高校圖書館座位預約系統實施與存在問題探討

張若友

（山東理工大學圖書館，山東 淄博 255049）

0 引言

作為高校智慧化圖書館建設的一項工作， 座位預約系統在很多高校圖書館全部或部分實施， 收到很好的效果。預約系統首要解決了廣泛存在的“占座問題”，其次提高了座位的利用率和方便性， 即讀者能夠方便及時直觀地找到心儀的或剩余的座位，尤其是考試、期末等座位緊張階段。 但預約過程不可避免地增加了讀者手續，占用了讀者時間；且規則繁多，讀者不適應；系統不穩定、信號強弱不一。因此，有些參數設置、規則等需要進行不斷修正與創新。 本文重點探討如何有效實施該系統，并對一些常見問題提出解決措施。

1 預約座位的分類

預約座位可分為兩類， 一般的座位和專用的座位。 一般的座位是指一般閱覽室或自習室的座位。 專用座位是圖書館設立的各種空間的座位，比如：多媒體空間、知識空間、學習空間、研究空間、文化空間、系統體驗空間、創新空間、社交空間等系列空間的座位。不同功能的空間座位多少不一， 可滿足讀者個人學習、團體協作、項目研討、信息分享等多元化的活動。各空間內座位因相應的硬件配置不同可進一步細分，預約時有所選擇。

2 座位預約系統的實施

2.1 軟件準備

（1）座位預約系統招標：外出調研已充分利用的高校圖書館，針對不同的座位預約系統，詳詢使用情況，比較優劣，提供較成熟的系統軟件供招標選擇。

（2）構建網絡系統：校網絡中心，館內主服務器，門禁系統，無線移動信號源等布線聯網，信號源布局覆蓋全館且穩定等。

2.2 硬件準備

選座設備購置布局， 閱覽桌椅維護配齊并標識，相應的指引標識等。

2.3 相關參數設置

2.3.1 制定各空間使用規則（浙江大學圖書館為例）[1]

一般可根據本館的實際情況制定不同的使用規則。

2.3.2 預約設置（濟南大學圖書館為例）[2]

（1）當日允許預約當日時間從 8:00 到 22:00。 當日允許預約來日時間從00:01 到23:59。

（2）預約最短時間單位為60 分鐘。

（3）可提前1 天預約，每天可預約6 次，每次最多可預約4 小時。 每日可取消預約30 次。 必須提前15分鐘取消預約。預約時間超過15 分鐘未進場，取消其預約，同時認為違約。

（4）允許提前15 分鐘簽到。 中途可臨時離場45分鐘，超出該時間，此座位置為空閑狀態。中途可臨時離場時間特殊設置:11：30～14：00，150 分鐘；17：30～19：00，150 分鐘。

表1 IC 各空間館里使用辦法

（5）預約結束后自動設置用戶狀態為離場 。 允許在預約結束前60 分鐘續約120 分鐘。 強制要求用戶確認結束使用， 用戶必須在預約結束之后15 分鐘內執行該操作。

2.3.3 黑名單規則：對于違規讀者的處理

（1）3 次連續失約，加入黑名單 7 天。

（2）7 天內失約 3 次以后，加入黑名單 7 天。

（3）7 天內提前離場未返回3 次，加入黑名單7 天。

（4）7 天內 10 次未退出，加入黑名單 7 天。

2.4 預約方式

（1）預約網站：讀者可登入圖書館網站，找到座位預約工具條，點擊進入，輸入學號、密碼進行選座。 一般是在館外預約。

（2）圖書館內觸摸屏：刷卡，選座位，確定，一般在館內預約。

（3）手機App：在預約網站掃碼下載。 可館內可館外。

（4）微信公眾號：下載微信公眾號，打開預約。 可館內可館外。

2.5 簽到、暫離和退座

（1）讀者可通過門禁刷卡，選座機刷卡，手機App或微信“搖一搖”簽到。

（2）讀者可通過選座機或微信“搖一搖”辦理暫離。

（3）讀者可通過選座機或微信“搖一搖”辦理退座。

2.6 座位預約系統的實施前期宣傳

（1）以學校文件形式將圖書館實行座位預約系統情況下發學院、職能部門，通報全校師生。

（2）通過圖書館網站、微信公眾號、館內宣傳屏廣泛宣傳。

（3）印制座位預約系統使用說明，發放推廣。

（4）試運行階段，組成專門輔導小組，現場指導讀者使用。

（5）組織圖書館相關部門如辦證、技術部等隨時解決讀者預約過程問題，像密碼丟失，賬號不一致等。

3 座位預約系統的實施中常見問題與解決措施

3.1 座位預約中的不可控問題

（1）讀者離開“履約中”座位，并沒有辦理“暫離”手續。 大部分圖書館沒有設置雙向門禁，讀者離館不需要再次刷卡，超過規定的時間，座位應該被釋放，系統并不能給予記錄和控制，實際形成“占座”。 需要館員的參與性，及時檢查、監督。

