數字化環境下檔案信息資源的整合及利用

胡敏霞

【關鍵詞】數字化環境;檔案信息;數字化檔案館

如何實現對檔案資源的進一步整合與利用是檔案管理人員面臨的突出問題。為響應全省“十三五”檔案數字化建設號召，加快推進檔案信息資源的科學整合及高效利用。根據《數字檔案館建設指南》《數字檔案館建設規程》《江蘇省數字檔案室等級評估辦法》的要求，江蘇省南通市如東縣教育體育局檔案室大力推進數字檔案館的創建工作，針對教體局系統檔案室數字化建設現狀，量身定制建設方案。經過努力，如東縣教育體育局檔案室實現了對文書檔案、音像檔案、實物檔案等各類電子化檔案的集中統一管理和在線利用，用信息技術帶動檔案室工作的變革，檔案管理從接收保管傳統媒介檔案到接收保管電子檔案，從實體整理歸類保管到數據整理歸類保管，從人工操作到電腦操作，從檔案資料櫥架存儲到互聯網現代化管理，最終實現了檔案資源共享、技術共享。

一、數字化環境下檔案信息資源整合及利用的路徑

1.數據多跑路，群眾少跑腿。

如東縣教體局檔案室穩步推進檔案資源數字化工作，制定好檔案數字化目標計劃，根據人力、財力、物力等條件分批次對檔案進行數字化處理。如東縣教體局檔案室于2003年應用東方飛揚檔案管理系統，將文書、設備、照片、實物、影像、會計等各類資料檔案全面錄入系統扎口管理，2018年就將管理系統升級為V7.5版，進一步提升了檔案管理的效率。新形勢下，如東縣教體局檔案室注重逐步實施數字化帶動戰略，遵循“增量電子化，存量數字化，利用網絡化”原則，大力推進傳統載體檔案數字化，近幾年來對歷年的文書檔案進行了全文數字化處理，建立電子檔案信息數字庫，全面存儲單位各類檔案資料，實現了電子檔案與卷內目錄、實體檔案的一一對應。通過建設檔案信息資源網絡平臺，有效解決了因時空、門類、人手等造成檔案資源整合利用度不高的問題。

2.軟件多提級，服務少死角。

檔案檢索與調用是電子檔案信息管理系統的重要功能，使用者只需在搜索框內輸入關鍵詞即可快速查找自己所需的檔案，從而更好地發揮檔案的價值。如東縣教體局檔案室使用的V7.5版東方飛揚檔案管理系統設有檔案保存、檔案管理、檔案利用、調閱管理、檔案統計、鑒定銷毀等功能，操作方便、快捷。要查閱所需信息時，只要輸入有關條目，所要調取的檔案目錄就會快速顯示在電腦顯示器上，輕輕一點，所要查詢的內容就會完整清晰地顯現在屏幕，快捷地為局各科室、基層單位及社會各界提供檔案全文的查詢服務，充分發揮電子檔案的優勢。與此同時為穩定提供各項檔案服務，確保在停電、網絡故障、系統維護等特殊時間段的服務不中斷，檔案室還專門建立了各門類檔案的人工案卷檢索目錄，在任何情況下都能滿足檔案使用者的信息查閱需求。

3.資源巧整合，編研高效率。

檔案編研是提升檔案利用價值的重要途徑。在數字化時代，檔案編研的來源包括各類檔案、書籍、新媒體信息等，檔案編研工作者要借助數字化時代的巨大便利，充分開發和運用各種形式的檔案資源，借助數字化渠道有效地開發和利用檔案資源，縮短編研周期，提升編研效率。面對海量的信息資源與社會各界的檔案需求，如東縣教體局檔案室持續加大檔案編研力度，在完成年度歸檔工作任務后，利用室藏優勢，編制了《組織機構沿革》《全宗指南》《高校錄取名冊》等資料，每年的“如東縣教育成果匯編”“全縣教育行政干部屆中考核材料”等利用智慧云平臺，科學設置欄目，由基層單位專人上傳，檔案室一鍵整合生成，大大節約了時間。

