告別圖表，讓Excel數(shù)據(jù)顯示更直觀

平時辦公用戶經(jīng)常需要對客戶級別、員工銷售業(yè)績、完成任務(wù)進度等進行統(tǒng)計展示，常規(guī)的方法是在微軟Excel中使用傳統(tǒng)的圖表來展示。如果需要展示的數(shù)據(jù)很多，需要制作的圖表就很多，不僅費時費力，查看起來效果也不佳。其實借助Excel的其他組件，不用圖表也可以制作出更直觀的數(shù)據(jù)顯示效果。

客戶級別，星級表述

使用工具：REPT函數(shù)+IF函數(shù)

為了直觀地表示一定的評級，用戶經(jīng)常使用“★”的多少來進行表述。如果現(xiàn)在需要對客戶的級別進行表述，在Excel中同樣可以借助“★”來表示。比如某商城會員根據(jù)積分分為普通會員（小于57分，對應(yīng)三星級以下會員）、高級會員（積分在57～76分，對應(yīng)三星級會員）和VIP會員（積分大于76分，四星級以上會員）三檔，如果手動進行分類填寫，費時費力，借助REPT函數(shù)和IF函數(shù)，則可以將會員級別更直觀地體現(xiàn)出來。

REPT函數(shù)格式是“REPT（text，number_times）”，其中text是指需要重復(fù)顯示的文本，number_times則表示指定文本重復(fù)次數(shù)的整數(shù)（如果 number_times 不是整數(shù)，則將被截尾取整）。

而通過積分規(guī)則可以知道，這里每19個積分對應(yīng)一顆星，因此用戶只要在B2輸入公式“=REPT（“★”，B2/19）”，表示使用B2的數(shù)值除以19得到重復(fù)顯示文本數(shù)（文本則為“★”符號），這樣將公式下拉填充后，就可以直接看到客戶的星級了（圖1）。

IF函數(shù)則可以將客戶星級標注為對應(yīng)的級別，定位到D2輸入公式“=IF（B2<57，“普通會員”，IF（B2<76，“高級會員”，“VIP會員”））”。這里使用嵌套函數(shù)對B2的值進行判斷，按照積分的標準顯示指定的會員名稱，同上下拉公式后，就可以顯示所有會員級別名稱。經(jīng)過這樣的設(shè)計，會員是什么星級，對應(yīng)什么級別的會員是不是一目了然了呢？（圖2）

生產(chǎn)進度，進度條表述

使用工具：條件格式

為了讓生產(chǎn)部門的完成進度表達更直觀，使用百分比表示無疑更好。當(dāng)然僅靠簡單的數(shù)字無法直觀表示完成進度，利用條件格式設(shè)置進度條的方式，可以達到更好的表示效果。比如在圖3中，選中D2：D5數(shù)據(jù)，點擊“開始→條件格式→其他規(guī)則→基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，在下方的格式樣式選項選擇“數(shù)據(jù)條”，最小值和最大值分別選擇“百分比”，填充選擇紅色的實心填充（圖3）。

完成上述設(shè)置后返回Excel窗口，可以看到在統(tǒng)計完成率的單元格上會自動使用紅色進度條進行填充，通過填充百分比，就可以直觀地看到完成進度數(shù)值的對比了（圖4）。

當(dāng)然條件格式的設(shè)置功能很豐富，用戶可以根據(jù)實際需要選擇不同設(shè)置方式，比如為了更突出表示當(dāng)月產(chǎn)量最高的部門，可以通過條件格式為該部門添加紅旗標記。同上，添加“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，格式樣式選擇“圖標→紅旗圖標”，在下方的“當(dāng)值是”的值設(shè)置框中輸入公式“=LARGE（$C$2：$C$5，1）”（表示選擇數(shù)值最高的單元格在其中添加紅旗標記，其他值設(shè)置為無單元格圖標），這樣應(yīng)用格式后產(chǎn)量最高的部門就一目了然了（圖5）。

