淺談新冠肺炎疫情防控檔案的收集與管理

文·于蓓

（作者單位：威海市檔案館）

歲末年初，新冠肺炎疫情突然發生并迅速波及全國，所涉范圍之廣、防控措施之強、社會影響之巨史無前例。在這次規模空前的重大防疫工作中，形成大量公共衛生事件檔案資料。這些資料是在中國共產黨領導下全國人民上下一心、攜手戰疫，并迅速控制疫情、恢復生產的真實記錄，是國家治理體系和治理能力邁向現代化的真實反映，也是中國精神、中國力量、中國效率和負責任大國形象的集中體現。對檔案部門來說，系統規范收集這次疫情防控檔案，既是一次凸顯其重要性的機遇，也是一次嚴峻的考驗，廣大檔案工作者應樹立大局意識、責任意識、服務意識，既做好各級黨委政府、各部門（單位）防疫檔案建檔的指導工作，同時向社會各界廣泛征集群眾參與疫情防控檔案，做好歷史的記錄者、見證者，做好檔案資料的構建者、守護者，完成社會賦予我們檔案人的神圣使命。

一、新冠肺炎疫情防控檔案形成的特點

新冠肺炎疫情防控檔案，是指在疫情防控及統籌推進疫情防控與經濟社會發展工作中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同形式的原始記錄，與其他檔案相比，具有以下幾個特點。

一是形成的突發性。新冠肺炎疫情來勢兇猛，屬重大突發公共衛生事件，是一場同時間賽跑、與病魔較量的阻擊戰。由于這一阻擊戰是非常規工作，檔案的形成具有突發性。對檔案工作者而言，面臨新的組織領導體系、新的工作任務、新的環境和新的要求，其檔案制度建設、業務指導、溝通協調、檔案收集整理、鑒定歸檔等都無經驗可循，加上疫情檔案形成速度快、數量多，前期工作顯得倉促和被動。

二是資源的分散性。疫情防控工作是全民“戰疫”，從黨委政府到村莊社區基層組織，從機關到學校，從城市到農村，各級組織、社會各界全民參與，涉及的領域多、范圍廣，因而防疫檔案資料形成于社會各個層面、各個行業，具有較強的分散性。再加上各部門一般沒有專職檔案人員，檔案資料往往滯于各個科室或個人手中，缺乏集中統一管理，造成檔案零亂分散。

三是類別的多樣性。疫情防控工作是一項系統工程，涉及部門、行業較多，形成的檔案類別呈多樣性。從內容上看，有各級黨委政府的重大決策部署、實施方案、防控措施、工作報告等文書檔案，有醫療衛生機構形成的防控治療和科研檔案，有各行各業形成的群防共管檔案，有宣傳橫幅、臨時出入證、各類藝術作品、個人工作日記等實物檔案；從形式上看，有照片、音視頻、電子文檔、網頁信息、網絡新媒體（微信、微博、短視頻等）檔案等。

四是收集的難度大。新冠肺炎是一種傳染性極強的疾病，醫務人員要全副武裝才能進入病區一線，其他工作人員無法靠近，不能及時拍攝到醫務人員救治護理的工作場面，給檔案收集工作帶來限制和遺憾。疫情防控工作中，各地區、各部門及參與者都處于忙碌和緊張狀態，無暇顧及檔案的收集歸檔工作，有些部門為了自身工作方便，不愿將經辦的文件材料移交，不同程度上影響了檔案的完整性。另外，民間形成的具有代表性的檔案難以掌握，收集難度比較大。

二、新冠肺炎疫情檔案收集與管理工作的建議

確保疫情防控檔案齊全完整不僅是疫情防控工作的現實之需，更是檔案部門的歷史之責，要充分認識做好疫情防控檔案收集與管理工作的重要性，主動介入、全程服務，記錄好抗擊疫情歷程，講好抗擊疫情故事。

一要積極跟進，全程服務。檔案部門要充分履行職責使命，積極跟進、靠前服務。檔案工作者要主動全面了解疫情防控指揮部及相關職能部門的防疫情況，弄清工作流程和內容，掌握疫情防控規律和特點，對防疫過程所產生的相關文件材料進行認真分析。在此基礎上合理制定疫情防控工作文件材料歸檔范圍，有針對性地指導、協助各條戰線上的疫情防控工作人員，做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，對疫情防控全過程檔案進行跟蹤服務。

二要主動出擊，廣泛收集。收集并保存疫情防控工作全過程形成的檔案資料是檔案工作者的職責所在，必須以高度的政治敏銳性和使命感，主動出擊，廣泛收集。一是全過程收集。防疫檔案收集應當貫穿疫情防控工作整個過程，業務指導人員要根據疫情防控工作文件材料歸檔范圍，全面下沉、緊扣重點，深入疫情防控職能部門，分類指導，精準服務，確保在疫情防控和復工復產過程中形成的各類檔案得到及時有效收集。二是廣渠道征集。疫情期間，一些非政府組織、基層單位、志愿者和普通百姓形成的具有代表性的檔案無法按正常接收流程收集歸檔，但它們又是常規檔案的重要補充，因而檔案工作者要廣泛宣傳，借社會各界之力依法征集，確保疫情防控檔案材料齊全、完整，使疫情防控檔案更加立體、全面、豐富、生動。

三要嚴格標準，及時歸檔。疫情結束后，相關部門和單位要立即安排專人把握重點、集中收集、系統整理、及時歸檔。疫情防控文件材料的整理應按照《歸檔文件整理規則》的要求進行分類整理，聲像檔案、實物檔案及病歷檔案等應按照國家有關規范標準整理，做到組件合理、分類準確、排列有序、編號規范。其中各級黨委政府成立的防控工作領導小組（指揮部）及辦公室為臨時機構，下設若干個小組，將每小組作為一個機構，整理時可按年度－保管期限－機構分類法進行；醫療衛生防控機構和疫情防控重要職能部門因承擔大量防控工作，形成的文件較多，可按年度－保管期限－問題進行分類整理。鑒于疫情防控工作較為重要，在今后較長時間甚至在人類歷史中都有重要價值，保管期限原則上可以統一定為永久。經規范整理的疫情防控檔案應在疫情結束后2～3個月移交同級國家綜合檔案館，按照專題檔案設獨立全宗進行管理。

四要立足長遠，構建防疫檔案專題數據庫。為滿足長遠需求，要將疫情專題檔案納入檔案館信息化建設體系，做好文件材料的加工整理和著錄標引、數字加工等，建立“新冠肺炎疫情防控專題檔案數據庫”，實現全文檢索，為應對未來可能發生的重大突發公共衛生事件提供完整、系統、準確的檔案信息支撐。要積極探索運用大數據、云計算等新技術，提高疫情防控檔案管理的信息化水平。要加強疫情防控檔案信息資源共享，逐步將可公開的疫情防控檔案信息上傳網絡，提供遠程檔案信息服務。

五要加強編研，優化開發利用。在此次疫情防控工作中，多地檔案部門扛起責任擔當、主動奮力而為，利用2003年抗“非典”檔案資料為新冠肺炎疫情防控工作提供參考借鑒。火神山、雷神山兩座醫院“光速”建成使用，就是汲取了17年前小湯山醫院的成功經驗，檔案在關鍵時刻發揮重要作用正是源于對歷史記錄的有效收集。檔案部門要積極發揮檔案資政的重要作用，深入挖掘疫情防控檔案信息資源，加大編研力度，形成高質量的史料和資政文章，及時報黨委、政府參閱，送相關部門參考，更好發揮檔案的資政輔治作用。