二、數字化環境下檔案信息資源整合及利用的保障

1.完善管理網絡，全方位強化工作制度保障。

明晰的檔案管理及服務體制是做好檔案整合與利用的基礎，能夠為有序開展檔案管理活動提供有力保障。良好的檔案管理及開發體制要確保領導有力、責任到人、權責明確，以提升檔案管理與開發效率，如東縣教體局檔案室成立了由主管領導、分管領導、科室領導、檔案人員及兼職檔案員組成的檔案管理網絡，形成主管領導為第一責任人，分管領導為具體責任人，專職人員為主要責任人，兼職人員為連帶責任人的責任體系，全局聯動，整體推進。檔案室還對檔案信息化工作進行不定期的檢查，并多層面加強檔案人員的業務能力培訓，對兼職檔案員開展各種形式的培訓指導，并邀請上級主管部門多次調研、把脈、指導，不斷優化檔案管理流程，改進檔案管理工作細節，使檔案工作更加規范。

如東縣教體局檔案室在落實《機關檔案工作業務建設規范》《機關檔案管理規定》等制度的基礎上，還結合單位實際情況制定并完善了《如東縣教育體育局檔案信息化管理制度》《目錄數據庫校對制度》等。規范了電子檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作流程。同時，為理順檔案管理機制，如東縣教體局檔案室制定了《檔案工作領導小組職責》《檔案工作人員的崗位職責》等，健全了工作責任和反饋機制，建立了有效的監督機制，每年年初簽訂服務作風建設責任書，將數字檔案室工作作為推動局檔案事業快速發展的重要抓手，并納入年度工作計劃。每月檔案工作都有具體安排，年中檔案室成員要總結上半年工作情況，并規劃下半年工作，提出可行的措施。每年末，科室內部還要開展評比，督促檔案人員在平時就管好用好檔案。

2. 落實硬核措施，多層次強化信息安全保障。

首先，從思想上提高處理網絡信息安全突發事件的站位，將檔案信息安全放在關鍵位置，筑牢檔案信息安全保障體系的防護盾、安全網，確保檔案管理系統和數據的安全可靠，防止檔案信息泄密、失密、損壞和丟失。其次，從制度上保證檔案信息安全建設有章可循，嚴格遵守國家檔案保密方面的相關法律法規。在此基礎上，完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，建立了庫房安全月度檢查制度，下班安全檢查制度，確保庫房安全。同時如東縣教體局檔案室大力組織開展各種形式的信息安全技術培訓及信息安全法治教育活動，單位各級領導、職工認真學習、熟悉檔案管理相關法律法規，增強依法治檔管檔意識。再次，在數字化環境中，檔案安全管理又增加了信息系統安全這一重要內容。因此，檔案管理人員不但要做好常規的檔案安全管理工作，還應借助殺毒軟件等措施確保檔案信息系統不中病毒。最后，完善備份機制。為確保數據安全，根據檔案重要程度以及管理使用的需要，對電子檔案數據進行脫機備份、異地備份等。另刻錄光盤及在移動硬盤上保存，提高了管理系統的安全性和可靠性，避免了檔案資料損壞、丟失等問題的發生。

3. 加強隊伍建設，寬領域強化人才活力保障。

在數字化環境中，信息技術在檔案管理中的應用進一步加大了檔案管理與開發對高素質人才的需求。面對日新月異的檔案信息技術，如東縣教體局檔案室積極“整軍備戰”，從以下方面采取了人才隊伍建設舉措：一是加強了對現有檔案管理人員的信息素養培訓，定期開展遠程教育、業務培訓、學術交流、專題講座等，時刻掌握檔案工作新動態，讓每個檔案管理人員都熟悉信息化檔案管理系統的使用方法，數字化檔案資源的歸檔、整理、整合辦法，確?，F有檔案人員的知識結構與時俱進，適應時代需求。二是加強檔案業務交流。依托網絡平臺，建立檔案工作QQ群、微信群，聯合檔案局業務指導人員組織專兼職檔案員圍繞檔案工作的新要求、新思路，進行答疑解惑，不斷提高業務素質。三是積極調整檔案管理隊伍，引進掌握檔案知識與計算機知識的復合型人才。為高素質、年輕化檔案管理人才敞開了大門，積極吸收新鮮血液，實現了檔案管理隊伍的年輕化，保持了檔案管理隊伍的活力。