淺談運用項目管理思維開展合同履行監管

劉云　張正彬

【摘 要】 如何做好合同履行監管是近期研究的一項重要內容，本文從項目管理的角度分析了合同履行監管應重點關注的幾個問題，研究了合同履行監管的主要思路和方法，對后續實施合同履行監管具有一定的參考意義。

一、概述

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程。項目管理是對一些成功地達成一系列目標相關的活動（譬如任務）的整體監測和管控。這包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。合同履行監管是指運用一系列的管理方法對整個合同履行實施監管，監督合同履行單位實施策劃的活動，使其符合合同約定的要求。

二、項目管理在實施合同履行監管中的應用

（一）參與前瞻管理

裝備監督者身處裝備監造一線，對承制單位合同履行的能力掌控較強，能夠比較真實完整的評價承制單位合同履約能力。為了更好的對合同實施監管，在合同談簽階段，應參加合同訂立準備工作，積極了解掌握承制單位生產條件、質量保證水平等實際能力水平。針對合同草案中質量、進度、費用、產品交付和售后服務，以及合同監督管理等條款，都與合同監管工作密切相關，作為合同監管工作的執行者，在全面掌握承制單位能力水平的基礎之上，在正式簽訂合同前，應當對合同條款提出意見，若提出的意見不被采納，項目監督者則向項目管理機構發出項目風險告知單，詳細告知合同履行可能存在的問題及風險，并適時提出建議意見。

（二）突出總體策劃

明確合同監管任務后，項目管理機構應根據合同監管需求合理調配資源，籌劃合同監管項目負責人（項目組），并對整個合同履行監管進行策劃，包括項目監管的范圍與需求、項目計劃時間與進度、物資采購與資源分配、風險控制等，輸出“兩則一案”，合同監管項目組根據“兩則一案”開展監督工作，并主要從進度、質量、經費和售后服務四個方面對承制單位進行監督。一是監督承制單位按照合同約定做好合同執行進度網絡圖，切實做好進度監督;二是監督承制單位制定質量保證計劃，履行相關質量保證條款;三是監督承制單位做好經費使用計劃，督促承制單位按照規定要求管理使用合同經費;四是監督承制單位按照合同要求健全完善技術服務工作的機構或專職人員，督促其制定并落實售后服務計劃。

（三）實施動態管理

承制單位在合同執行工作中，往往重視合同進度要求，而對合同約定的其他質量保證條款，往往不足以全部覆蓋，造成了合同履行過程部分失去監管，進而直至合同部分節點到期才發現合同未能全部執行，這種放任事中控制，單靠事前控制與事后控制是不科學的，因此，進行合同事中控制，加強合同履行過程動態監管意義重大。在監督承制單位合同執行過程中，項目監督者參與合同的動態管理，按照總體策劃的監管方案分階段、分重點實施監督，對合同執行存在的質量、進度等風險及時評估并重點監測，對執行合同存在高風險的節點，及時下發《裝備采購合同（訂立/履行）風險告知單》;充分利用生產協調會、質量問題處理、巡回檢查等時機，定期或不定期的對各承制單位合同履行情況進行現場巡查，加強對合同履行的動態管理。

（四）做好績效評價

績效評價是指運用一定的評價方法、量化指標及評價標準，對相關單位為實現其職能所確定的績效目標的實現程度，以及為實現這一目標所安排預算的執行結果所進行的綜合性評價。承制單位合同執行完成后，為了更好評價承制單位履約能力，完善承制單位合同履約數據庫，為后續遴選優秀承制單位承擔關鍵合同提供數據支撐。

