疫情影響下互聯網與印章管理結合研究

王瑜

（吉林大學，吉林 長春 130031）

新冠肺炎疫情發生對高校日常工作產生了很大影響，對科研工作、政務工作帶來很多不便。為做好疫情防控工作，高校可通過使用電子印章辦理各項相關業務，為高校管理工作的開展提供便利，通過無接觸審批，避免感染病毒的風險，實現“只跑一次”辦理印章業務，縮短了業務辦理時間。由于目前中國電子印章使用時間較短，缺乏完善的法律政策規范文件，電子印章使用中存在很多問題，疫情形勢下，加強高校互聯網印章管理具有重要現實意義。

1 電子印章的優點

目前關于電子印章定義尚無統一標準，電子印章特點主要表現在具有信息安全技術支撐，與數字證書綁定，具有與傳統印章一致的示信功能，可用于電子文件的簽章。電子印章是以公鑰密碼體系為支撐，簽印文具與傳統印章有同樣的表現，可對電子形態下數據電文進行電子簽章的組織機構電子公章及配套使用簽章軟件與存儲介質[1]。

電子印章具有制作技術復雜、信用風險低、認證鑒定依據客觀等特點。電子印章制作依賴于密碼技術，制作者需具有較強的技術實力，需通過信息產業部門認證獲得國家密碼，管理部門頒發取得，偽造難度大，易被管理部門發現并追蹤。電子印章可對簽章行為設置密碼保護，確認具有權限方可加蓋印章。可降低印章保管風險，印章使用情況自動記錄，發生印章丟失可通過網絡掛失，提高簽章行為不可否認性。使用電子印章簽署文件，收到文件后可通過網絡向可信第三方驗證，第三方根據文件摘要等客觀信息判斷真實性，降低電子印章的風險。電子印章認證不依賴技術人員主觀判斷，以客觀證據為依據，安全可靠。

電子印章保存利用比傳統印章更具優越性，其優勢體現在查詢方便、存儲簡單、管理規范、印章使用軌跡健全。用戶可事前查詢電子印章持有人相關信息，避免上當受騙。傳統物理印章需出現事故后進行查詢鑒定，產生不可挽回的損失。偽造印章的鑒別則需依靠專業技術的司法部門，鑒定周期長。存儲電子印章的EK 盤遺失可立即掛失停用，撿到者無密碼不能登錄系統使用，傳統物理印章丟失會埋下巨大安全隱患。電子印章各種相關信息有專門計算機管理系統，傳統物理印章受人為因素影響較大，合法用戶可控制加蓋安全電子印章文檔的打印[2]。

2 電子印章應用中的缺陷

中國電子印章應用起步于1996 年，隨著2005 年《中華人民共和國電子簽名法》（下稱《電子簽名法》）實施，為電子簽名法律效力作出保障，很多國內信息技術企業開始研制電子印章產品，電子印章在政務與商務領域應用逐漸普遍化。電子印章蓬勃發展下也存在很多問題，直接表現是目前尚無電子印章通用機構，關鍵原因是電子印章法律地位不清晰，未建立電子印章的辦理機制與服務體系。

電子合同是電子印章在電商領域中的典型應用，是通過計算機網絡系統訂立，以數據電文方式生成的合同。《中華人民共和國合同法》（下稱《合同法》）規定當事人采用信件等形式訂立合同可在成立前要求簽訂確認書，《合同法》在1999 年生效，現有《電子簽名法》支持，電子合同可使用電子簽名方式使合同成立。隨著中國電商不斷發展，企業對電子合同需求增多，但目前電子合同應用與電商發展存在差距，主要原因是缺少可在電子形態下使用合同生效的信用物證。很多企業借助互聯網傳送合同等經濟文件，但最終簽署需打印成紙，合作者簽字蓋章送回，導致過程煩瑣，未利用信息技術帶來的便利[3]。

電子印章在電子政務領域應用潛力巨大，中國電子政務開始深層次應用，急需可在電子形態下保障政府權威性的信用物證，目前中國很多地區部門建立了互聯網通用的電子政務網站，通過網絡進行公文傳遞等活動，但具有法律效力的行為仍需通過紙質文件形式落實，即政府公文加蓋章后生效，由于沒有在電子形態下使電子公文生效的證物，政府公文交換未得到應用。現有電子印章只能在有限的范圍內認可使用，其原因有多方面，如電子印章應用推廣障礙包括法律地位不清晰、缺乏統一標準規范、認證體系不明確等。

