淺談國有企業(yè)檔案管理效能提升策略

文｜孟 雪

國有企業(yè)檔案管理效能（Management Effectiveness）是指國有企業(yè)檔案管理部門在實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)所顯示的能力和獲得的管理效率、效果、效益的綜合反映。國有企業(yè)檔案管理效能是衡量從事國有企業(yè)檔案管理工作結(jié)果的尺度，是檔案管理系統(tǒng)的整體反映。追求檔案管理效能的不斷提升，是國有企業(yè)檔案管理活動的中心和一切檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)，也是國有企業(yè)檔案管理的生命所在。根據(jù)國務(wù)院2020 年10 月15 日發(fā)布的《關(guān)于2019 年度國有資產(chǎn)管理情況的綜合報告》發(fā)布的信息顯示，2019 年全國國有企業(yè)資產(chǎn)總額達(dá)到233.9 萬億元，保持了較快的增長速度，為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及民生工程的實(shí)施作出了巨大貢獻(xiàn)。隨著國有企業(yè)的蓬勃發(fā)展，在國有企業(yè)各項(xiàng)活動中形成的國有企業(yè)檔案管理數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)大幅增長。提升“國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”包括依靠創(chuàng)新性的社會管理思想、技術(shù)、方法驅(qū)動傳統(tǒng)管理模式的變革，從而構(gòu)建起符合現(xiàn)代企業(yè)治理模式的新的管理機(jī)制。現(xiàn)代企業(yè)制度體系下，促進(jìn)國有企業(yè)檔案管理職能轉(zhuǎn)變，提升國有企業(yè)檔案管理效能，能夠激發(fā)國有企業(yè)檔案管理活力，在維護(hù)國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌等方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、國有企業(yè)檔案管理工作效能價值

國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)各項(xiàng)活動中形成的全部檔案總和。通過國有企業(yè)檔案資料可以幫助企業(yè)管理者掌握企業(yè)基本情況、發(fā)展歷程、核心技術(shù)、綜合業(yè)務(wù)管理素能，從而對企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展、壯大等形成客觀有效評價，同時也是國有企業(yè)發(fā)展的重要信息依據(jù)。國有企業(yè)檔案以科技檔案為主體，包括經(jīng)營銷售、財務(wù)管理、勞動工資、計劃統(tǒng)計和黨、政、工、團(tuán)工作等方面的檔案，提升國有企業(yè)檔案管理效能，對科學(xué)制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要作用。

（一）信息反饋功能

國有企業(yè)檔案中涵蓋了企業(yè)經(jīng)營壯大的發(fā)展經(jīng)歷，記錄了企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營管理的具體情況，能夠?yàn)閲衅髽I(yè)管理提供基本信息。例如通過生產(chǎn)類檔案資料的查詢，可以快速、高效地了解企業(yè)在各個時期的產(chǎn)品類型、數(shù)量和利潤，同時，也可以根據(jù)不同產(chǎn)品的銷售情況，作為企業(yè)制定未來發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)。

（二）自我提升功能

國有企業(yè)檔案反映了企業(yè)的所有生產(chǎn)、經(jīng)營情況，能夠更為直觀、清晰地展示企業(yè)的生產(chǎn)水平、科研能力。在國有企業(yè)各部門考核、績效管理中，提供準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)資料，以提升國有企業(yè)績效考核的精準(zhǔn)性，使國有企業(yè)績效考核更加科學(xué)、規(guī)范。企業(yè)在研究、分析生產(chǎn)檔案時，能夠及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中的短板，認(rèn)識發(fā)展中存在的短板，以及自身的優(yōu)勢和長處，從而為企業(yè)發(fā)展壯大起到很好的指導(dǎo)和激勵作用。

（三）信息憑證功能

國有企業(yè)生產(chǎn)、科研、設(shè)備等檔案記錄了真實(shí)歷史信息，也是最具說服力的信息憑證，反映了企業(yè)在其生產(chǎn)、經(jīng)營、擴(kuò)產(chǎn)、新產(chǎn)品研制多方面的真實(shí)經(jīng)歷。隨著中國特色社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制日益完善，國有企業(yè)為提升市場競爭力，在現(xiàn)代企業(yè)制度改革探索中取得了驕人業(yè)績。國有企業(yè)通過對各個生產(chǎn)部門、生產(chǎn)經(jīng)營管理人員提供的科研成果、銷售業(yè)績、專利證書等進(jìn)行核實(shí)，保障其資料的真實(shí)性，從而認(rèn)可其工作實(shí)績，檔案在這里起到很好的憑證作用，使國有企業(yè)業(yè)績考核評定更加客觀公正。

（四）服務(wù)決策功能

國有企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)發(fā)展，人才培養(yǎng)目標(biāo)的制定和修繕都直接與國有企業(yè)的發(fā)展方向、發(fā)展水平有著緊密的關(guān)聯(lián)性。例如國有企業(yè)生產(chǎn)類檔案資料是其生產(chǎn)、經(jīng)營、壯大的真實(shí)寫照，可作為企業(yè)生產(chǎn)擴(kuò)大或調(diào)整的重要參考。此外，國有企業(yè)人才培養(yǎng)，或者人員崗位調(diào)整等，除了對其工作業(yè)績表現(xiàn)、政治思想情況進(jìn)行考察外，還需要利用館藏的檔案資源對其科研能力、管理水平等進(jìn)行全面了解，為推薦賢能提供參考。

