如何做好數字化檔案規范管理

林健

天津市津能工程管理有限公司 天津 300384

1 數字化檔案管理的內涵

數字化檔案管理是信息化發展的必然趨勢和當前的信息技術發展的一個重要體現。在互聯網時代，傳統的紙質文件已逐漸被電子文件取代，文件信息變得更加豐富。文字、圖片、視頻和其他材料可以自動收集，整理，制定，訪問，檢索，也可以實現保存。數字化檔案更方便管理，也可顯著提高工作效率。信息技術的發展是數字檔案信息化管理的重點。相對于傳統檔案，數字信息更便于在互聯網時代迅速傳播。因此，加強檔案的規范化管理，深入完善數字檔案管理技術，根據時代發展的需要，用先進的手段提高檔案管理的質量，充分發揮檔案信息的價值仍然是重要任務。數字化檔案管理有很多優點，它可以節省成本和存儲空間。提高訪問效率，并收集和歸檔數據及時地提高了工作效率。數字化檔案管理可以提高資源共享率，推進改革的檔案管理技術的更新，實現現代化的檔案管理方法，加強社會建設和發展檔案信息的有效性。此外，相對于傳統的紙質文件在頻繁調用時，不僅會增加數據的損壞率，而且還容易導致文件信息的泄漏。而數字文件可以備份共享，有利于提高文件信息的完整性和保證資源的有效管理[1]。

2 戰略數字檔案的規范化管理

2.1 強化責任分配制度

為了充分實現數字化檔案的管理，必須明確責任制度，成立專門的工作小組，負責歸檔大量的數據和材料，以實現數字化發展。因此，有必要明確規定數字文件管理工作規范，根據該工作任務的核心需要，設立明確的要求，并指明相關工作內容，包括數據的分類，整理和數字化處理。要建立科學合理的責任分配制度，首先要弄清楚數字檔案管理工作的內容和鏈接，并根據實際情況制定多個程序的工作流程，以便根據需求來細化工作內容管理。在分配職責的過程中，還必須明確工作的目標。除了實現全面的數字化管理，還必須保證數據的全面性和管理的規范化。例如，整理歸檔信息時，1-2人可以安排專門管理，有效整理出與數字技術，根據所述類型和不同材料的內容分類，并且標準化的格式。

2.2 提高數字文件管理機制

在進行數字化檔案管理同時，各單位必須制定符合國家文件管理的制度。檔案借閱，歸還、整理等內部文件管理正規流程工作機制，完善內部計算機設備配置，為數字化管理創造優越條件的同時，有必要建立一個完善的管理體系，規范的管理流程，規范操作從紙質文件到數字化轉換的過程中，建立了雙重管理機制。只有通過評估管理人員的素質和現代技術的掌握程度，定期評估的質量管理，加強數字檔案管理的宣傳教育，提高員工的數字化整體水平，才能真正促進檔案管理性過程的標準化。因此，除了提高檔案管理機制，有必要建立人才培養機制，敦促檔案人員加強計算機和信息技術的學習，并強化對數字文件管理技術的深刻理解。當然，有必要進行有針對性的工作單位內的自然體驗。例如，人事檔案在高校管理應制定符合發展和高校的教育需求的人才培養機制，檔案管理也應該注意機密性和完整性。學校領導還應該注意的人事檔案，不局限于教育的管理和高效的管理信息材料的使用，也有利于促進大學教育質量的提高[2]。

2.3 提高管理設備和管理系統

數字檔案館的管理需要利用計算機網絡信息技術和相關設備，以及需要安全可靠的信息系統。一方面，單位和相關部門需要認識到數字檔案管理的重要性，并加大經濟投入，建立完善的管理環境。引進先進的計算機軟件和技術裝備，配備專業的信息化人才，提供文件管理的進步，以數字化更好的保證。在另一方面，有必要與計算機網絡技術相結合，以建立一個科學的檔案管理制度，加強信息資料的管理，在綜合考慮數字檔案信息材料特性的基礎上，增強信息管理的安全性。例如，一個特殊的文件管理網站上可以設置在單元內部調用和查詢內部文件，以免被外國病毒被入侵和威脅文件的安全性。此外，嚴格控制文件的數字化管理流程，確保每一項工作內容是在體制機制內執行。

2.4 提高數字文件管理技能

一個是數字文件必須有一個固定的格式。建立統一的格式接收數字文件，并對接收的檔案進行整理，以建立一個由城建檔案館統一的數字文件模板，統一為同一文件類型的文件格式，以及數字文件模板分發到每個檔案形成單位。定期舉辦相關培訓課程，培訓有關人員，使他們能夠熟練使用模板和描述軟件[3]。

第二是使用背景信息和原始數據。收集背景資料和原始數據。同時形成數字檔案，采取適當的技術措施來收集原始數據，描述所述數字文件的背景，內容，結構和整個管理過程，作為用于驗證數字歸檔的原創性，真實性，完整性和有效性的基礎。數字文件的用戶要特別注意所使用的信息是存儲或傳輸過程中“完整”，以及它是否已被篡改或由他人代替。塊密碼可用于消息認證。

三是加強反寫技術措施。目前，數字化文件可以在許多軟件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能閱讀從數字計算機信息，并且不能作出任何修改。只讀光盤只能由用戶使用來讀取信息并且不能追加或刪除的信息；一次寫入光盤可以由用戶寫入一次，并且該信息可以被附加，但原始信息不能被擦除。這些存儲運營商可以有效地防止用戶更改數字化文件。連接到網絡的計算機時要注意使用防火墻，以防止在線用戶非法訪問企業的信息資源，防止來自網絡的機密信息和其他重要信息的非法輸出，保護原創性、真實性。在互聯網上，確保被保護的信息和結構不受侵害，進一步提高數字化檔案管理的安全性。

3 結語

綜上所述，目前的數字檔案管理工作已成為許多單位的一項重要工作內容。在信息時代，數字檔案材料已成為主要趨勢。各單位要重視數字檔案管理的發展，建立健全制度，規范管理，加強數據和信息的管理流程，提高資源的利用率，促進社會發展。