信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中的應(yīng)用與研究

林偉偉

(福州大學(xué),福建福州 350108)

0 引言

近期有關(guān)郵務(wù)事竊取快遞并簒改、銀行盜賣(mài)基金等內(nèi)部控制失靈案件不斷上演,媒體在報(bào)章、雜志上不斷報(bào)導(dǎo)登載此類(lèi)事件,顯示大眾對(duì)政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及國(guó)營(yíng)企業(yè)有效的內(nèi)部控制多所期待,類(lèi)此諸多內(nèi)部控制失效現(xiàn)象,不僅導(dǎo)致政府、企業(yè)形象受損,企業(yè)蒙受巨額損失,對(duì)社會(huì)也造成負(fù)面影響。究其原因可能系某些單位或企業(yè)因內(nèi)部控制制度未臻健全,或未完全落實(shí)執(zhí)行,導(dǎo)致支出不當(dāng)、財(cái)務(wù)處理有違失、效果低落及規(guī)章制度缺漏等現(xiàn)象,其中有屬會(huì)計(jì)人員內(nèi)部審核責(zé)任者,有屬會(huì)計(jì)部門(mén)以外人員的責(zé)任者。過(guò)去有關(guān)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的相關(guān)研究,大多就行政事業(yè)單位的實(shí)施做概括性的研究、或針對(duì)金融機(jī)構(gòu)、行政機(jī)關(guān)論述,有關(guān)行政事業(yè)單位人員對(duì)內(nèi)部控制重要性認(rèn)知與組織績(jī)效關(guān)聯(lián)性的研究,則較為缺乏。本文通過(guò)將內(nèi)部控制理論應(yīng)用于具體的行政事業(yè)單位中,不僅對(duì)該理論的實(shí)用性進(jìn)行了檢驗(yàn),還深化了內(nèi)部控制的相關(guān)研究,拓寬了內(nèi)部控制研究的視野。通過(guò)對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的研究可以給同類(lèi)型的單位提供可以借鑒的研究方法和過(guò)程[1-2]。

本文研究能夠有效幫助行政事業(yè)單位提高內(nèi)部控制意識(shí)。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程,有許多問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn),做好項(xiàng)目的內(nèi)部控制工作能夠防微杜漸,防患于未然,盡可能降低甚至規(guī)避內(nèi)部控制問(wèn)題造成的損失。本文研究有利于提高行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制和控制水平。通過(guò)深入研究行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制問(wèn)題,對(duì)于行政事業(yè)單位的管理來(lái)說(shuō)有著非同一般的意義。

1 內(nèi)部控制理論簡(jiǎn)介

美國(guó)企業(yè)在1970年至1980年間陸續(xù)發(fā)生許多不實(shí)財(cái)務(wù)報(bào)導(dǎo)案件,1985年由美國(guó)會(huì)計(jì)師公會(huì)(American Institute of Certified Public Accountants,AICPA)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人協(xié)會(huì)(Financial Executive Institute,FEI)、內(nèi)部稽核協(xié)會(huì)(The Institute of Internal Auditors,IIA)、管理會(huì)計(jì)人員學(xué)會(huì)(The Institute of Management Accountants,I M A)及美國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)(American Accounting.Association,AAA)共同贊助成立一個(gè)不實(shí)財(cái)務(wù)報(bào)導(dǎo)的全國(guó)性調(diào)查委員會(huì)—Treadway委員會(huì),主要在研究財(cái)務(wù)報(bào)導(dǎo)舞弊產(chǎn)生的原因,針對(duì)許多問(wèn)題提出建議,但未對(duì)內(nèi)部控制作成結(jié)論。兩年后在該委員會(huì)的建議下,由其贊助機(jī)構(gòu)另外成立COSO,專(zhuān)責(zé)研究?jī)?nèi)部控制相關(guān)議題[3]。1992年COSO提出內(nèi)部控制－整合架構(gòu)(Internal Control-Integrated Framework)研究報(bào)告,但美國(guó)審計(jì)總署(General Accounting Office,GAO)認(rèn)為該份研究報(bào)告中的對(duì)外報(bào)告部分相比較當(dāng)時(shí)所稱(chēng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制還少,僅限于財(cái)務(wù)報(bào)告控制,因此建議應(yīng)擴(kuò)大對(duì)外報(bào)告所涵蓋的內(nèi)部控制范圍。1994年,當(dāng)COSO再提出對(duì)外報(bào)告的補(bǔ)充,主要內(nèi)容為修改對(duì)外報(bào)告的范圍并將其納入與保障資產(chǎn)安全有關(guān)的控制,該次補(bǔ)充獲得了GAO的接受,內(nèi)部控制－整合架構(gòu)方告定案[4]。

