檔案管理新技術的淺談

張景權

大連市現代農業生產發展服務中心 遼寧大連 116023

在信息技術飛速發展下，檔案管理體系已逐漸朝著信息化、數字化方向前進。發展無紙化辦公，結合區塊鏈等新技術，應用數字檔案管理，在一定程度上大大提升了管理人員對檔案管理的工作效率，為我國現代化檔案系統發展奠定的堅實的基礎[1]。

1 數字時代檔案管理中應用數字化新技術

1.1 實現聲像檔案與文本檔案的統一管理

當前數字檔案管理在檔案管理中基本實現，但對于生動抽象的檔案內容，如文字、聲音、視頻以及圖像等，在實際管理過程中，使用數字檔案管理新技術，可以對它們進行分類匯總，將影像檔案與文本檔案各歸一類，既在一定程度為工作人員精確查詢所需檔案內容提供了方便，還使檔案內容更加清晰明確。

1.2 提高了無紙化管理的可行性

數字技術具有聲音、圖像編輯等較為強大的功能，可以高保真、高效率、非常機密地實現聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現服務等等。網絡的連接使各個地方之間、各級管理之間都可以很短的時間傳遞大量的檔案信息，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。從而使得檔案管理實現了無紙化管理[2]。

1.3 增加了檔案信息的保密性

數字技術在檔案管理中的有效運用，使檔案信息更加準確，有效提高了檔案信息的保密性，通過對掃描儀的充分運用，數字技術可以將文本、圖像等檔案信息轉為可以被電腦接受處理的數據，同時在有效地利用數字技術下，避免了因復印對檔案原件資料的損壞。通常原件會單獨保存，這樣既能保證工作人員獲取檔案內容的權威性與正確性，還能提升檔案原件的完整性。

1.4 提高檔案信息管理能力

在數字檔案管理新技術的逐漸應用與迅速發展下，大幅度提升了檔案管理人員的工作能力，這與數字檔案管理的操作簡單以及便捷性有著密不可分的關系。工作人員在數字檔案管理新技術的不斷應用下，加強了對檔案信息管理的效率與水平。上傳人員在上傳檔案信息過程中，通過互聯網既能實現為檔案管理部門傳送相關檔案信息，在接收檔案信息后，檔案管理人員也能對檔案信息予以更加準確快速的分類匯總，可見數字檔案管理新技術優勢較為顯著，不僅提升了檔案信息管理能力，還提高了檔案管理工作的效率[3]。

1.5 關于檔案管理云存儲的優越性

首先，安全可靠。當前大多數云存儲服務商都擁有較為雄厚的資金保障，在云存儲系統運行過程中，為了保證其安全性，就需要大量的專業技術人員對其予以全面的維護和管理，實施較為嚴格的權限管理，防止數據丟失，降低網絡黑客與病毒入侵的風險。其次，存儲空間無限大。云儲存打破了存儲容量、空間以及地域的束縛，擺脫了傳統的單機化存儲模式，通過靈活的存取控制、多種接口支持、多種協議支持、異構平臺數據共享以及開放融合等特性，聯合各種服務器，充分滿足了電子檔案的存儲需求，大大增加了存儲能力。

2 新技術在檔案數字化管理中的應用前景

2.1 檔案虛擬現實技術

未來的檔案管理必定已經在很大程度上實現了數字化管理，其檔案管理方式應該采取真實和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應該采用數字模擬物品以及真實場景的三維模型展示。而且保存真實檔案的庫房不允許人隨意進入，但是虛擬現實技術可以讓操作者完全處在真實的幻覺空間中，對于真實的檔案資料，操作者要戴上特制眼鏡才能看到，這是因為檔案管理具有三維化、虛擬化的特點，當操作者置身于虛擬環境中，就像在一個摸不著但看得見的世界，與真實情景無表面區別，不被人懷疑，真實性相對而言較高，這樣虛擬檔案數字化管理能對檔案信息易被盜竊、毀壞以及不安全因素等風險予以有效減少[4]。

2.2 多媒體保安監控技術

在檔案管理中應用數字技術，為研發檔案管理保安監控系統提供了動力，保安監控系統除原有功能外，還實現了查詢、存儲信息以及語音報警、圖像處理等功能，其中報警處理屬于保安監控系統中的多媒體核心部分，當啟動報警后，會產生語音提升、值班信息、自動具體報警信息等一系列的連鎖反應，將警報的具體位置提供出來，以便采取針對性措施，為檔案信息的完整性與安全性提供保障。

2.3 多媒體檔案信息檢索系統

數字技術將計算機與多種先進技術融合在一起，包括通信、數字視頻以及數字音頻等，實現了檔案的數字化管理，使檔案信息檢索系統既能以非線性結構組織信息，還能以多媒體形式展現信息，具有較為強大的功能。該系統的運用，大幅度節約了管理成本，降低了檔案管理工作人員的工作量，為新型檔案管理工作的進一步發展提供了支持。

2.4 數字檔案安全性問題

在云存儲服務中，要想保證電子檔案的安全性，就需要建立分級電子檔案存儲方案，結合檔案機密等級的高低，通過分級存儲管理軟件，對用戶訪問權限控制與安全存儲級別進行相應的設置。在存儲空間中不同保護條件下存放的文件，應明確設定密級不同信息的邊界，實現異地備份電子檔案，這是保證電子檔案云存儲安全最為有效的途徑之一。若檔案保存在一個地點，那么在災害發生時，就會對檔案數據造成不可估量的損失，所以檔案異地備份的最佳手段就是云儲存技術。

3 結語

綜上所述，在數字時代背景下，檔案信息管理工作在數字檔案管理新技術的應用下帶來了諸多好處，但在應用與發展數字檔案管理新技術過程中，我們也要加強對其的正確認識，將數字檔案管理新技術優勢最大程度發揮出來，加大檔案管理工作中應用數字檔案管理新技術的力度，為檔案管理工作的有序開展提供支持。通過數字檔案管理新技術能改善人們的工作和生活環境，相信在未來數字檔案管理新技術的發展趨勢一定會越來越好。