企業過程文件歸檔問題研究——以核電企業為例

梁 莉

（中廣核工程有限公司，廣東 深圳 518000）

以數據為中心的信息化轉型是核電工程建設管理轉型提升的重要支撐。核電建設企業在最近十年的發展中，伴隨著新技術日新月異，信息流轉無紙化已經普及，業務流程信息化也覆蓋全部業務。從基于整體業務架構建立的包含財務、人資、商務等業務的統一工作流程（unified process management system）到基于微流程建立的文件郵寄、蓋章申請，工作基本實現了流程化。核電企業從職能管理到現場施工的各個業務層面，數據流從發起到實施、存儲都是流暢的。但每一個系統的建立都是以自己的業務方向作為導向進行考慮，建立系統的目標僅僅是滿足業務需求，并不會主動考慮數據歸檔問題。沒有歸檔步驟的業務流程，其數據在業務完成后仍以原態保存，未做整理的數據不具備整合、挖掘和分享功能，無法實現全面可追溯性。各個系統之間各自為政，也造成大數據之間的關聯緊密度低，數據的價值無法實現最大化。

企業文檔部門的業務定位是對信息進行收集、整理、保管并提供查考和利用，在過去較長時間內，核電文檔管理部門在收發文件的同時自動收集信息并歸檔，而公司業務過程中不需要文檔部門參與的部分，數據容易遺漏在歸檔范圍外。

筆者嘗試從過程文件產生的過程、已有的歸檔措施、歸檔中的缺失以及各部門對待過程文件歸檔的態度上差異，探討過程文件歸檔中存在的問題，并在此基礎上提出可能的解決方案。

一、業務流程信息化的特點

編制人在線發起流程，系統自動生成標準模板，便于編、校、審、批和全流程跟蹤，尤其便于需要異地協同工作的公司和業務。系統如在建立時確定了歸檔規則并與文檔系統建立起接口，數據都能自動或者批量進行歸檔，無須人為參與。業務系統數據的歸檔，除了提取整理電子元數據，使其具備排序，分類的可能，屬性完整的數據同步至文檔系統，還應該將身份認證信息、業務的編制、校核、審批，分發辦理等過程信息同時進行歸檔，由此改變紙質歸檔和只歸檔最終生效文件中，不易查證業務流轉過程信息的短板。

業務受制于系統功能的完善和準確。如果實際業務流程有變化，信息系統流程就需要進行相應修改，但信息系統流程變更時間長，變更完成前，業務流程無法開展，造成所有工作暫停直至系統改造完成。而線下流程具有相對靈活性，可以及時根據組織機構和人員變動及時調整。部分業務流程不需要形成常用可歸檔模板文件形式，造成歸檔文件樣式與文檔管理的要求存在差異。

二、企業各部門在文檔管理中的角色和相互關系

核電建設企業的業務復雜，文件類型多，接口單位眾多。為了適應信息化發展，每個部門都有建立可滿足本部門業務要求的系統需求。由業務部門提出需求，再由信息支持部門根據需求建立符合要求的系統提供利用，并提供后期的優化和運維服務。業務數據如跨部門或對外流轉，則可能需要文檔管理部門參與，按照相關規定對數據進行規范后，運轉數據并進行歸檔。業務部門、信息支持部門、文檔管理部門三個角色在信息化系統建立的過程中，常常演變為對立關系：需求提出方提出需求志在盡善盡美，需求實現的過程中還可能要求信息支持部門變更需求甚至推翻重來；系統開發方（信息支持部門）希望業務需求一次性提出完整并且越簡潔越好；文檔管理部門希望系統自動化率高，能自動對數據的完整準確性進行校驗，并能與文檔管理系統自動對接，完成數據的移交歸檔甚至分類、組卷，人工干預越少越好。

在業務信息系統的建立過程中，需求提出方和實現方是不可或缺的，但是文檔管理部門卻可能不是所有系統建立過程中的必須參與方。缺少了文檔管理部門的需求，就缺失了數據的閉環管理，數據歸檔和利用則無從談起。而文檔管理部門的需求之于業務部門，是業務流程完整性之外的錦上添花，之于信息支持部門，更是額外的需求，除非在公司管理上做了強制規定，否則極少有業務部門或者信息支持部門會主動將文檔管理的相關需求納入其中。

《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）中規定，信息化部門負責依據標準建設業務系統電子文件歸檔功能，參與電子檔案管理系統建設，為電子檔案管理提供信息化支持。但實際上，如果沒有文檔部門的要求，信息化部門在建立業務系統時，較少主動建立業務系統的文件歸檔功能。文檔部門常在業務系統已經建立后，甚至在收到相關數據利用需求時，才獲知系統缺少歸檔流程。在系統已經上線運行后再進行數據歸檔的改造，所需時間和難度大于系統建立初期就提出歸檔需求。

