鋼鐵工業轉型升級中檔案工作的新維度研究

李思越

一、檔案全程參與鋼鐵企業轉型升級的必要性

（一）滿足企業數據管理需求

企業檔案是伴隨企業一路發展所形成的有保存價值的各種形式和載體的原始記錄，它不僅是企業資產的一部分，還是權益保障、決策研究、編史修志、總結經驗的重要根據和可靠憑證。不論大中型企業集團亦或是小型企業，企業檔案承載著企業從創立之初到現在的奮斗歷程，是與企業活動相伴而生的真實記錄。在企業信息化程度不斷加深的今天，生成的原始數據資源在企業檔案中占比逐漸擴大，實時技術環境下，企業檔案是指真實記錄企業活動過程及其結構并經過規范化管理的數據[1]。強調從數據生成到永久保存或銷毀是一個完整的運動過程，深化電子檔案工作閉環管理，滿足企業檔案大數據安全可靠的數據需求，為企業提供高效的發展戰略，同時作為企業在各項活動中形成的原始記錄，也是保護企業自主知識產權的有效法律依據和參考憑證。

（二）符合經濟體系優化升級的要求

企業檔案是企業在生產經營、技術管理和社會服務等各項活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是產品、音像圖紙等記錄或反映了企業活動的各種形式和各種載體的總稱。企業轉型升級時期，檔案工作與時代性緊密結合，企業檔案工作實踐的發展，與國家經濟體系優化，鋼鐵市場競爭激烈關系密切。電子發票、電子文件的應用等都助力了數字經濟的發展，支撐了企業經營業務的數字化轉型，是提升產業鏈、供應鏈現代化水平的內在要求。

（三）維護工業記憶的使命

工業記憶聯結著經濟發展的過去和現在，是彰顯一個地區乃至一個國家經濟水平的重要標志。保存工業記憶是人類文明發展的需要，也是社會經濟建設對檔案工作提出的新要求。鋼鐵企業檔案是重工業發展的歷史見證和真實記錄，描繪了鋼鐵產業的發展脈絡，是鋼鐵產業繼續發展的重要支撐性資源。維護和發展好鋼鐵企業檔案，有利于加強社會公眾理解工業化進程，對保護社會記憶和傳承工業文明有重要作用。轉型失敗的企業在破產清算時，遺留下的工業建筑、大型生產設備等作為一種特殊的物質客體和符號象征，同樣是文化遺產保護的重要組成部分。對鋼鐵企業檔案資源的有效管理，能夠更好地服務于工業記憶的構建與完善，彰顯檔案部門的公共文化服務職能。

二、轉型升級時期鋼鐵企業檔案管理現狀與發展趨勢

（一）我國鋼鐵企業轉型升級概述

企業轉型升級，指企業為適應市場機制與國家政策做出的相應改變，簡單說就是改革創新，跳出目前企業所處階段進行自我變革，完善生產管理。其中在“中國制造2025”戰略規劃中明確提出，“智能制造”是傳統制造業企業轉型升級的必由之路。

轉型時期的鋼鐵產業呈現出三個新特征：一是鋼鐵行業產量增速趨緩，社會需求已經基本處于飽和狀態，基礎設施投資或房地產開發都處于平穩狀態;二是鋼鐵行業結構亟待調整，不合理的區域布局大量存在，行業格局中產業集中度較低，產品結構不夠優化，鋼鐵產品附加值低;三是鋼鐵行業互聯創新亟需改善，污染排放依舊不達標，節能環保方案有待進一步創新改造，信息化和工業化融合水平待提高，鋼鐵工業互聯網還未真正形成。

（二）河北省轉型升級時期鋼鐵企業檔案管理現狀

1.管理特點

根據工信部頒布的《鋼鐵工業轉型升級計劃2015—2025》工作重點，在整體把握全國鋼鐵工業結構的基礎上[2]，匯總河北省鋼鐵企業轉型路徑有以下幾種。

由上表分析可得，在企業轉型升級過程中，殘酷的行業競爭會給企業帶來許多新困局、新難題。以河北省為例，省發改委日前印發《河北省鋼鐵產業鏈集群化發展三年行動計劃》指出堅持以延鏈強鏈為核心，大力提升鋼鐵產業鏈集群發展質量和水平[3]，其中河鋼集團有限公司屬于大型企業集團，是多個企業通過一定紐帶聯結而成的大型企業聯合體，通過明確股權關系維護集團的整體利益和行為。在企業轉型升級時期，河北鋼鐵企業檔案分布特點呈現廣泛而分散，隨企業變化而變化：一是檔案資源分散，企業檔案在宏觀上沒有形成互聯互通的平臺管理模式;二是整合乏力，缺少體系，企業檔案模糊的建設標準和企業新、老市場的業務檔案之間的矛盾愈發凸顯;三是難以成檔，除明確的文書材料外，一些特殊工藝技術的流程、一線工人獨有的經驗技巧等，不被管理層重視，檔案作為隱性知識顯性化的編碼工具沒有得到充分利用。

2.原因分析

總體來說，轉型時期鋼鐵企業的檔案管理工作產生的一些新問題的原因主要有：

一是企業檔案涉及領域不斷拓展，新的矛盾也不斷出現。例如開拓新市場產生新的文件材料如何和已有檔案做好銜接工作，如何保證異地不同市場的檔案收集和提供利用的完整性和及時性等;或是企業自主品牌的大量科技文件沒有完整保存，給企業帶來了知識產權和商標權的危機。