三、實施合同履行監管應關注的幾個方面

（一）加強項目風險管理

風險管理是識別和分析項目風險及采取應對措施的活動。包括將積極因素所產生的影響最大化和使消極因素產生的影響最小化兩方面內容。合同履行過程中因各種主客觀因素不可避免會出現質量、進度等風險，且這些風險會隨著合同執行的進展而發生變化。合同履行監管最重要一部分工作的就是實施風險管理，識別風險并減少或化解風險造成的影響，確保合同履行始終受控在合同履行監管工作中實施風險管理的主要內容有：（1）風險識別，即確認有可能會影響合同進展的風險，并記錄每個風險所具有的特點。（2）風險量化，即評估風險和風險之間的相互作用，以便評定項目可能產出結果的范圍。（3）風險對策研究，即確定對機會進行選擇及對危險做出應對的步驟。（4）風險對策實施控制，即對合同進程中風險所產生的變化作出反應，以消除風險或減少風險造成的影響等。應用風險管理的思維實施合同履行監管，能夠有效識別并處理合同履行中存在的薄弱環節，是保證合同正常履行的有效方法。

（二）做好資格日常監督

裝備合同履行監管作為一項特殊的項目，作為合同履行監管的前提，承制單位必須滿足簽訂和執行武器裝備合同資質。因此，在進行合同監管過程中，除了對合同履行的全要素、全過程進行監管之外，還要加強對承制單位資格的日常監督，確保承制單位資格滿足要求。通常項目監督者結合產品質量監督和檢驗驗收工作，通過巡回檢查、詢問、參加有關會議和對記錄進行分析等方式實施監督。重點查看裝備承制單位資格條件保持情況、質量管理體系運行情況、裝備承制單位注冊證書所列的裝備承制范圍符合情況、裝備承制單位注冊證書的使用管理情況、其他與裝備承制單位資格保持有關的情況等。

（三）加強內外部溝通。

合同履行監管牽涉方方面面，有效的信息溝通是合同履行監管是否到位的重要方式。首先，建立良性的溝通機制。溝通的實現依賴于良好的機制，包括正式渠道、非正式渠道。應將溝通機制制度化、軌道化，使信息更快、更順暢，達到高效高能的目的。其次，溝通從“頭”開始。單位文化即老總文化，他直接決定是否能建立良性機制，構建一個開放的溝通機制。必須在承制單位內部和項目組之間建立構建起“開放的、分享的”單位文化。最后，以良好的心態溝通。在基于事實的基礎上，溝通采取換位思考的方式進行，“開誠布公”、“推心置腹”、“設身處地”，否則當大家位置不同就會產生心理障礙，致使溝通不成功。溝通應抱有“五心”，即尊重的心、合作的心、服務的心、賞識的心、分享的心。只有具有這“五心”，才能使溝通效果更佳。

（四）做好信息收集處理

溝通的目的在于信息的收集處理，為了更好對合同履行進行監管，需要對合同履行信息進行收集。一般說來，影響合同履行的所有信息都是我們搜集處理的對象，包括質量信息、進度信息、經費使用信息等等，信息收集應該做好以下四個方面。一是收集原始信息力求全面。不同地區、不同部門、不同環節的信息分布的密度是不均勻的，信息生成量的大小也不相同。二是收集原始信息要可靠真實。原始信息一定要可靠、真實，要經過一個去偽存真的過程。三是信息加工要準確、及時。合同履行過程是變化的，信息也是瞬息變化的，過去的信息可能在現在派不上用場，現在的信息可能在將來毫無用處。四是保持信息的系統性及連續性。任何活動本身都具有系統性與連續性，在合同履行監管策劃與執行中更是如此，對合同履行各個階段的信息進行連續收集，從而使合同履行監管更具有彈性與延續性，在合同履約過程處理相關問題中證據更加充分，脈絡更加鮮明，決策更加準確。

四、結束語

如何高效開展合同履行監管，促進裝備保質按期交付是項目監督者一直研究的主題，項目管理方法作為一種成熟的管理方法在長期的實踐中已經得到證明，運用項目管理思維可以指導并推進合同履行監管。后續將會有越來越多的管理方法如PDCA過程方法、精益6西格瑪管理方法等都會融入合同履行監管，共同推動合同履行監管走向一個新臺階。

作者簡介：劉云（1984-），男，研究生，研究方向：質量管理

張正彬（1983-）男，研究生，研究方向：質量管理