工程建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐研究

左一禾 吳昊天

（成都市城市建設(shè)檔案館，四川 成都 610000）

在我國(guó)現(xiàn)階段工程建設(shè)行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，所涉及的各方面工程項(xiàng)目信息量越來(lái)越多，依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式來(lái)記錄這些信息則是一件十分繁重的工作內(nèi)容，而借助于先進(jìn)的信息技術(shù)手段則可以有效提升檔案管理效率，并且在很大程度上節(jié)省人力、財(cái)力等方面的投入。另外，由于涉及了較多的文檔信息，依靠人工進(jìn)行歸類(lèi)、歸檔等操作時(shí)很容易出現(xiàn)失誤和疏忽，另外，部分從事檔案管理工作的人員并不具備扎實(shí)的能夠支持項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)實(shí)際工程建設(shè)流程也不了解，從而難以明確接收檔案，在一定程度上降低了歸檔工作質(zhì)量，而借助于檔案數(shù)字化管理則可以有效改善這一現(xiàn)象。為指導(dǎo)各級(jí)檔案部門(mén)科學(xué)規(guī)范地開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，中國(guó)國(guó)家檔案局高度重視檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。2005年制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；2009年制定了《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；2014年印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》；2017年制定了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范》，以指導(dǎo)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化相關(guān)工作開(kāi)展。檔案數(shù)字化促進(jìn)了檔案工作由傳統(tǒng)的管理、利用模式向現(xiàn)代的管理、利用模式轉(zhuǎn)變，使檔案館實(shí)現(xiàn)了真正意義上的現(xiàn)代化。目前，檢驗(yàn)一個(gè)檔案館是否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，關(guān)鍵要看其傳統(tǒng)載體檔案是否較高程度地完成了數(shù)字化、是否通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供利用、能否提供系統(tǒng)檢索和實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享。

1 工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理存在問(wèn)題

1.1 缺乏安全性

在數(shù)字化的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，借助于數(shù)字化信息技術(shù)所存儲(chǔ)的都是電子文件，而這些電子文件都儲(chǔ)存在電腦系統(tǒng)中，一旦受到一些黑客的襲擊，很容易造成工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的泄漏，難以有效保障電子文件的安全性。

1.2 “雙套制”檔案保存帶來(lái)資源浪費(fèi)

在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理工作中，采用了“雙套制”保存方式，就是對(duì)相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件和電子文件共同進(jìn)行保存，在各個(gè)單位和部門(mén)的實(shí)際工作中，已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)，相互之間在傳遞、發(fā)送以及承辦檔案工作中，都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)，而在這個(gè)過(guò)程中各個(gè)單位仍然對(duì)每一個(gè)電子檔案文件對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行了整理，這在一定程度上造成了資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

1.3 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)缺乏兼容性

在現(xiàn)階段我國(guó)工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，大多數(shù)企業(yè)中都普及了電子自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，借助于這一系統(tǒng)，建筑公司可以結(jié)合自身內(nèi)部管理機(jī)制和模式實(shí)施自動(dòng)化辦公。而在現(xiàn)階段工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程中，這一系統(tǒng)是由檔案管理部門(mén)設(shè)計(jì)的，在設(shè)計(jì)過(guò)程中僅僅對(duì)現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)予以了考慮。[1]因此，在工程項(xiàng)目建設(shè)企業(yè)中，內(nèi)部的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在軟件環(huán)境方面存在明顯差異性，難以有效轉(zhuǎn)換相互之間的數(shù)據(jù)，從而影響了后期正常收集和錄入檔案數(shù)據(jù)。

1.4 難以高效利用工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)字化檔案

在實(shí)際工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作中，許多管理人員的工作觀念較為傳統(tǒng)，更加熟悉紙質(zhì)版文檔，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)形式中所具有的豐富資源。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，沒(méi)有充分利用電子文檔的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)，造成這項(xiàng)工作在人力資源方面的投入價(jià)值有所降低。

2 工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理解決方法

2.1 更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施檔案數(shù)字化管理的首要前提是相關(guān)人員更新自身觀念，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理是更加高效快捷的檔案管理方式。如果檔案管理人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)降低檔案數(shù)字化管理的效率。因此檔案管理人員首先要認(rèn)識(shí)到科技所帶來(lái)的先進(jìn)管理手段能夠大大提升以往的工作效率并主動(dòng)樹(shù)立緊跟時(shí)代的檔案意識(shí)，改革優(yōu)化以往人工管理工程，建設(shè)竣工檔案的方式，利用數(shù)字化地管理將工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案化為可見(jiàn)的數(shù)字資源，而不像以往只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行紙質(zhì)存檔。每一個(gè)成功完成的工程建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行過(guò)程中都累積了非常豐富的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)對(duì)于施工人員來(lái)說(shuō)都是寶貴的財(cái)富，但以往的檔案管理方式使得這些經(jīng)驗(yàn)都被存在厚厚的紙質(zhì)檔案中，難以查閱。但如果管理人員采取先進(jìn)的數(shù)字化管理方式，則會(huì)起到事半功倍的效果。

2.2 保護(hù)電子檔案安全

針對(duì)當(dāng)前階段工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)字化檔案管理存在的安全性問(wèn)題，應(yīng)對(duì)相關(guān)檔案安全管理機(jī)制予以完善。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，許多檔案需要保密，因此，必須對(duì)檔案信息安全性予以重視。在檔案安全管理方面，可以從硬件、軟件這兩個(gè)方面入手，在硬件設(shè)備方面，盡可能采用那些高質(zhì)量、高性能的存儲(chǔ)設(shè)備，從而保證不會(huì)由于設(shè)備原因造成電子文件的丟失和泄漏，在軟件方面，可以使用殺毒軟件或者防火墻來(lái)防范外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊。[2]