《電子簽名法》明確電子簽名法律地位，但電子印章法律效力不能成立，電子印章與電子簽名關系未明確，要明確電子印章法律地位，必須明確電子印章是電子簽名的應用。目前電子印章無統一技術標準，往往由印章制作單位自行研發，不同公司提供電子印章標準品質存在差異，成為電子印章走出單一行政區劃的嚴重阻礙。目前電商中認證采用政府搭臺模式管理，可信第三方機構為企業。企業通過工信部職能機構認證即可。但電子政務中電子印章不能應用，政府部門印章真實性不能由企業認證。中國電子簽名法制定中考慮相關問題，第35 條規定國務院規定部門可依法制定政府活動使用電子簽名具體辦法，為電子印章管理法制化提供了依據，表明政務活動中信用認證有待完善。

3 疫情下高校印章管理存在的問題

印章管理工作涵蓋印章制發、印章保管等多個環節，高校承擔科研、科研成果轉化及日常管理工作，存在印章審批涉及業務領域廣、印章使用數量大、印章廢止移交時謹慎度高等問題，現有傳統印章管理中，由于各環節設計不合理，電子化程度低等造成存在潛在隱患，審批流程復雜導致行政效率低等現實困境。疫情影響下加強高校印章互聯網管理尤為重要。

高校辦公室印章管理中的問題主要包括印章工具信息化程度低、審批程序設計過于煩瑣、印章管理制度存在漏洞。傳統高校印章工具為銅章，信息識別度低，印章分量重，落印靠人力手工，人工用印耗時長。大批量用章時，如畢業證書用印、學生各類獲獎證書集中用印、科研項目呈報、科研成果轉化時，人工用印耗時、費力，印章使用投入時間成本大，由于同一印章僅有一枚，在各項業務同一時間用印時造成印章缺位，大大降低用印效率。

高校各單位使用學校印章時必須持有申請表，傳統印章申請表設計存在審批漏洞，印章申請表基本體現用印原因、加蓋類別等，實踐中用印材料往往頁數多，用印申請填寫材料簡稱，難以體現對材料的審核度，分管部門審核不仔細，難以確保材料用印安全。高校辦公室印章管理中均為專人保管，但實際用印中存在印章公用問題，多人管理現象為印章管理帶來了困擾，日常工作時間及值班期間由于牽涉辦公室管理人員數量多，印章經多人使用未完善使用記錄，印章管理職責不清，不嚴格用印會對學校利益造成損害，責任落實難以追究。

4 高校印章互聯網管理對策

印章是高校辦公室代表學校行使職權、對內施政及公務活動的重要憑證，印章法律性決定其非簡單物件實體，是集權利義務、依據于一體的權力象征，無論高校公章還是法人簽名章均賦予獨特法律屬性，行使高校權益，體現高校在科研教學中的施政方略。加強印章管理是有效開展高校行政工作的重要部分，是防控用印風險、遏制違規辦事的重要防線，高校行政職能辦公室是學校印章管理的歸口單位，能否主動改進印章管理方法，確保規范安全開展印章管理工作，提高行政管理水平尤為重要。

疫情期間高校通過使用電子印章能有效提高辦公效率，在辦理用印審批業務、印章加蓋等方面提高了工作效率。由于電子印章自身存在許多不足，高校印章管理中出現許多問題，針對高校辦公室印章管理中的問題，需要加強互聯網電子印章管理，通過印章工具平臺技術創新、印章審批流程設計改進、印章管理制度完善等方面加強高校印章管理，保證高校印章發揮應有作用，提升高校辦公室在日常工作管理等方面的服務質量水平。

首先要積極引入數字化先進技術，從工具層面推動印章監管實現技術創新，以技術創新推進辦公室工作信息化。可根據用印管理需求選擇性推廣學校電子印章使用，使得印章有獨特的編號，每份蓋章材料有痕跡記錄，可重點考慮籌劃借助工業設計手段將印章與自動化結合使用，創造大批量用印流水線機械設計，可采用柜式服務機，包括使用者系統身份識別等，實現用印過程信息化全監控管理平臺。

要積極考慮印章使用申請所涵蓋的內容，優化制定學校統一格式規范的《用章申請表》，在用章申請中體現嚴謹的用章審批程序特點，解決在設計中存在的模糊認知、責任不清問題。以學校為起點單位，對各單位用章統一編號，針對用印主要業務名稱設計細化分類《用印申請表》，對用印申請進行功能完善，強化用印審批流程中的全程記錄，過程追溯功能，避免在審批流程中出現風險。創造性地從制度上設計，創新印章管理工作。針對辦公室內部管理人員建立高效的印章管理業務體系化培訓，將印章管理培訓納入辦公室行政管理業務培訓課程中，通過學校印章管理文件規定學習，以案例分析的方式對印章管理人員進行知識培訓，確立常態化培訓體系，使辦公室印章工作走上制度化道路。