工程設計檔案數字化管理研究

高 巍 太原市建筑設計研究院

1 引言

工程設計檔案數字化建設為工程設計檔案管理帶來了諸多便利，一方面，采用電子檔案，避免了以往獲取工程設計檔案時需要查閱大量紙質檔案的巨大工作量，還可以動態化展示各項參數，對于提高工程設計檔案管理的效率產生著積極的作用；另一方面，還有利于實現工程設計檔案資源的共享。但由于工程設計方案數字化建設的發展時間較短，因此，工程設計檔案數字化管理中還面臨著各種各樣的問題。

2 工程設計檔案數字化管理現階段面臨的問題

由于受到諸多原因的影響，現階段，我國工程設計檔案數字化管理中還存在著一些問題，主要體現在以下幾個方面：首先，法律效力不足。工程設計數字化檔案，多采取的是電子文件的形式，由于其無法進行簽名，因此無法發揮檔案應有的法律效力；其次，難以及時歸檔。目前的大多數工程設計項目，普遍在電子檔案設計方面缺少過程控制，使得檔案資源不夠集中，導致電子檔案處理效率偏低，從而無法及時歸檔；再次，規范性不足。對工程設計檔案數字化管理的現狀進行分析發現，由于存在缺少制圖規范的問題，使得電子檔案的字體、打印格式不夠統一，進而導致電子檔案的規范性不足；然后，準確性較差。紙質檔案在制作時人們習慣于隨時修改圖紙，但電子檔案卻無法與紙質檔案進行同步修改，使得電子檔案、紙質檔案的內容不一致，電子檔案的準確性難以得到有效確保；最后，電子文件信息不能實現共享。對于已經存在的設計項目、工程名稱以及圖號等，不能在平臺內共享。

3 提升工程設計檔案數字化管理水平的策略

3.1 完善相關規范

工程設計檔案數字化管理及其進步與優化，離不開相應規范的支持。鑒于此，應充分考慮工程設計項目現狀及其主要特點，針對工程設計檔案數字化管理，制定相應風險防范機制并進行完善，為數字化管理提供有效的指導。首先，應積極加強對現有規范的分析與研究，正確認識、深入理解、嚴格執行。根據《重點工程項目檔案資料的管理辦法（最終）》中的相關要求，對于重點工程項目，應在項目建設管理程度之中納入檔案工作，且對項目建設、檔案工作，應進行同步管理；以項目建設網絡計劃為主要依據，項目部資料室應做好對項目各階段檔案資料的收集、整體以及組卷等工作；針對項目檔案工作，應建立、落實領導責任制，針對相關人員，應建立、落實崗位責任制。其次，切實做好對工程設計檔案的數字化整合。一方面，針對文件信息化，應建立完善、健全的管理機制，整合文件項目、設定信息化方案，對檔案數字化管理的秩序進行規范，促進行業自律性的增強，推動數字化檔案的健康發展；另一方面，根據工程設計項目特點，建立完善、健全的制度體系，規范檔案工作流程，完善相關制度、確保權責分明，推動項目服務流程的拓寬，強調綜合檔案整理的重要價值，為行業持續健康發展提供有效的參考。

3.2 加快檔案數字化建設

工程設計檔案數字化建設，是實現檔案數字化管理的重要前提。鑒于此，為提升工程設計檔案數字化管理水平，必須加快工程設計檔案數字化建設。首先，針對檔案庫中現存的紙質檔案，應使用先進的設備進行掃描，實現檔案資源的數字化轉變，經過掃描后形成的數字化檔案，有著原始性、準確性、不易修改的特征，是檔案數字化建設的主要手段。但需要注意的是，在對紙質檔案進行掃描的時候，應嚴格遵循《紙質檔案數字化指導規范（2017版）》、《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31—2005）等相關規范中的要求。其次，針對實時的工程設計檔案，必須做到及時收集、處理、歸檔，嚴格按照電子檔案歸檔操作規范進行歸檔，同時設置條形碼以便于電子檔案的識別，并要確保打印的紙質檔案、電子檔案之間的一致性，保障電子檔案的完整性、準確性。再次，工程設計檔案數字化管理中，應按照電子文件流程來進行收集，通過提交電子文件、圖紙校審確認與電子文檔、紙質文檔的歸檔等，來預防檔案信息丟失。最后，在檔案管理前，對工程設計數字化檔案實施規范管理，對局部流程進行優化調整，用透明的落實程序來取代原歸檔白圖，通過檔案出版、檔案修訂，來實現數字化檔案管理效率的提升。

3.3 保障檔案安全

工程設計檔案數字化管理中，面臨著諸多安全漏洞與安全隱患，無法確保檔案安全。而確保檔案安全，是工程設計檔案數字化管理水平得以提升的重要前提。鑒于此，工程設計檔案數字化管理中，應加強安全監督，保障檔案安全。首先，統一管理電子檔案。紙質檔案、電子檔案之間存在著明顯的差異，因此應改變以往紙質檔案的管理方法，對電子檔案的圖形、正文、附件進行實行統一管理、標準化管理，來確保電子檔案的安全性。其次，建立電子檔案遠程服務監督體系，通過數字化檔案以及集中性資源的處理，促進電子檔案管理效率與質量的提升。最后，遵循相關規范的要求，對工程設計檔案的數字化內容進行復制、拷貝、審批等，保障檔案數據資源的真實性、完整性。例如，國家檔案局DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規范》中，界定了參建單位項目文件管理職責，包括編制項目文件控制體系相關文件，報建設單位檔案管理機構審查；嚴格按照協議或者是合同中的約定內容，負責承擔工程或任務的文件收集、整理、歸檔等工作。這就為工程設計檔案管理提供了有效的指導。

3.4 做好備份管理

為實現工程設計檔案數字化管理效率的提升，應做好文件備份工作，通過數字化電子檔案的形成、管理、利用，來有效避免傳統紙質檔案的污化、受損等問題，也可以為網絡環境下檔案資源有機整合的實現奠定良好基礎。如，工程設計檔案數字化整合中，應根據網絡環境特征，設置外網、內網，并根據規范要求，建設網絡安全平臺、制定網絡資源安全保護機制，保護檔案資源、監督檔案資源的使用情況。但需要注意的是，檔案備份存儲并非絕對安全，因此，電子檔案備份工作的實際開展過程中，應注意以下幾個方面的內容：第一，應注意備份原始檔案資源，確保檔案數據資料具有準確性、原始性的特征；第二，備份最好是采用多種存儲載體，從而確保數據資源的安全；第三，開展備份檔案管理工作的時候，可采取多種存儲方法，如磁帶、光盤等，根據不同存儲載體的不同要求，對檔案備份管理方案進行合理制定。

4 結語

綜上，工程設計檔案數字化管理中，目前還存在著法律效力不足、難以及時歸檔、規范性不足、準確性較差、電子文件信息不能實現共享等諸多方面的問題。鑒于此，應采取完善相關規范、加快檔案數字化建設、保障檔案安全、做好備份管理等措施，來對工程設計檔案數字化管理進行改進、優化，從而更好地推動工程設計檔案數字化管理效率與質量的提升。