基于OA平臺的醫院科研試劑耗材采購流程構建

胡曉渤，王玉貴，杜士明，簡鋼

十堰市太和醫院（湖北醫藥學院附屬醫院）a.招標辦；b.科研處，湖北十堰442000

引言

2017年國務院辦公廳印發的《國務院辦公廳關于建立現代醫院管理制度的指導意見》明確要求公立醫院健全信息管理制度，完善藥品耗材管理[1]。近些年，隨著各級醫院對信息化投入的加大[2]，信息化管理手段已被廣泛運用在醫用耗材管理中[3]，醫用耗材的采購管理水平已得到一定程度的規范和提高。然而，科研試劑及耗材作為醫院科研體系中的物質基礎，其采購環節卻長期缺乏有效監管。科研人員通常是使用課題經費自行采購試劑耗材使用，盡管這種方式為科研人員提供了一定的便利，但也存在諸多的弊端，如產品價格難以降低，產品質量無法保證，購買產品的途徑不一定合法合規[4]。如何規范進行科研試劑耗材采購是醫院亟待解決的問題。

此前我國一些學者對科研試劑耗材采購進行了研究，李國榮等[5]認為應該加強管理，優化科研試劑耗材采購流程，推行集中采購與線上平臺采購。曾堃等[6]對醫院試劑耗材的集中采購方式進行了研究，得出集中采購可以降低采購成本。鐘永泉等[7]探討了基于網絡的科研試劑耗材管理，認為網絡化管理是十分必要的，提高了試劑耗材管理的運行效率，節約了成本。從這些研究中可以發現，科研試劑耗材的采購管理已越來越得到重視，學者們也都提出借助信息化來實現規范的采購，但這些研究多是將采購活動中的一些環節“搬”到線上進行，并不是采購全流程電子化。另外所使用的采購系統有的是第三方的，成本較高，同時也不能很好適應醫院的個性化需求。因此，本文在研究當前醫院科研試劑耗材采購現狀后，提出借助醫院現有的OA平臺來實現科研試劑耗材采購全流程電子化，這種模式既節省了用于購買軟件的成本數10萬元，也提升了科研試劑耗材的采購管理水平，規范了采購行為，同時有效縮短了采購耗時，具有一定的參考借鑒意義。

1 現狀分析

1.1 醫院科研試劑耗材采購存在的問題

我院目前的科研試劑耗材采購方式為分散采購[8]，科研人員根據使用需求提出采購申請，科研處審批通過后，科研人員自行聯系供應商購買，供應商供貨并開具發票，科研人員到職能科室辦理出入庫手續，最后由財經處辦理結賬付款。具體流程如圖1所示。

圖1 原科研試劑耗材采購流程圖

這種“按需購買、隨買隨用”的采購方式，容易造成以下問題：①科研試劑耗材管理使用效率較低，而且存在一定的漏洞，缺乏對科研人員和供應商有效的監督和管理，容易導致科研經費的浪費[9]；②醫院采購的科研試劑耗材具有批次多、數量大、品種繁、價格高、包裝規格不一、質量級別繁雜且無規范統一分類方法等特點[10]，通過這種方式采購的科研試劑耗材質量難以得到保證，進而對科研活動產生影響；③忽略了對供應商資質的審核。供應商的基本信息包括：營業執照、生產許可證或企業經營許可證、危險化學品經營許可證、廠家的品牌授權書等[11]，這些都需要專業的職能科室審核，避免引起法律風險；④采購耗時過長。這種線下采購的方式，需要拿著紙質的審批文件找各類人員簽字審批，從提出申請到完成采購往往需要1個月甚至更長時間。

1.2 醫院科研試劑耗材采購改進對策

要改變目前分散采購的現狀，首先需要統籌管理，劃分職責。科研處作為科研室所的歸口管理部門，牽頭進行科研試劑耗材采購制度的建立和管理[12]，明確采購辦法和各職能科室的管理職責；其次應該針對原有采購流程存在的問題，再造科學合理的采購流程，通過流程控制采購過程的各個環節，使醫院科研試劑耗材采購活動規范起來；最后要將科學合理的采購流程落地實施，使其真正發揮作用。

