淺談?dòng)吞餀n案集中統(tǒng)一管理

文/龐延麗

從目前油田檔案管理方式來(lái)看，油田下設(shè)許多分公司和采油廠都單獨(dú)、分散進(jìn)行檔案管理，不但存在一定的難度也存在相應(yīng)的問(wèn)題。基于這一現(xiàn)實(shí)，油田檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理是一種有效的管理手段，不但能夠降低整個(gè)油田檔案管理的難度和成本，同時(shí)還能夠提高檔案管理的有效性和安全性

對(duì)于油田而言，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，油田的檔案資料相對(duì)較多，在實(shí)際管理過(guò)程中需要的檔案資源也比較多。如果不能夠有效地控制檔案管理成本，那么油田在檔案管理的過(guò)程中所花費(fèi)的人力資源和資金成本將會(huì)非常巨大，會(huì)給油田帶來(lái)較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。同時(shí)，由于檔案管理專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，在實(shí)際管理過(guò)程中需要專(zhuān)業(yè)化的手段與支持，但部分單位由于不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理?xiàng)l件，導(dǎo)致了單位的檔案管理存在一定的難度。分析研究油田檔案管理模式由各自分散管理變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理，實(shí)為油田檔案管理提出了新的發(fā)展路徑。

一、油田檔案集中統(tǒng)一管理的實(shí)際需求

由于油田都下設(shè)很多分公司和采油廠，因此在檔案管理過(guò)程中存在檔案存放比較分散、安全隱患較多等問(wèn)題。部分單位沒(méi)有相對(duì)固定的檔案保管場(chǎng)所，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化的檔案管理工具，導(dǎo)致了單位的檔案管理無(wú)法滿足實(shí)際要求，不利于油田的發(fā)展。在這一現(xiàn)實(shí)面前，就需要將油田的檔案集中統(tǒng)一管理，這是目前油田檔案管理過(guò)程中的主要需求，對(duì)油田建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。

二、油田檔案集中統(tǒng)一管理的必要性

一是油田發(fā)展的必然需求。對(duì)于油田而言，之所以要將檔案管理集中統(tǒng)一化，主要是隨著油田的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性要求越來(lái)越高，如果不能夠滿足檔案管理的專(zhuān)業(yè)性，那么在實(shí)際管理過(guò)程中就容易出現(xiàn)問(wèn)題，在具體的管理過(guò)程中，也會(huì)因?yàn)楣芾硇袨楹凸芾矸绞讲划?dāng)，造成油田檔案管理滯后或者缺失。因此，進(jìn)行社會(huì)化的集中統(tǒng)一管理能夠解決油田在檔案管理當(dāng)中存在的各種突出問(wèn)題。

二是檔案管理的實(shí)際難度所決定。在油田檔案管理過(guò)程中，檔案的分類(lèi)、保管、調(diào)用以及檔案的存儲(chǔ)方式都是困擾油田檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。部分采油廠由于不具備正規(guī)的檔案管理場(chǎng)所，導(dǎo)致檔案存在保管不善而損壞的問(wèn)題，這些實(shí)際問(wèn)題使得油田在檔案管理過(guò)程中必須要尋求集中統(tǒng)一管理來(lái)解決，因此，檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理業(yè)已成為大勢(shì)所趨。

三是降低檔案管理實(shí)際成本使然。目前油田在各采油廠檔案管理中所花費(fèi)的人力成本、時(shí)間成本和資金成本是相對(duì)較大的，并且每個(gè)單位要想滿足檔案管理要求，需要配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，需要建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理場(chǎng)所，需要采取專(zhuān)業(yè)化的檔案管理手段，所有這些支出的費(fèi)用都是相對(duì)較大的，勢(shì)必會(huì)增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，給每個(gè)單位的整體效益造成一定的影響。因此，將分散的檔案管理變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理有利于降低油田下屬單位的成本，對(duì)整個(gè)油田降本提效有所助益。

三、油田檔案集中統(tǒng)一管理的合理性

油田檔案集中統(tǒng)一管理的另外一個(gè)優(yōu)勢(shì)是可以增強(qiáng)檔案資源的合理利用。由于油田檔案中有著豐富的數(shù)據(jù)資料，通過(guò)集中統(tǒng)一管理之后，能夠使檔案資源被更多的單位所利用。在獲得了各采油廠管理授權(quán)的基礎(chǔ)上，油田的檔案資源將會(huì)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，可以為油田發(fā)展和社會(huì)發(fā)展提供有效的資源和數(shù)據(jù)。

四、油田檔案集中統(tǒng)一管理的可行性

當(dāng)前，科技發(fā)展為油田檔案集中統(tǒng)一管理奠定了良好的基礎(chǔ)，已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)的選擇。計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、信息化的要求與運(yùn)用，使得油田必須進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。此外，信息化可使檔案管理由紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)換成電子檔案，在實(shí)際的保管和調(diào)用過(guò)程中更加便捷有效，從根本上解決了油田野外作業(yè)時(shí)檔案資料保管難度大的問(wèn)題。可見(jiàn)，科技手段的發(fā)展與運(yùn)用，對(duì)油田檔案集中統(tǒng)一管理工作有著積極的影響和促進(jìn)作用。

通過(guò)上述分析，油田檔案集中統(tǒng)一管理既是一個(gè)大的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是解決油田檔案管理中存在諸多問(wèn)題的有效手段。由此看來(lái)，油田的領(lǐng)導(dǎo)層、管理層以及下屬單位應(yīng)當(dāng)立于發(fā)展戰(zhàn)略高度，充分認(rèn)識(shí)油田檔案集中統(tǒng)一管理的重要性，通過(guò)油田檔案集中統(tǒng)一管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用的科學(xué)化、規(guī)范化、有序化，通過(guò)檔案管理與服務(wù)應(yīng)用，為油田發(fā)展和效益提升做出貢獻(xiàn)。