如何正確理解和防控通信運營商采購中的保密事項

蘭森仁

（中國電信股份有限公司龍巖分公司，福建 龍巖 364000）

0 引 言

保密工作是采購管理的重點之一。在當前反腐高壓及國家對國有企業監管力度不斷加大的情況下，采購中的保密事項似乎形成一種極端。部分采購項目具體實施經辦人及采購項目需求部門經辦人“草木皆兵”，有的采購項目實施經辦人甚至把自己該享有的權利和自身應履行的義務統統委托給招標（比選）代理機構或評標（評選）委員會執行。

1 一起采購項目泄密案例引發的震蕩與討論

通信運營商某地市級公司一項通信物資通過比選進行采購，評審結果Mis系統網上會簽審批階段，采購需求部門2名經辦人員向比選委托代理機構項目經辦人索要中選人的參選文件資料，然后采購需求部門2名經辦人員將中選人參選文件相關資料告知未中選的參選人。未中選的參選人在中選人公示期間多次向通信運營商省級公司紀檢監察部門舉報中選人業績造假，后由通信運營商省級公司紀檢監察部門牽頭組織進行徹查，除采購需求部門2名經辦人泄密外，評審過程中5位評審專家中的一位評審專家在中選人業績的打分上出現失誤，最后采購需求部門2名泄密經辦人及在采購項目執行過程包括比選文件編寫、評審標準及評分方法設定、評審專家抽取等關鍵環節中的采購項目具體實施經辦人共計3人受到“誡勉談話”的組織處理，另5位評審專家則被處“禁止半年內不得參加項目評標（評審）”的處罰。泄密事件在該省級通信運營商地市分公司專業采購部門間引發討論。有一種普遍且主流觀點認為，采購項目執行過程只要項目一經委托，一切均由招標（比選）委托代理機構去操作執行，招標（比選）委托代理機構也不要直接或間接告訴采購項目經辦人任何與項目有關信息包括保密事項等，只要把評審結果交給采購項目經辦人就可以，否則一旦與保密事項有關或不經意間發生泄密，往往會引來不必要的麻煩。然而，現實采購實踐中，采購項目具體實施經辦人及采購項目需求部門既要保密，又要保持與采購項目需求部門、投標（比選）委托代理機構持續的溝通，以及跟進采購項目執行過程的每一個關鍵環節，出現質疑或異議時又要與潛在投標（參選）人、投標（比選）人或其利害關系人進行溝通、解釋。

2 如何正確理解和防控通信運營商采購中的保密事項

保密事項貫穿整個項目采購流程。保證采購項目順利推進，不僅需要采購人、招標（比選）委托代理機構項目經辦人參透法律法規規章的規定，而且要做到保持必要溝通和嚴格保密。

2.1 做到既不跨越任何行為邊界，又謹記“四個不字”

2.1.1 做到不跨越任何行為邊界

通信運營商招標或比選采購工作程序嚴謹規范，責任重大，且每一道程序都有嚴格的行為邊界。采購從業人員應嚴格執行這些行為邊界及程序規范，不是自己崗位職責范圍內的事務不參與，做到不跨越，不踩紅線。例如：在抽取評標（評審）專家環節，要確保采購項目經辦人、委托代理機構、監督人三方均在場的情形下操作，并在抽取結束后提醒招標（比選）委托代理機構經辦人應馬上清除因復制拷貝或截圖等需要而留存在電腦終端上與評標（評審）專家抽取有關的任何留痕的信息，以免采購項目經辦人或無關人員使用該臺電腦終端時接觸到上述評標（評審）專家抽取過程的保密信息；采購項目具體實施經辦人應嚴格執行與評標（評審）專家相隔離的原則，除非評標（評選）委員會邀請采購項目經辦人進入評標室接受咨詢和解釋，否則不要輕易走進評標室，也不宜在評標室的外圍來回走動，并盡量把自己的活動軌跡控制在攝像頭的監控范圍內等。

2.1.2 謹記“四個不”

第一，不聞不問，即不該問的保密事項絕對不問，不該看的保密事項絕對不看，不該記錄的保密事項絕對不記錄。例如：不向招標（比選）委托代理機構打聽已購買招標（比選）文件的潛在投標（參選）人的名稱、數量以及可能影響“三公”競爭原則與招標（比選）工作有關的其他信息，不打聽評標（評審）專家成員信息等。第二，不談不傳，即不該說的保密事項絕對不說不談，不在私人通信包括固定電話、移動設備通話中及郵件往來涉及保密事項。例如，采購項目經辦人一經評標（評選）委員會邀請進入評標室接受咨詢和解釋，就已無意或間接知悉評標（評審）專家成員信息、評標（評審）專家成員協商事項、評標（評選）委員會決議等相關保密事項。面對這些無意或間接知悉的保密事項，要做到不談不傳。

2.2 制定及細化涉密主要風險點和應對措施清單，并為保密事項責任人劃定紅線，要求嚴守保密事項

借鑒通信運營商制定《招投標負面清單》的思維管控模式，制定《涉密主要風險點及應對措施清單》，并采用簽訂保密承諾書方式，把包括招標（比選）委托代理機構項目組成員、采購項目具體實施人員、采購項目需求部門經辦人、評標（評審）委員會專家成員等在內所有人員定為保密事項責任人，為其劃定紅線，要求嚴守保密事項[1]。