但是，如何將采購流程落地實施是一個難題。如果以傳統的手工和紙質媒介為基礎，工作效率低下，還容易使科研人員陷入繁雜的“跑審批”事項中。科研試劑耗材采購應在規范管理的基礎上，盡可能為科研人員提供便利，不能造成額外負擔[13]，否則就有可能弄巧成拙。而基于網絡的試劑耗材采購成為近幾年的研究熱點，也是未來的發展趨勢。這種方式的優勢在于借助信息化的手段，構建閉環的流程，使采購活動規范、透明、可控，同時可以利用網絡的便利，為科研人員提供高效的服務。因此，我們決定通過信息化手段來構建新的科研試劑耗材采購流程。

2 流程構建

2.1 設計

借助信息化手段構建采購流程有三種方式：①購買具有科研試劑耗材采購功能模塊的信息系統。這種方式的優點是部署較為快捷，缺點是成本較高，也不一定適用于醫院的實際情況，需要做較大改動；②依托醫院信息部門自主開發一套科研試劑耗材采購系統。這種方式的優點是可以根據醫院實際情況定制開發，缺點是開發周期較長，不能盡快滿足使用需要；③借助醫院現有信息系統構建采購流程。這種方式的優點是成本低，缺點是功能不一定完善。經過對比，我們決定采用第三種方式。通過梳理醫院現有的信息系統，我們認為OA平臺中的工作流程模塊比較適合構建科研試劑耗材采購流程。

接下來，通過走訪各個科研室所及臨床的科研人員、藥學部、后勤服務中心等科室，收集需求，在做好需求分析后，設計了基于OA平臺的科研試劑耗材采購流程的整體架構（圖2）。該系統的運行環境為：1臺數據庫服務器，1臺中間件服務器，其品牌型號為HPE DL580，配置均為4顆CPU，32 G內存，600 G硬盤2塊，操作系統為Windows Server 2008 R2，數據庫為Oracle 11g。基于OA平臺的醫院科研試劑耗材采購流程架構如圖2所示。

圖2 基于OA平臺的醫院科研試劑耗材采購流程架構

2.2 實施

結合實際情況，兼顧規范與效率，制定了科研試劑耗材采購管理辦法：①科研試劑耗材實行分類采購，科研處統籌管理，各職能科室各負其責；②根據采購金額不同，使用不同流程。單價在1000元以下，且年度累計采購金額不超過5000元的零散采購，由科研人員申請，經審批后職能科室直接采購；單價超過1000元，或年度累計采購金額超過5000元的采購，由科研人員申請，招標辦集中議價后，職能科室再行采購。并且規定，已招標議價的試劑耗材進入招標試劑耗材庫，有效期為2年，2年內采購同樣的試劑耗材，經審批后可直接領用，無需再行招標議價程序。根據管理辦法，繪制了2個重要的業務工作流程：科研試劑耗材領用流程（已招標）、科研試劑耗材申購流程（未招標），見圖3。

這些流程，使采購的每個環節都公開、透明，職能部門也可以有效監管，有利于加強科研試劑耗材的統一管理。下面需要將這些流程圖從線下搬到線上，實現電子化網絡化。

圖3 科研試劑耗材業務工作流程

首先，科研人員申購試劑耗材需要填寫試劑耗材的基本信息，如品名、規格、購買數量、經費來源等，根據其特點，我們設計了標準規范的信息表單模板，科研人員將所需購買的試劑耗材按規定格式填寫，見圖4。

我們利用醫院已有OA平臺中的工作流模塊，根據上圖的表單制作出電子表格，并在數據庫中建表，設置對應的字段。為方便科研人員填寫，我們特別增加了“導入”功能，科研人員可以下載Excel模板，在Excel文件中完成填寫后，批量導入到申購表單中，這樣可以節約時間、提高效率。