（2）讀者沒有預約，或者在館內預約沒有簽到。這種情況就需要給有預約憑證的讀者讓座或現場預約簽到，一般用手機微信“搖一搖”功能實現。

（3）由于預約時長參數設置問題，比如一次預約時長只能4 小時，有些讀者在館學習一天，可能要搬幾次座位或沒了座位，對于讀者“習慣座位”更是挑戰，因此預約時長需要優化設定。

（4）硬件罷工、系統不穩定，或信號強度變化使有些操作無法進行，短時間內影響使用。座位預約的大部分功能都可以通過手機實現， 系統的穩定性和信號的傳輸強弱尤為重要，往往存在有些區域信號強，有些區域信號弱，應提前做好測試，避免屏蔽，保障正常使用。

（5）大部分讀者沒有預約就進館，這在圖書館相對座位較多情況下發生。 究其具體原因，一是座位足夠，沒有必要多此一舉。二是宣傳力度不夠，部分讀者預約，大部分沒有預約，預約座位總是被占，久而久之，預約讀者下降。 三是預約規則太多、太煩，要求太多，讀者不愿意使用，最終導致預約座位系統虛設，沒有發揮應有的作用。

（6）讀者、門禁，預約幾大系統之間數據傳輸問題。 以山東理工大學圖書館為例，學校施行校園一卡通制度， 并且規定讀者必須先預約方可刷卡入館，導致開始試行座位預約系統時問題頻發。①現場預約的讀者需等待5 分鐘左右方可入館，究其原因是校園一卡通數據庫、圖書館讀者數據庫庫、門禁數據庫、預約數據庫和中間數據庫之間的數據轉換造成了時間的延遲。 ②讀者因現場預約時間較短，門禁不開多次刷卡，且不能入館，證卡因惡意刷卡被鎖，只能由技術部館員解鎖才能使用。③讀者集中入館時段數據量較大極易造成系統的崩潰，嚴重影響讀者的正常進館。 ④座位預約系統最好作為相對獨立的系統實施，方能減少使用過程中的問題。

3.2 科學制定預約規則

座位預約的最終目的是提高座位的利用率，規則圍繞這一目的設置， 而不是增加讀者的煩瑣手續，應該是越簡越少越好。

（1）預約時間：一般提前一天預約，筆者認為預約時間可以放開，不用限制。

（2）預約次數：一般規定一天幾次，筆者認為預約次數可以放開，不用限制。以本館為例，考慮讀者公平使用圖書館， 剛開始規定每位讀者每天只能預約2次。在試行中發現，有的讀者沒有入館，兩次機會就已經用完了，經過詢問方知，一是預約時間不合適而取消，二是不熟悉預約規定無意中取消了預約。 一般圖書館開放分三個時段，上午、下午、晚上，如果規定預約最大時長為4 小時， 那么讀者只能預約兩個時段，硬性限制了讀者對圖書館的利用。

（3）預約時長：一般館設置最長4 小時，筆者認為可最長一個開放日， 讓泡館學習者不再一遍遍預約。圖書館的長期工作中發現，經常到館學習者都喜歡固定的座位，尤其是考研讀者熱切希望固定座位，為此座位預約系統也比較人性化的設置了習慣座位選項；那么在圖書館座位不是十分緊張的情況下應優先考慮延長預約時長，保證讀者學習的連續性，節省讀者的時間和精力。

（4）取消預約：可隨時取消預約，不必固定時間，及時釋放座位。

（5）續約：隨時續約，只要沒有被其他讀者約定。（6）離場：規定中晚飯離場時間90 分鐘，臨時離場30 分鐘，系統保留座位。

（7）失約處理:圖書館每天有大量的讀者通過預約入館，有意或無意都存在失約現象，為保障預約系統順利實行，對違約讀者必須有所處罰，一般以暫停幾次預約為處罰，應盡量以教育為主，避免影響讀者對圖書館的利用。

3.3 館員積極參與管理

（1）系統對沒辦理暫離手續中間暫離讀者沒有控制，默認“履約中”，需要館員及時監督、檢查，并對超時者做出處理，這是一項較煩瑣和有責任心的工作。

（2）對沒有預約占座者，館員根據預約憑證，做好占座讀者勸離工作；有些讀者提前到館，有些讀者到時沒有離座，館員應態度熱情、耐心細致的做好說服工作，避免不必要的讀者糾紛。

（3）隨時解決讀者預約中遇到的其他問題。

（4）加強對“空座位”的管理，這里“空座位”是指讀者到館高峰期不可能出現的空座。在讀者較集中入館時期，圖書館座位比較緊張，應該座無虛席，這時應加強對空位的檢查，可以登記空位時長，查出占位者并做出處罰，以減少“虛占”，提高座位利用率。

4 結束語

座位預約系統是圖書館智能化的標志，解決了圖書館較普遍存在的像“占位”“找座”等各類問題。建立座位預約系統的目標應該是充分利用圖書館的空間，盡可能優化空間布局，增加座位數量，即使在入館高峰期，使入館讀者人人有其座，發揮出圖書館空間資源的最大優勢，滿足廣大讀者需要。