（1）在制定及細化涉密主要風險點時，可以把保密事項先分成法定保密事項、推定保密事項、約定保密事項等3類[2]，每一類再與采購項目準備、發標、投標、開標、評標和檔案整理6大環節執行流程進行精準匹配，梳理細化出若干小項相對應的涉密主要風險點，并制定出對應保密措施、對應涉密事項責任人、對應解密時限等關鍵三要素，以此規范從業人員的權利和義務，實現工作流程、崗位職責和法律法規的匹配以及保密風險防控100%全覆蓋。

（2）把以往忽視的環節及涉及人員納入《涉密主要風險點及應對措施清單》的防控范圍。以往過多關注委托代理機構項目組成員、采購項目具體實施經辦人、評標（評審）專家等相關人員的保密責任工作，而在實踐操作中的一些環節也不容忽視。例如：仍采用紙質招標或比選的項目，部分招標（比選）委托代理機構采用微信線上報名及線上購買投標（比選）文件的方式，該報名及購買投標（比選）文件用的微信號注冊人及招標（比選）委托代理機構內有權限查詢到或接觸到投標（參選）保證金繳交記錄的相關財務人員、開具招標（比選）文件工本費發票財務人員也應列為保密責任人；采購項目需求部門經辦人在參與投標（比選）文件的澄清說明或補充說明的討論及會簽、評審結果Mis系統網上會簽等流程中，也會直接獲悉保密事項信息，因此采購項目需求部門經辦人也應列為保密責任人。

2.3 把握重點，有必要對泄密高發的兩類保密事項采取更嚴格且更具針對性的防范措施

評標（評審）過程的信息如評標（評審）專家發表的個人評審意見、個人打分情況、否決比選或否決投標的細節信息等，以及評標（評審）結束后應予保密的投標（參選）文件信息泄露，成為近年來泄密高發的兩類保密事項。

（1）委托代理機構應更加重視和加強評標過程的保密工作，包括：對唱價及評標現場實施全程錄音、錄像監控，并在評標階段嚴格控制評標專家的外出；評標期間及時收繳評標專家通信工具，確有緊急溝通事項的必須使用評標現場配置的錄音電話；加強評標現場紙質文件的管理，對評標過程中評標人員用于評標使用的記錄本、草稿及產生的廢紙，評標結束后應立即統一組織回收和銷毀；評標工作結束后，委托代理機構工作人員應再次重申評審工作紀律，告知評標（評審）專家不得向投標（參選）人或相關的人員透露有關此次評標（評審）的任何情況或細節[3]。

（2）對評標（評審）結束后的資料保管也應引起委托代理機構高度重視。評標結束后，因為評標結果已“順利出爐”，采購工作可謂告一段落，此時大家的思想比較放松，保密工作往往被忽略，因此對評標（評審）結束后的資料保管也應引起委托代理機構的高度重視。一是中標（中選）結果通知書發出前，除了采購項目具體實施經辦人、委托代理機構具體項目經辦人以外的其他任何個人不得調閱、復制、過問相關投標（參選）文件資料。二是招標（比選）人與中標（中選）人的合同簽訂后，招標或比選工作已完成，此時除將中標（中選）人投標（參選）文件及評標（評審）全過程資料按要求移交給招標（比選）人歸檔外，其余涉及未中標（中選）人所有投標（參選）文件也應由委托代理機構妥善進行歸檔保管，切忌隨意堆放，更不能隨意處置，即使后續要處理也應在達到保密規定時限后才能進行集中且碎紙化處理，決不能按廢品作價銷售[4]。因為這些投標（參選）文件一般都會涉及企業的商業秘密和技術秘密，包括人員資質證書、財務年表、成功案例以及技術專利等。

2.4 建立相應的泄密應急預案，以備不時之需

所謂百密必有一疏，采購保密管控工作做得再細也并不意味著不再有泄密的可能。因此，一套完備的保密防控措施必須涵蓋相應泄密應急預案及補救措施。泄密應急預案及補救措施應針對泄密的事項作分類決定。例如：屬于評標專家信息泄露的，若時間允許的前提下應重新抽取專家，時間不允許情況下可先行發布評標（評審）時間變更公告延遲評標（評審）時間再重新抽取專家；中標候選人或中選人公示期間發生評標（評審）相關保密事項信息泄露且影響中標候選人或中選候選人排名順序的，如屬非依法必招的項目，應及時向通信運營商采購專業上級主管部門報告，如屬依法必招的項目，則應及時向招投標監管部門報告，并在征得采購人上級專業主管部門或招投標監管部門同意后重新組織原評標（評選）委員會進行復核；其余事項的應急方案應堅持“不遮掩、不狡辯、不自作主張”的“三不”原則。

2.5 加快電子招投標系統的推廣和運用，減少人為泄密的可能

電子招投標系統公開透明，可以最大限度地規避招投標或比選過程中招標（比選）人與潛在投標（參選）人、投標（參選）人之間的利益關系，落實陽光采購，同時信息充分公開，也有利于更多潛在投標（參選）人參與競爭。以中國電信所屬省級公司、地市分公司采購為例，目前大多還處于紙質招標或比選階段，對此有必要加快電子招投標系統在通信運營商采購項目中的推廣和運用，減少人為泄密的可能。

3 結 論

在招標或比選過程中需要同時做好保密工作、溝通工作以及采購執行過程中每一個關鍵環節的跟進工作，如果對保密事項的理解及防控措施做得不到位，就會破壞“公開、公平、公正”的競爭環境。因此，針對采購中保密事項需采取必要的防范措施及監督機制，才能確保采購質量，使得供應鏈上的交易市場得以健康發展。