電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用研究

摘 要：社保檔案關乎著社保登記、征繳、核發等程序，同時是參保單位及個人權益的準確性記錄。文章在論述電子檔案及條形碼技術的基礎上，著重探究了二者在社保檔案管理中的應用。

關鍵詞：電子檔案;條形碼技術;社保檔案;應用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.089

社保檔案與人民的切身利益相關，關乎著千家萬戶的社保信息，是社會保險管理不可或缺的重要依據。為推動社保功能的落實，運用電子檔案及條形碼技術勢在必行，從而構建全面的電子信息庫，以為新時期社保工作提供可行性依據。

1 電子檔案及條形碼技術的概述

近些年，居民參保數量呈現出逐年遞增的趨勢，社保檔案的數量及信息量也隨之持續性增長。為緩解信息量暴增的數據壓力，應用計算機信息技術手段勢在必行。在此背景下，社保檔案管理早已突破了以往的檔案室（館）管理，并開始構建公共管理信息平臺，實踐來看，依托于該平臺，能夠收集到將區域內所有的社保檔案資料信息及數據，并進行相對應的處理，分類、歸檔及存儲等等，一方面節省了儲存空間，另一方面也極大的提升了檔案的完整性及安全性。

基于條形碼技術，我們可以簡單理解為把若干個寬度不一的黑條與空白，按照特定的編碼標準加以排列，排列方式的不同所呈現出來的信息也各不相同，由此得到了表示信息的圖形標識符。條形碼由一維條碼、二維條碼等兩部分構成，前者通過一組寬度、反射率均存在差異的“條”“空”組成，用以表達相對應的信息;后者則是由某種幾何圖形而構成，依據一定的規律分布在二維方向，是一種黑白相間的圖形，用來記錄相對應的數據符號。現階段，條形碼已經被廣泛應用在商品名稱標注、銀行系統等方面，在信息識別上得到了良好的應用效果。而以恰當的方式以條形碼技術作為輔助手段應用在社保檔案管理中，進而實現社保業務操作、實物檔案、電子文檔三者的有效整合，能夠使檔案管理愈加的全面化、智能化、高效化。

2 電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的具體應用

現階段，在大數據平臺、互聯網技術的支持下，電子檔案及條形碼發展迅速，在社保檔案的收集、歸類及整合等方面發揮著重要作用，對于檔案管理效率的提升有著積極影響。

2.1 應用形式

2.1.1 統一編碼

條形碼技術，是基于Code128碼而實現的，該碼的長度與內容都能夠調節，設定值是以社保檔案管理的具體要求作為依據的。在我們辦理社保業務時，均可產生與該業務相對應的業務流水條形碼，通過掃描該條形碼能夠得知業務信息，包括業務類型、辦理人的基本信息、受理時間等等。借助先進的激光打印機可將這類條形碼制成滿足要求的條碼標簽，然后將其粘貼在相應的檔案位置，類似于“身份證”的作用，達到“一碼一對應”的效果。考慮到社保條形碼的重要性，在保管時應格外注重，社保檔案管理人員可通過應用電子掃描技術，將條形碼和相關的業務檔案進行綁定，并依托于計算機構建電子社保檔案目錄。

2.1.2 定位管理

在處理實際的社保業務時，會面對繳費用戶個人資料變更、審核等多項繁瑣的工作，如能夠做到社保檔案的定位查詢便可大幅度提升工作效率。就此，我們可以以上一步驟中所得到的編碼作為基礎，也就是說使用條形碼來取代“檔案編號”的作用，借助先進的激光打印機可將這類條形碼制成滿足要求的條碼標簽，然后將其粘貼在相應的檔案位置，當有信息查詢的需求時，便可通過掃描該條形碼讀取的相對應的信息及數據，由此精準定位便實現了。再加之條形碼的唯一特性，也規避了檔案重復管理的問題，使得查詢過程更加的便利。

2.1.3 復制備份

現階段，我國社保業務系統早已接入了計算機技術，智能化趨勢明顯。其實，社保業務類似于銀行業務，一個業務會有與之相對應的流水號。在條形碼技術的支持下，我們可以將受理過的社保業務的流水號以條形碼的形態表現出來，并將這些業務信息儲存到電子檔案庫之中。為防止資料由于不可抗力的丟失或損壞，也可借助于電子檔案技術與條形碼技術，進行檔案的備份保存，如此便可不影響后期的查詢需求，提升檔案信息的完整性及安全性。

2.2 應用效果

傳統形式上的人工管理與現代化的電子信息管理的最大區別就在于后者的準確度更高，在人為因素的影響性，難免會出現無法預料的失誤。對此，在電子檔案及條形碼技術的具體應用過程中，應當恰當的依托于計算機管理系統，盡量減少人工干預過程，確保管理工作的精準性，節約索引建立時間。

2.2.1 使服務效率得以提升

電子檔案、條形碼技術的有效應用，大幅度降低了人工壓力，使社保檔案查詢更加的高效、準確。考慮到參保者行業的各不相同，文化及消費水平的差異，推動社保檔案的信息化管理可滿足多種用戶群體的服務需求。舉個例子來看，構建起社保檔案條碼、社保號二者的連接，參保者便可自行的操作條形碼，從而查詢到自身所需要的信息;對于存在復印、調閱原始資料需求的參保者，可將條形碼放在相應的掃描機器上，便可以及時的獲取到與該檔案相關的信息，如所處位置與卷宗數等，不僅減少了人力資源投入，也使參保者感受到了良好的服務質量。

2.2.2 使業務流程得以規范

隨著電子檔案、條形碼技術的逐步應用，檔案管理的智能化發展趨勢明顯，一方面規避了由于人為因素所造成的不良因素，另一方面也使得社保業務流程更加的規范。具體來看，檔案的查詢服務人員、庫房管理人員均是可以與檔案發生直接接觸的崗位，二者建立有效的銜接，可在已經一定程度上提升服務效率;其次，后者通過張貼在檔案盒上的條形碼，能夠進行信息的獲取，從而得知案卷的記錄內容及存儲位置，使得查詢更加的高效。另外，在條碼技術的支持下，可以豐富社保檔案管理的信息系統，一些年代久遠的原始數據資料也可以被搜集到，以此來滿足人們的具體需求。

2.2.3 使安全保障得以強化

在以往傳統形式上的社保檔案管理工作過程中，對于人工的依賴性較強，在檔案出入庫等環節上難免會出現差錯，且其中的安全隱患是難以預估的。而在電子檔案與條形碼技術的逐步應用下，社保檔案管理負責人能夠及時的掌握檔案的各種信息，包括出入庫時間、關聯人等。另外，二者的恰當應用，能夠預先針對社保檔案的歸檔時間進行設定，并就相關的建院人發出催環的推送消息，如此便大幅度降低了社保檔案丟失等安全隱患。

3 結語

綜上所述，在大數據時代背景下，社保檔案管理領域出現了重大的變革，電子檔案與條形碼技術在有效應用，使得基于社保檔案信息的構成、收集、存儲、管理更加的便利。對此，我們積極的嘗試并應用信息技術新方法的，健全相關的規范及制度，追蹤行業內的新技術以及新方法，注重針對崗位人員的義務培訓工作，從而切實性的強化社保檔案工作的整體水平，提升社保檔案工作的服務質量。

參考文獻

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作者簡介

朱艷麗（1986-），女，河北衡水人，本科，畢業于河北科技大學，館員，研究方向：檔案管理。