2.3 合理制定工作目標(biāo)，減少資源浪費(fèi)

檔案的數(shù)字化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此在這個(gè)過(guò)程中就需要設(shè)立一些合理的短期以及長(zhǎng)期目標(biāo)。這其中長(zhǎng)期目標(biāo)的設(shè)立需要基于總體情況來(lái)考慮，盡量做到為數(shù)字化管理留下發(fā)展和擴(kuò)充的地方，最重要的是長(zhǎng)期目標(biāo)需要遵循減少無(wú)用資源的原則。而短目標(biāo)則需要考慮可實(shí)施性，管理人員需要按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)和整理，然后利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行編號(hào)收錄。這份工作非常需要工作人員的耐心和細(xì)心，對(duì)于不同時(shí)期檔案的數(shù)據(jù)處理也要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)開(kāi)展工作。具體來(lái)說(shuō)檔案的編號(hào)入庫(kù)工作要遵循先新后舊的原則，首先處理最新的檔案，然后再處理舊檔案。另外對(duì)于已有的紙質(zhì)檔案，可以采取先重點(diǎn)后一般的做法對(duì)比較有價(jià)值的檔案先轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，對(duì)于一些已經(jīng)不存在保存意義的資料也可以進(jìn)行清理以避免資源浪費(fèi)。針對(duì)在現(xiàn)階段許多建筑企業(yè)采用的“雙套制”檔案保存方式，可以采用文字、影像等方式在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立通道，在達(dá)到檔案管理目的的同時(shí)，有效節(jié)省資源的投入。

2.4 提升自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的兼容性

針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作，應(yīng)保證自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)這兩者保持一致，保證相同的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，借助于檔案電子化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息共享。在系統(tǒng)中對(duì)設(shè)備、軟件、查詢、安全加密等方面都需要盡可能保持相同。同時(shí)，為了全方位高效利用資源，需要對(duì)查詢系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)地設(shè)置，借助于查詢、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)裙δ埽瑢?shí)現(xiàn)信息資源的共享。另外，還需要對(duì)硬件設(shè)施配備完善，在數(shù)字化檔案管理工作中，十分依賴(lài)于硬件設(shè)施，相比于傳統(tǒng)檔案管理工作，數(shù)字化管理工作所涉及的工程建設(shè)項(xiàng)目資料信息量十分龐大，需要對(duì)大量信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)，因此需要依賴(lài)于高質(zhì)量、高性能的硬件設(shè)施。進(jìn)行數(shù)字化檔案管理首要的工作就是建設(shè)一個(gè)良好的硬件設(shè)施，在硬件的配置上可以采取重要設(shè)施先添置、后續(xù)設(shè)施慢慢更新?lián)Q代的策略。在設(shè)施的選擇上要按照所處理檔案的具體情況來(lái)進(jìn)行考慮，對(duì)一些具有重要意義和價(jià)值的檔案應(yīng)該配置較為穩(wěn)定和安全且容量較大的硬件設(shè)施，對(duì)于一些日常的檔案則可以選擇普通的硬件設(shè)施來(lái)儲(chǔ)存[3]。

2.5 提升數(shù)字化檔案利用率

針對(duì)當(dāng)前工程項(xiàng)目建設(shè)數(shù)字化管理工作對(duì)數(shù)字化檔案利用率不高的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)更新各項(xiàng)數(shù)據(jù)，對(duì)檔案資料實(shí)時(shí)性予以保證，同時(shí)對(duì)辦公系統(tǒng)予以進(jìn)一步優(yōu)化。在實(shí)際傳統(tǒng)檔案找尋工作中，許多工程建設(shè)企業(yè)仍然采用純?nèi)斯し绞剑粌H查詢時(shí)間長(zhǎng)還容易出現(xiàn)遺漏，因此，可以加強(qiáng)查詢時(shí)間方面的探究，從而促進(jìn)數(shù)字化檔案查詢機(jī)制效率的提升。

2.6 重視人員培訓(xùn)，提升檔案管理工作水平

工程建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的工作，它需要具備一定計(jì)算機(jī)操作能力的人來(lái)進(jìn)行管理。而以往的檔案管理人員對(duì)于全新的數(shù)字化管理系統(tǒng)接觸較少，所以單位要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，幫助他們深入了解各種有關(guān)于檔案數(shù)字化存儲(chǔ)和管理的操作知識(shí)，做到先培訓(xùn)再上崗，確保操作人員在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)不會(huì)對(duì)檔案或者設(shè)施有所損壞。在當(dāng)前時(shí)代快速發(fā)展背景下，在檔案管理工作中也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，必須加速落實(shí)數(shù)字化檔案管理工作。在實(shí)際開(kāi)展工程檔案管理工作中，工程資料中通常具有較高的復(fù)雜性，因此，檔案管理對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也提出了較高要求，相關(guān)工程建設(shè)企業(yè)，在平常工作中，需要重視對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升。同時(shí)，在實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作中，需要對(duì)信息安全予以重視，并借助于現(xiàn)代信息技術(shù)予以保障，尤其針對(duì)一些重要的工程項(xiàng)目資料信息，更需要實(shí)施嚴(yán)格加密處理。[4]

3 結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過(guò)程中，工程建設(shè)行業(yè)也得到了顯著發(fā)展。而在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，最為重要的工作內(nèi)容之一就是檔案管理工作，尤其是竣工階段的檔案管理工作。工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中通常會(huì)產(chǎn)生眾多檔案信息，管理工作具有較強(qiáng)的綜合性，而隨著信息時(shí)代的到來(lái)，在現(xiàn)階段工程項(xiàng)目竣工檔案管理工作中逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，顯著提升了檔案管理工作的效率，并且節(jié)省了人力、物力的投入。