其次，需要在OA平臺的工作流模塊中新建電子的科研試劑耗材申購流程，按照流程圖中的環節新建節點，選擇每個節點的具體辦理人員，在判斷節點處設置好邏輯關系，然后繪制電子表單，繪制完成后的電子表單如圖5所示。

圖5 OA平臺中的科研試劑耗材采購流程電子表單

最后，聯合流程相關的所有科室進行多次測試，確定OA平臺中的科研試劑耗材采購流程能夠順利走完后，正式面向全院科研人員啟用。

2.3 運行及改進

在電子流程構建完成后，我們將原有的線下紙質流程和OA平臺中的電子流程并軌運行了一段時間，對比觀察2種方式的優劣，并對使用人員進行走訪，收集建議。經過一段時間的運行，我們認為相比線下流程，新構建的基于OA平臺的科研試劑耗材采購流程具有以下優點：①采購全過程可控可監管，所有的數據均存儲在OA平臺中，隨時可調閱查詢，極大的降低了科研試劑耗材采購的風險隱患；②在規范化的同時，也為科研人員提供了便利，科研人員只需將所需使用的科研試劑耗材填入電子表格，導入到OA平臺的采購流程中，就可以從試劑耗材的采購事務中解脫出來，將更多的時間和精力投入到科研工作中；③采購成本得到有效降低[14]。以往分散采購，議價能力有限。通過職能部門招標辦，專業人做專業的事情，集中議價，使科研試劑耗材的采購成本大幅降低。

但同時我們也發現了線上流程存在的一些問題，如審批人員未及時查看信息，使流程耽誤較長時間；目前電子化流程還只能通過電腦端運行，不能隨時隨地查看進度。下一步，我們計劃加入短信提醒功能，并開發移動端平臺，使采購流程更加完善。

3 應用效果

在使用該流程3個月后，我們選取了部分科研試劑耗材進行前后對比分析（表1），可以看出，通過基于OA平臺的醫院科研試劑耗材采購流程，采購同樣的試劑耗材，采購耗時大幅縮短，而采購成本也得到了一定程度降低。說明使用此方式進行科研試劑耗材采購是積極有效的。

表1 部分科研試劑耗材應用采購流程前后對比分析

4 討論

我院基于OA平臺的科研試劑耗材采購流程構建已經完成，初步實現了提高工作效率、降低采購成本等預期效果[15]。相比其他的科研試劑耗材采購系統，這種方式節省了再購買再開發軟件的成本，而這種投入往往需要數十萬元以上。同時借助醫院現有的OA平臺構建流程，用戶對操作界面、功能模塊都較為熟悉，上手較快，為流程更好更快的推廣應用打下了基礎。這是醫院新建電子化流程時可以借鑒參考的。下一階段，可加強該流程與醫院其他信息系統的互聯互通，如與科研項目管理系統聯通，使試劑耗材采購經費與科研項目掛鉤，確保專款專用；與HRP系統中的財務模塊和物資模塊聯通，使試劑耗材的出入庫更為方便；與CA認證聯通，使電子采購流程更安全。

5 總結

通過OA平臺構建醫院科研試劑耗材采購流程，解決了醫院科研試劑采購需要規范管理的問題，實現了采購全過程的公開透明，為醫院科研項目降低了財務成本、時間成本、管理成本，使科研人員可以全身心投入到科研工作本身中[16]。

但此流程的應用中也發現了一些問題：線上審批需要審批人員登錄到OA中，如果長時間未登錄或登錄后未及時審批，也會造成采購的延誤；另外目前審批僅支持PC端，使用有一定局限性。下一步，計劃增加短信提醒功能，開發移動端登錄審批功能，使其更加完善便捷。這一采購流程的順利構建，對醫院科研試劑耗材采購管理具有重要的意義，不僅有利于管理水平的提高，而且可以給科研人員提供更好的服務。未來，這種模式還可以推廣應用到科研管理的各個方面，推動醫院科研水平進一步提升。