二、影響國有企業(yè)檔案管理效能因素

（一）管理能力因素

中國特色社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，國有企業(yè)與民營企業(yè)、私營企業(yè)等同樣需要面對激烈的市場競爭壓力。重生產(chǎn)效益輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，思想上對國有企業(yè)檔案效能工作價值認(rèn)識不足，人員配備不強(qiáng)，檔案兼職的現(xiàn)象依然存在。據(jù)一項(xiàng)調(diào)查顯示，約有67.54%的國企檔案管理人員未接受專業(yè)培訓(xùn)。檔案專業(yè)素能不強(qiáng)、綜合業(yè)務(wù)素能短板等，依然成為制約國有企業(yè)檔案管理效能提升的重要因素。

（二）管理體系因素

隨著國有企業(yè)改革的不斷深入，國有企業(yè)檔案管理的內(nèi)容、范圍、方法也應(yīng)與時俱進(jìn)，作出相應(yīng)的改革，拿出新的管理舉措。但據(jù)調(diào)查，60%以上國有企業(yè)缺乏健全的檔案管理體系。主要表現(xiàn)在：管理制度不健全，缺乏與之相對應(yīng)的實(shí)施細(xì)則和實(shí)施辦法；檔案人員職責(zé)不清，崗位設(shè)置不科學(xué)；國有企業(yè)檔案管理缺乏科學(xué)考核體系，管理方式粗放；檔案管理責(zé)任追究機(jī)制不科學(xué)等。

（三）管理?xiàng)l件因素

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，及其在國有企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，國有企業(yè)檔案管理必備的設(shè)備、器械、軟硬件是新時代企業(yè)檔案管理的必要保障。但，重生產(chǎn)輕管理認(rèn)識，缺乏檔案價值功能的正確認(rèn)知，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理缺乏必備的軟硬件支撐，檔案管理場所未按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求建立；檔案管理軟件滯后，難以滿足新時期國有企業(yè)檔案管理需要；檔案管理智能化、專業(yè)化水平不足；檔案管理缺乏專用庫房或庫房面積不達(dá)標(biāo)。

三、國有企業(yè)檔案管理效能提升路徑

針對制約國有企業(yè)檔案管理效能的因素，認(rèn)真研究，立足國有企業(yè)檔案管理實(shí)際，采取切實(shí)可行、有針對性的舉措，不斷提升國有企業(yè)檔案管理效能，發(fā)揮國有企業(yè)檔案應(yīng)有價值功能。

（一）增強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

新時期，國有企業(yè)檔案管理效能的提升，離不開一支高素質(zhì)、專業(yè)匹配的檔案管理人員。為此，一是要設(shè)立檔案管理崗位。明確國有企業(yè)檔案管理崗位職責(zé)內(nèi)容，根據(jù)企業(yè)檔案管理數(shù)量及規(guī)模，配置一定數(shù)量的檔案管理人員。二是要建立檔案培訓(xùn)體系。從內(nèi)容和形式等多方面，抓好國有企業(yè)檔案崗位人員素能培訓(xùn)。在內(nèi)容上，要合理安排《檔案法》《保密法》《公司法》《企業(yè)檔案管理辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等專業(yè)知識培訓(xùn)，并適當(dāng)安排計算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計算、云存儲等信息技術(shù)內(nèi)容教育，提升國有企業(yè)檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)。在形式上，要針對檔案工作崗位的新進(jìn)員工和老員工，采取差異化培訓(xùn)方式，培訓(xùn)方法上可采取外出學(xué)習(xí)、邀請專家講座、講座等。三是注重職業(yè)精神培育。要把國有企業(yè)檔案人員的創(chuàng)新素養(yǎng)、創(chuàng)新精神的培育納入國有企業(yè)文化建設(shè)體系中，營造良好的檔案管理氛圍，引導(dǎo)檔案工作者重視創(chuàng)新、大膽創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案崗位工作的責(zé)任感、榮譽(yù)感。四是建立完善獎懲機(jī)制。建立健全完善的檔案管理獎懲機(jī)制，既要加大獎勵力度，樹立正面引導(dǎo)功能；也要對不規(guī)范或不負(fù)責(zé)任行為進(jìn)行懲處，暢通約束機(jī)制。

（二）完善檔案管理體系

健全的國有企業(yè)檔案管理制度體系是提升企業(yè)檔案管理效能的重要外在保障。科學(xué)、規(guī)范的國有企業(yè)檔案管理體系能夠促使國有企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)、流程更加規(guī)范、更加科學(xué)，有利于管理效能的提升。具體來說，就是要針對國有企業(yè)檔案管理實(shí)際，制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施規(guī)范和細(xì)則。當(dāng)前，要根據(jù)《企業(yè)檔案管理辦法》，制定《×××國有企業(yè)檔案管理人員考核細(xì)則》《×××國有企業(yè)檔案管理保密實(shí)施辦法》《×××國有企業(yè)檔案庫房管理制度》《×××國有企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等，相關(guān)的規(guī)章制度要隨著國有企業(yè)檔案管理形勢的發(fā)展和變化，不斷進(jìn)行補(bǔ)充、修繕，要始終保持國有企業(yè)檔案管理制度的可操作性、可執(zhí)行力。

（三）改善檔案管理?xiàng)l件

國有企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代國有企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，國有企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實(shí)在思想上高度重視國有企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)國有企業(yè)檔案管理實(shí)際需要，嚴(yán)格按照國有企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善檔案管理環(huán)境，為國有企業(yè)檔案管理配置先進(jìn)的管理設(shè)備和器材。提前做好國有企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，切實(shí)改善國有企業(yè)檔案管理軟硬件條件。