2000年前后,美國(guó)陸續(xù)發(fā)生世界通訊(World Com)及安然(Enron)等多起重大企業(yè)虛飾財(cái)務(wù)報(bào)導(dǎo)導(dǎo)致全球證券市場(chǎng)動(dòng)蕩的案件,美國(guó)在2002年發(fā)布沙氏法案(Sarbanes-Oxley Act),強(qiáng)化財(cái)務(wù)報(bào)告信息的揭露并強(qiáng)調(diào)公司及其主管人員的責(zé)任。為因應(yīng)沙氏法案,COSO在2014年發(fā)布了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理-整合架構(gòu),其關(guān)注的焦點(diǎn)延伸擴(kuò)大至風(fēng)險(xiǎn)管理的范疇[5]。而后陸續(xù)再提出財(cái)務(wù)報(bào)導(dǎo)的內(nèi)部控制—較小型公開(kāi)發(fā)行公司指引、內(nèi)部控制監(jiān)督指引,至此幾已完整建構(gòu)內(nèi)部控制的觀念、架構(gòu)體系及應(yīng)用指引。由于COSO這一系列的報(bào)告及指引對(duì)內(nèi)部控制的研究頗為完整,逐漸為世界各國(guó)政府及企業(yè)所參采應(yīng)用,成為內(nèi)部控制研究發(fā)展歷程中的重要里程碑[6]。COSO內(nèi)部控制－整合架構(gòu)報(bào)告將內(nèi)部控制定義為一個(gè)過(guò)程,這個(gè)過(guò)程由企業(yè)的董事會(huì)、管理階層及其他成員負(fù)責(zé)執(zhí)行,是合理確保達(dá)成下列各類(lèi)目標(biāo)[7]:

(1)運(yùn)營(yíng)的效果及效率:與企業(yè)的基本業(yè)務(wù)目標(biāo),包括資產(chǎn)安全的保障、人員績(jī)效、企業(yè)利潤(rùn)有關(guān)。(2)相關(guān)法令的遵循:與企業(yè)遵循相關(guān)法律及行政命令有關(guān)。(3)財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性:與編制可靠的并且公開(kāi)性質(zhì)的財(cái)務(wù)報(bào)表有關(guān)。

此外,內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制作業(yè)、信息與溝通及監(jiān)督五項(xiàng)互有關(guān)聯(lián)的組成要素,它們來(lái)自于企業(yè)整體的組織經(jīng)營(yíng)的方式,并且與企業(yè)中高層的管理的過(guò)程息息相關(guān)。這五個(gè)組成要素的內(nèi)涵如:(1)控制環(huán)境:是指整套的準(zhǔn)則、過(guò)程及結(jié)構(gòu),其作為整個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)執(zhí)行內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。(2)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估:每個(gè)組織皆面臨來(lái)自外部及內(nèi)部的不同風(fēng)險(xiǎn),風(fēng)險(xiǎn)是指某事件將發(fā)生且會(huì)不利于影響目標(biāo)達(dá)成的可能性。(3)控制作業(yè):控制作業(yè)是確保管理階層降低風(fēng)險(xiǎn)的指令被有效執(zhí)行的各種政策與程序。(4)信息與溝通:信息是組織履行內(nèi)部控制責(zé)任所必須,以支持其目標(biāo)的達(dá)成。(5)監(jiān)督作業(yè):監(jiān)督作業(yè)是在評(píng)估內(nèi)部控制五大要素及其相關(guān)原則的每一要素及原則是否已經(jīng)存在及持續(xù)運(yùn)作。

2 內(nèi)部控制的信息化服務(wù)現(xiàn)狀分析

2.1 信息服務(wù)簡(jiǎn)介

內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng),使組織內(nèi)的人能夠迅速取得所需信息。以建立現(xiàn)代化服務(wù)平臺(tái)為目標(biāo),落實(shí)政府信息公開(kāi)法規(guī)定,并以行政信息公開(kāi)化、透明化制度,滿足人民知的權(quán)利,其作業(yè)活動(dòng)如表1所示。