三、企業過程文件歸檔和利用現狀

業務流程建立過程中一種常見錯誤思路是：數據都在系統中流轉和保存，不會遺失，不需要歸檔。而這是大部分企業中業務流程過程文件歸檔的現狀。沒有文檔部門參與建立并統一管理元數據的信息系統，所有的數據只存在于原流轉系統，只有在該系統授權體系下并參與該流程的人才能對數據進行查找利用。受系統授權，人員變動和系統升級變更的影響，系統內的數據如果沒有按照一定的標準歸檔、分類并按照文檔管理部門的規則進行整理組卷，即使業務系統運轉無礙，查找和利用系統內的原始數據也會隨著時間推移變得越來越困難。

紙質文檔時代，業務流程從形成、執行到歸檔、利用都有紙質載體，流程結束后保存這些紙質載體作為查考的依據順其自然。但進入電子信息時代，除去需要對外交付的文件，內部的流程，如加蓋公章、物資領用、年假申請，在發起、審批并執行完成后，因其查考利用的價值不大而歸檔難度較大，因此較少考慮最后歸檔的問題。而此類流程卻是查證授權和許可的重要依據，在處理糾紛時有較大作用。

業務流程系統一般只根據業務流程的特點配置少數授權人角色進行適當的限制，并不會基于每一條數據進行授權，所以業務流程中的數據在利用上很難做到精準查找并做出適當的授權利用。而文檔系統和文檔利用的特點是對單個數據的管控，能夠精準授權。

四、企業內部網站內容的歸檔

企業內部網站通常是作為文化宣傳的平臺，一般包含有通知、新聞報道、員工創作等欄目。在紙質文檔時代，這些網頁信息不在歸檔范圍內，也很難歸檔。隨著信息電子化，業務工作的過程歸檔有了可能性，也變得非常重要。企業的發展演化不僅僅應該只存在于舊式的紅頭文件和來往函件中。企業新聞、員工動態，甚至論壇中的匿名發言，都是企業發展的縮影。將網頁與其他業務系統過程文件一同納入歸檔的范圍，更能追溯企業的發展軌跡。國家標準提供了元數據構建模型，但是對于網頁的捕獲、遷移和存檔，一般企業還未有足夠的重視，也沒有成熟的歸檔方式。同時，也受制于人力和資金的投入，企業內部網站的歸檔并沒有得到足夠的關注。

五、企業流程系統歸檔措施研究

一是大型企業的文檔部門已經在統一工作流程中的一些重要環節嵌入文檔管理的節點。比如，文檔管理作為合同支付必經的審批步驟，在最終驗收支付之前，按照合同的要求對相關文件的完整準確性進行監督核查。參照這個做法，企業的業務系統在建立時，從需求審批階段，就應該強制要求文檔介入，由業務需求方與文檔部門協商業務系統數據是否歸檔，如何歸檔，并將結論寫入需求。沒有文檔簽字認可，信息系統的需求不能進入實施階段。這樣才能有效避免業務系統過程數據流失在文檔歸檔控制范圍外。

二是已投產但未考慮電子信息數據歸檔的系統，應在信息技術支持部門的協助下，以事件為單位，按照文檔部門的要求將文件元數據信息同步到文檔系統中。主流方法是一個事件的所有數據均轉換為方便查看的PDF文件，或者打包為ZIP或者RAR格式，歸檔時重點考慮元數據與文檔系統相關屬性的匹配，以方便檢索利用。同時，需要關注歸檔數據與檔案分類標準的一致性，避免對歸檔數據進行再加工。

三是企業可以在考慮機構設置時將文檔管理和信息支持放置在一個部門，使其在業務上獨立，但管理上一體化。當文檔需求與信息化實現產生沖突時，能在管理上得到平衡。同時，部門業務交流的便捷性，也可以使兩個部門對彼此的業務有更深入的了解并在此基礎上產生理解。一個合格文檔系統的建立，不僅需要信息支持部門充分了解文件運轉，也需要文檔部門對系統建立的架構有一定的了解，這將會減少需求溝通和實現時的矛盾。文檔部門的工作在信息支持部門的幫助下，實現質的飛躍；信息支持部門在對信息系統的建立中通過對文檔業務的理解，加深對系統的關聯性、數據提供利用、數據整合的思考，減少信息系統建立時技術上的誤區。

六、結語

檔案管理，包括過程文件的管理，目的都是為了更好地服務于企業發展。在企業信息化發展的進程中，通過規范企業內部管理程序，調和部門矛盾，將信息系統的過程文件統一化規范存儲，建立大數據平臺。業務系統包括企業網頁，電子數據在形成初始，移交、接收和利用的過程管理就應同步進行，以便更精準反映企業的發展。在元數據完整的數據平臺中，所有的查考和利用需求都將得以實現。