業(yè)績狀態(tài)，表情圖標表述

使用工具：IF函數(shù)+Wingdings字體

日常聊天對話中，我們經(jīng)常使用笑臉、哭臉等表情包表示喜悅、傷心，這類表情同樣可以用來直觀表示業(yè)績的完成狀態(tài)。比如在圖6所示的員工業(yè)績完成狀態(tài)中，需要將超額完成業(yè)績的員工狀態(tài)使用笑臉標識，未完成的使用哭臉標識，正好完成則為普通笑臉。

定位到E2，輸入公式“=IF（D2<1，“L”，IF（D2=1，“K”，“J”））”，公式的含義同上，這里通過D2的數(shù)值判斷，按條件在E列填充添加大寫字母符號：L、K、J（分別對應(yīng)完成率小于100%、等于100和大于100%的狀態(tài)顯示），然后將D2：D5的字體設(shè)置為“Wingdings”字體，同時設(shè)置字體為加粗，字號為“20”，這樣完成狀態(tài)就會顯示對應(yīng)的笑臉、哭臉等表情圖標了（圖6）。

小提示：Wingdings字體的其他字母會顯示不同符號，可以點擊“插入→符號”，在字體中選擇“Wingdings”，就可以插入其他需要的符號。

為了更直觀地表示狀態(tài)，同樣可以使用條件格式對圖標進行上色。選中D2：D5，點擊“開始→條件格式→突出顯示單元格的規(guī)則→文本包含”，然后設(shè)置文本包含“L”時，將單元格的字體設(shè)置為紅色。同上，繼續(xù)設(shè)置文本包含“J”時顯示為綠色，這樣每個部門的完成狀態(tài)以不同顏色顯示，是不是更直觀呢？（圖7）

增長狀態(tài)，直觀文字+圖標表述

使用工具：Text函數(shù)+條件格式

在對產(chǎn)量、銷量進行統(tǒng)計時，經(jīng)常要將當(dāng)前數(shù)據(jù)和去年同期的數(shù)據(jù)進行比較。如果只是單純的數(shù)字顯示效果當(dāng)然不佳，借助Text函數(shù)則可以對顯示格式進行更直觀的表示，比如圖 8是某公司今年和去年的銷量統(tǒng)計表，現(xiàn)在需要使用“文字+符號（↑↓）”分別表示增長和負增長，更直觀顯示同比情況。

定位到E2，輸入公式“=TEXT（（C2-B2）/B2*100%，“↑同比增加0.00%;↓同比減少-0.00%;→沒有增長”）”，這里使用Text函數(shù)，將同比增速即“（C2-B2）/B2*100%”的運算值轉(zhuǎn)化為自定義文本顯示，其中大于零的數(shù)值轉(zhuǎn)化為“↑同比增加0.00%”的文本顯示，小于零的數(shù)值則轉(zhuǎn)化為“↓同比減少-0.00%”，這樣的文本既包含直觀的增加/減少符號（↑↓），同時還通過簡潔的文字進行表達。為了有更好的顯示效果，同上可以添加條件格式（選中E2：E5，設(shè)置當(dāng)單元格包含↑↓文本時分別設(shè)置填充為紅色和綠色顯示），最終的表述效果如圖8。

當(dāng)然也可以結(jié)合上述介紹的方法，綜合多種表述方法。比如在圖9是某班學(xué)生的半期考和期末考的名次排位，同上在D2輸入公式“=IF（B2-C2<0，“D”，IF（B2-C2>0，“C”，“F”））”，表示將前后名次進行運算，然后使用C、D、F進行表示，這樣設(shè)置為Wingdings字體后，就可以使用拳頭表情圖標來表示名次的變化。

繼續(xù)在E2輸入公式“=TEXT（B2-C2，“和上次相比進步了0名 再接再厲;和上次相比退步了-0名 多加努力;原地踏步 好好加油”）”，下拉填充后，再結(jié)合條件格式設(shè)置字體顏色，最終效果如圖9所示，這樣名次統(tǒng)計結(jié)果就更直觀了。