表1 信息服務(wù)流程與內(nèi)部控制關(guān)聯(lián)性

2.2 信息服務(wù)存在的問(wèn)題

(1)信息管理機(jī)制缺失。信息揭露的標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)單位不同有不同評(píng)判準(zhǔn)則。事業(yè)單位治理制度將財(cái)務(wù)透明度及信息揭露程度分成公開(kāi)揭露質(zhì)量與內(nèi)容、公開(kāi)揭露的時(shí)效性及取得難易度、稽核人員的獨(dú)立性及名譽(yù)三個(gè)層面。目前行政事業(yè)單位還是通過(guò)郵件進(jìn)行相關(guān)信息的管理,這樣很多流程管理沒(méi)有辦法電子化。通過(guò)電子化可以做到信息的公開(kāi)透明,還可以做到流程控制,保證流程可以按照要求完成,但是目前行政事業(yè)單位缺乏相關(guān)的信息系統(tǒng)來(lái)保證。(2)信息管理和監(jiān)督機(jī)制不健全。信息管理和監(jiān)督機(jī)制在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理中發(fā)揮著核心的作用。行政事業(yè)單位可通過(guò)持續(xù)性評(píng)估、個(gè)別評(píng)估或兩者并行評(píng)估,以確定內(nèi)部控制五大要素是否已經(jīng)存在及持續(xù)運(yùn)作,包含為實(shí)現(xiàn)個(gè)別要素內(nèi)相關(guān)原則的各項(xiàng)控制作業(yè)。行政事業(yè)單位在不同層次的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中嵌入持續(xù)性監(jiān)督,包括例行的管理和一系列監(jiān)督活動(dòng),以及其他員工為履行其職責(zé)所采取的活動(dòng)。個(gè)別評(píng)估的范圍及頻率,將因風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、持續(xù)性監(jiān)督的效果及管理階層的考慮而有不同。組織個(gè)體會(huì)依據(jù)組織管理結(jié)構(gòu)、管制標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)構(gòu)準(zhǔn)則等,對(duì)各種監(jiān)督的發(fā)現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估,以及向適當(dāng)管理階層呈報(bào)內(nèi)部控制缺失。目前行政事業(yè)單位由于內(nèi)部的機(jī)制問(wèn)題,沒(méi)有內(nèi)部審計(jì)制度缺失,并沒(méi)有完善的信息系統(tǒng)來(lái)保證監(jiān)督機(jī)制得到有效的執(zhí)行。由于沒(méi)有這些機(jī)制,導(dǎo)致行政事業(yè)單位內(nèi)部一言堂和內(nèi)部腐敗問(wèn)題頻發(fā),給事業(yè)單位帶來(lái)了不少的負(fù)面影響,也給事業(yè)單位的利潤(rùn)和運(yùn)營(yíng)帶來(lái)很多負(fù)面問(wèn)題。

3 內(nèi)部控制的信息化服務(wù)優(yōu)化

一套強(qiáng)大而又完整的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是財(cái)務(wù)集中管理和內(nèi)部控制的必要前提。投入資金在管理信息系統(tǒng)建設(shè)上并不是浪費(fèi),而是為了能夠保證在以后的各個(gè)項(xiàng)目中都能夠得到及時(shí)的反饋信息以及完整的管理流程,最終能夠達(dá)到實(shí)時(shí)查詢(xún)并控制的目的。傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)記錄只能夠反映資金的增減變動(dòng)。但是伴隨著計(jì)算機(jī)的快速進(jìn)化,以及管理理論管理方法等的高速發(fā)展,會(huì)計(jì)記錄已經(jīng)可以開(kāi)始對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選,進(jìn)而分析各項(xiàng)成本的變動(dòng)原因,從而科學(xué)全面地制定出合理的成本預(yù)算。在材料采購(gòu)上通過(guò)信息系統(tǒng)做到公開(kāi)透明,事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)于一些重要物資進(jìn)行集中采購(gòu)而不是將權(quán)利下放到部門(mén)等。對(duì)采購(gòu)方進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo),保證定點(diǎn)采購(gòu),統(tǒng)一安排,同時(shí)按照規(guī)范的財(cái)務(wù)預(yù)算管理方式,向上級(jí)部門(mén)制定報(bào)表,同時(shí)交相關(guān)的工資費(fèi)用等統(tǒng)籌考慮合理分配消除多元收入隱形分配的現(xiàn)象。這些措施不但能降低事業(yè)單位自身的成本,更能夠讓贏得員工的信服,防止腐敗貪污的出現(xiàn),還能夠減少管理中的漏洞。

4 結(jié)語(yǔ)

本文的研究目的是讓行政事業(yè)單位的每一個(gè)項(xiàng)目的參與者都能牢記“內(nèi)部控制貫穿項(xiàng)目始終”的概念,同時(shí)也能加深自身對(duì)內(nèi)部控制現(xiàn)狀的理解,體會(huì)到內(nèi)部控制的重要性,在以后的工作中盡量避免一些不必要的誤區(qū),把內(nèi)部控制這一方面重視起來(lái),改進(jìn)自己的工作方法和工作能力,提高自身水平。為了達(dá)到此目標(biāo),本文說(shuō)明了信息系統(tǒng)在行政事業(yè)單位內(nèi)部中的作用、存在的問(wèn)題,并提出了優(yōu)化信息管理的相關(guān)措施。