有一些問題存在著，為促進企業進一步發展，應改革和創新檔案管理方式。事業單位應該重視檔案管理工作，提升管理人員綜合素質，完善構建檔案管理制度，配備齊全的檔案管理設備，并保證管理檔案的安全性，采用科學有效的對策完善檔案管理，提升事業單位的管理效率，以此獲得良好的經濟效益，最終促進其健康穩定發展。