醫(yī)療保障局電子檔案管理建設措施

何晨

（河北省保定市蠡縣醫(yī)療保障局，河北 保定 071400）

在我國全力發(fā)展社會主義經(jīng)濟的大環(huán)境下，社會體制方面也在不斷進步和發(fā)展。醫(yī)療保險制度關系到群眾基本的健康保障，因此也有著較高的發(fā)展需求。醫(yī)保信息檔案是醫(yī)保體系中的一個重要環(huán)節(jié)，我國由于人口基數(shù)大，隨著城市化的發(fā)展，醫(yī)保檔案通過紙質化管理模式開展的壓力越來越大，因此催生了電子醫(yī)療保險檔案的快速到來，為醫(yī)保局的檔案管理工作提供較大的支持。

一、醫(yī)療保障局電子檔案管理概述

我國醫(yī)療的現(xiàn)行體制決定了，群眾到大城市醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院的集中程度非常高，這種情況下，醫(yī)保涉及到的信息也就更多，在醫(yī)院檔案管理難度也增加了。電子檔案的出現(xiàn)，有效提高了醫(yī)院醫(yī)保相關制度下的辦事效率。我國的醫(yī)保系統(tǒng)中，文件主要來自于門診保險和住院住院保險兩個部分，而檔案的收集與管理都將匯總到醫(yī)療保障局的經(jīng)辦機構。利用信息化的支付體系，患者在門診就醫(yī)或者住院的過程過程中，都可在醫(yī)院進行刷卡，同時其就診信息和醫(yī)療費用的相關記錄就能上傳到醫(yī)保局的經(jīng)辦機構，并形成電子文檔留存下來。參保人員和醫(yī)保局都可以輕易地查詢到該次醫(yī)保的具體信息。醫(yī)保檔案對于我國醫(yī)保系統(tǒng)的整體建設也有著重要意義，隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，對于醫(yī)保有著大量數(shù)據(jù)的行業(yè)來說，可以通過數(shù)據(jù)建立有效的模型，充分挖掘數(shù)據(jù)背后的深層次含義，能夠讓醫(yī)保局的管理者更加清晰的了解醫(yī)保費用的總體情況。

由于每一次就醫(yī)都會進行醫(yī)保數(shù)據(jù)的記錄并形成電子文檔，這樣長期積累下來的電子文件量是非常大的，文件檔案的管理也成了一個難度較高的問題。這就要求在醫(yī)療保障局中，建立一支專業(yè)的電子文件管理小組，以團隊的形式對電子文件進行更加科學、規(guī)范的管理。電子文檔管理人員應當通過軟件和數(shù)據(jù)參數(shù)，定期將符合歸檔要求的檔案進行分類，歸檔，并移交到醫(yī)保局檔案管理部門進行保管。一般情況下，做好清楚分類歸檔的文件，檔案部門可直接對電子檔案進行光盤刻錄統(tǒng)一保存，并且可以做兩份管理，一份復制使用，一份歸檔留存。對于電子檔案中核心關鍵的文檔，醫(yī)療保障局應當更加重視，檢查其文檔的形式、公章等是否符合規(guī)范的要求。

二、醫(yī)保局電子檔案管理體系的建設

醫(yī)保局電子檔案的歸檔首先要做好范圍確定的工作，在整個工作的最初環(huán)節(jié)，就要弄清楚哪些文件和信息是需要納入到檔案管理范圍中來的。一般來說，醫(yī)保電子文檔在信息中，需要包含參保人員信息，所繳費用信息，醫(yī)保轉移信息，具體就診信息等，在方式上，隨著信息化計算機處理能力的增強，應當通過數(shù)據(jù)的控制采用電子文件自動化歸檔的模式，提高檔案管理的工作效率。

電子檔案的時間是管理體系的另一個規(guī)范化要求，應當進行更加嚴格的管理。一般來說，醫(yī)保檔案的電子文檔通常都在就醫(yī)所有過程完成以后，在某一個選定好的時間段內對文件進行歸檔處理，主要采用階段化的管理模式，但應當根據(jù)時間情況和變化，對歸檔的時間段做出適當?shù)倪x擇，降低歸檔出現(xiàn)錯誤的可能，使電子檔案管理工作的質量和效率都得到提升。

醫(yī)保電子檔案體系中對安全性有著較多的考量。因此在電子文檔的保存中，首先通過輔助雙份的方式來保存，一份是封存不再使用的，另一份是臨時使用的。同時，對于機密性的文件在歸檔的過程中還應做好加密處理，有效保證每一個參保人員必要的隱私，加密儲存的文件應當單獨歸類管理，并做好解密的相關工作，以防文件完全失去效用。在文檔保存的載體上，也應當注意采用簡單慣用的格式，以防文檔由于格式的不一樣在特定的環(huán)境中無法使用。對于儲存所采用的載體，一般可選擇光盤、U 盤、硬盤等方式，我國的醫(yī)療保障局一般采用光盤的形式，避免其他儲存設備由于磁性材料不穩(wěn)定性造成的風險。

醫(yī)療電子檔案的最后一個階段就是保管階段，首先要對醫(yī)保電子檔案管理人員的基本素質進行加強。從理念上改變輕視管理工作的看法。很多工作人員會認為管理保存的工作非常容易，而實際上管理醫(yī)保電子檔案信息，不僅需要懂得文檔的基本信息知識和使用方法，還需要對計算機的各種基本使用和技巧有著熟練的操作能力。對文檔處理上，還需要有著一定的管理思維。同時，即使不加密的文檔，醫(yī)保信息檔案相對來說還是較為機密性的文件，管理人員在招聘和選用人工的過程中，應當采用較為嚴格的審核機制，不僅是基本知識水平，還需要有過硬的道德水平。并且，在日常工作中需要保持定期的培訓，培訓包括專業(yè)技能培訓和思想理念培訓兩方面，通過體系化的方式，從長期上保持醫(yī)保局電子檔案管理人員隊伍的工作精神。

三、結語

自我國醫(yī)療保障政策實施以來，醫(yī)療信息檔案問題一直是醫(yī)療保障局工作的一個重要組成部分。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，醫(yī)療保障部門和學術界也一直對醫(yī)保電子文檔的歸檔和保存管理方式進行這廣泛的討論，希望通過最優(yōu)的方式來保障其安全性、穩(wěn)定性、可靠性。在信息化潛力不斷挖掘的形勢下，在醫(yī)保局電子檔案的處理上，逐漸建立了一套更為科學、合理的體系方法，相信在醫(yī)保局管理者和工作人員的努力下，醫(yī)保電子檔案管理體系將會更加完善。