加強基層文書檔案的數字化與規范化

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隨著時代的發展與進步，檔案數字化和管理規范化日益成為檔案工作的重點和人民群眾的迫切需求。新修訂的《檔案法》也對檔案信息化提出了明確的要求和具體的規定，檔案的數字化和規范化已經成為檔案工作的重頭戲。基層文書檔案涉及范圍廣、利用價值高，理應成為這項工作推進落實的重要領域和改革創新的試驗田。做好基層單位文書檔案的數字化，既能夯實檔案工作的根基，也能切實滿足廣大公民對檔案的利用率和體驗度。加強基層單位文書檔案的規范化管理，更是確保檔案工作服務人民、服務改革發展的應有之義、應負之責。

一、基層文書檔案數字化的任務與定位

基層文書檔案，是指黨政機關、企事業單位、醫院學校等的基層單位產生的文書檔案，是檔案工作的神經末梢，也是最基礎、最廣泛的檔案工作。基層文書檔案覆蓋范圍廣、涉及內容多、管理難度大，又與社會發展和公民利益息息相關。因此，做好基層文書檔案的數字化，既是適應時代發展需要的必要之舉，又是滿足公民需求的切實回應，必須要認清其任務與定位，實現三個方面的轉變。

一是突破安全保密限制，完成從實體檔案向信息資源的轉變，滿足管理所需。傳統檔案多半是紙、磁帶、光盤等有形載體，而數字化檔案將擺脫載體的限制，將檔案刊載的信息擴大到網絡中，更好地適應時代要求與現代人獲取信息的習慣。同時，數字信息的管理也更加便捷透明，便于管理，可以解決紙質檔案管理方式存在的許多弊端，如損壞或丟失等。

二是突破時間空間限制，完成從固定向移動轉變，滿足服務必需。館藏檔案受限于時間和地點，屬于“靜態”，而數字化檔案則打破時間和空間的限制，讓檔案所承載的信息成為“動態”。應用先進科學的存儲數字化技術，構建檔案信息數字資源，可以兼顧資料與文件、視頻與語音、圖像與圖形等更多形式，很好地提高基層文書檔案信息資源的共享性與可利用性，多渠道滿足社會和公民對檔案的使用需求。

三是突破書面手續限制，完成有限向無限轉變，滿足群眾急需。基層文書檔案內容繁雜、涉及面廣，關系到的受眾群體廣博，傳統的檔案查閱方式無法突破檔案與查閱人“一對一”“面對面”的難題。但將檔案數字化后，有限的檔案就可以面對無限的需求。同時，日常的統計檢索、審批登記、查詢打印等檔案工作也將大大縮減時間，使基層文書檔案管理效率顯著提高，尤其對行動不便的特殊人群，以及在受疫情影響的特殊時期，其優勢將更加明顯。

二、基層文書檔案數字化的管理與規范

一是加強制度建設。有別于傳統檔案的管理制度，數字化檔案的管理需要對原有的管理制度做出調整，進一步明確歸檔制度、加強保管制度、落實借閱制度等。其中安全制度建設和共享制度建設，是基層文書檔案數字化后必須重視和亟需解決的兩項核心制度。構建數字化安全制度。一方面采取重要信息備份、加密等技術手段，避免信息數據流失與泄漏；另一方面，不斷改進檔案管理工作方法，對核心重要檔案、涉及個人隱私的檔案、不適宜公開的檔案等，需要進行嚴密的網上監控，通過設置管控權限分級，做好查閱審批。此外，對于涉密檔案資料的發布和查閱，需要嚴格把關，嚴守保密制度，不得擅自將涉密內容發布到網上，避免出現網上失泄密等違規行為。

構建數字信息共享制度。要注意建立基層文書檔案的縱向管理和橫向交流制度。在縱向上，上下級之間要建立彼此兼容、溝通順暢的文書檔案共享制度，以便于上級文電的下達和下級檔案的上傳，減少不必要的檔案管理環節，提升檔案管理效率。橫向上，探索嘗試與相關單位或合作對象間的數字化檔案合作交流，便于更加直觀便捷的展現單位歷史沿革和對外文化宣傳。

二是加強隊伍建設。基層文書檔案的管理使用目前還主要依賴人力，遇有任務往往采取的是人海戰術，檔案數字化后，將減少對“人數”的依賴，需要建設一支“少而精”的隊伍。需要具備業務技能與專業知識。全面掌握檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研等有關檔案專業知識和基本技能。培養多元化的知識結構。通過多種形式的培訓和教育，使其熟悉計算機、互聯網、大數據、云計算等各項軟硬件設備設施以及技術，提高文書檔案管理人員的整體素質和探索性、積極性，確保基層文書檔案管理水平的提升。

三、基層文書檔案數字化的創新與發展

新修訂的《檔案法》在許多方面提出了檔案工作創新發展的新要求，檔案工作信息化水平相對滯后于整個社會的信息化水平的局面將得到有效化解。基層文書檔案數字化的創新和發展必將成為下一步貫徹落實新《檔案法》的重要任務，必將是回應社會各界呼吁，提升檔案信息化水平的重點。

一要提升“大數據”素養。隨著信息技術的飛速發展，數字形式的檔案資源呈現爆炸式增長的趨勢，尤其是大數據的興起，以“最多跑一次”“一網通辦”等為代表的電子政務服務的快速發展，要求檔案工作實現全面數字化轉型。這就要求基層文書檔案工作者要順應時代需要，提高大數據素養。在學懂弄通的前提下，還要運用大數據思維積極參與到電子政務中去，以基層文書檔案的數字化，破解檔案信息化建設的難題，滿足社會需要，回應民眾呼聲。

二要樹立“大服務”格局。新《檔案法》關于鼓勵檔案館開展文化教育服務的規定，既反映了推進文化強國建設、增強文化自信的重要性，也體現了公民對精神文化生活的客觀需求。檔案作為人類一切文化的“母資源”，不能缺席這場文化“盛宴”。基層檔案工作者要在數字化的進程中，主動樹牢服務意識，由原來的“嚴陣以待”轉變為“主動出擊”，以積極主動的服務態度滿足群眾訴求，成為文化建設活動的重要一份子。

三要堅守“大檔案”心態。新《檔案法》專門要求建立健全突發事件應對活動的檔案收集和利用機制，確立了檔案在應對突發事件、進行風險管理中信息支撐的地位。基層文書檔案涉及基層單位的方方面面，在疫情防控等特殊狀況下，能夠為管理決策和民生保障等發揮參謀作用，而檔案的數字化無疑會明顯提升決策的準確性、時效性。因此，基層文書檔案的數字化要有海納百川、潤物無聲的“大檔案”心態，為基層單位的決策應對、風險管控等提供參考，切實融入到基層事務的方方面面，并發揮出應有的作用。