河北鋼鐵企業檔案信息化標準規范建設的發展性、系統性和深度不足，是造成這些問題的一個重要原因。首先，河北鋼鐵企業在向服務型企業建設轉變[4]時，業務的多樣性和復雜性，導致了企業檔案呈現多元化特征，對現有的檔案標準規范提出了嚴峻的挑戰。其次，這些標準規范是根據整個企業傳統業務的共性檔案的信息化，不能完美適用于新開拓市場產生的新型檔案。

二是企業檔案數據資源在內容范圍上出現交叉重復現象。根據《工業互聯網發展行動計劃（2018-2020年）》，國家工業互聯網建設的戰略模式仍在不斷探索，高水平的公共服務平臺仍是試點示范性項目，檔案大數據要素在整個產業鏈中影響力度較低，一站式的服務平臺還未全面覆蓋，鋼鐵工業互聯網仍處于起步發展階段，企業檔案管理工作的成本較高，效率較低。

三是企業檔案的經濟效益發揮不足。檔案工作管理與服務存在滯后性，提供利用不及時、不全面。轉型企業在后期認識到檔案工作的重要性后，一般會立即加大投資進行檔案建設，但由于前期的管理理念落后、人員流動等各種復雜原因，這種效果也不是立竿見影的，導致了企業領導的高預期和檔案工作現實產出較低之間的矛盾。

三、服務于鋼鐵企業轉型升級的企業檔案價值實現維度

（一）留存企業記憶、保護國家工業遺產

2007年《中華人民共和國企業破產法》正式施行，企業破產是市場經濟下價值規律不斷調節的正常現象，是增強企業凝聚力和市場經濟活力的需要。淘汰落后的鋼鐵產能正是市場競爭中優勝劣汰的基本體現，破產鋼鐵企業檔案是指鋼鐵企業在破產前、破產中和破產后形成的有保存價值的歷史記錄，是生產經營和管理活動中、破產清算程序中以及破產后有關檔案人員或學者整理出的一系列文獻編纂和研究成果的各種材料和文件的總和。

1.破產鋼鐵企業檔案集中統一管理

綜合檔案館吸納破產企業檔案是目前社會實踐中普遍采用的形式，既滿足了破產企業檔案臨時保管的需要，也不斷充實了館藏。但是我們應該清楚認識到在“一網通辦”“政務服務改革”環境下，相比于民生檔案，破產企業檔案的種類、載體類型更為復雜，綜合檔案館有限的人力和存儲空間越來越難以支撐逐年增長的破產企業檔案數量，從長遠來看，無疑會增加綜合檔案的存儲壓力和檔案館工作人員的管理壓力。

蘇州市工商檔案管理中心，是我國第一家專門負責破產、關閉、改制企業檔案的機構，集中保管了蘇州市屬改制企事業單位，涵蓋 25個行業、473個全宗的 200 余萬卷檔案和大量的產品實物檔案[5]。以“蘇州模式”為啟示，河北各級政府可以在實地考察分析轄區鋼鐵企業狀態的基礎上，以集中為主線，調動一切可以調動的主體，建立專有行業領域內的破產鋼鐵企業檔案管理中心，可能和實際實況不太相符，但是打破各層級之間的壁壘，構建一個多元主體參與，例如相關政府部門、企業、社會組織、市場等多方合作或緊密協作的破產鋼鐵企業檔案管理體系還是可行的，可從以下方面做好檔案管理工作：

一是統籌規劃。提供外部有利的政策支持和較高的檔案意識是明確集中統一管理的重要基礎，在有關破產鋼鐵企業檔案的歸屬流向、管理體制以及檔案資源共享等方面，各級檔案行政管理部門要及時追蹤、監督和指導。二是始終保持敢于創新的檔案管理理念。要積極作為，努力將鋼鐵企業的地方實際與蘇州模式的成功實踐結合起來，做到持續創新，在破產鋼鐵企業檔案的管理方式、服務理念等方面都樹立起開放、包容、革故鼎新的創新理念。三是努力豐富集中統一管理下的橫向發展。堅持破產鋼鐵企業檔案的集中統一管理原則，破產鋼鐵企業檔案數量大、種類多、內容雜、涉及相關利益主體眾多，毀壞散亂丟失都會造成企業和國家重要資產的損失。如果將破產鋼鐵企業檔案有序分流，散落在多個部門或由現行企業和檔案館分別接收可能會造成原有企業職工查檔困難，也不符合現在提倡的一站式服務理念。（破產企業檔案集中管理）中心可以從多方面完善，延伸地區綜合檔案館的職能，例如建立機關文檔管理中心、鋼鐵檔案珍藏館等。將檔案資源的保管、利用、開發以及檔案陳列展覽和檔案教育基地等多種功能融合，不斷探索和拓寬破產鋼鐵企業檔案的價值。

2.檔案資源特色化、多元化建設

河北鋼鐵產業在全國有著重要影響力，針對轉型時期破產的鋼鐵企業，我們應積極主動以破產鋼鐵企業遺址為基點構建特色破產鋼鐵企業檔案品牌。破產鋼鐵企業遺址作為工業遺產的重要組成部分，在設備安裝、工藝流程和產品制造等方面具有極高的科技價值。這些遺留下來的園區設備等在一定程度體現了一個時代的地區經濟發展水平，傳承了相應的社會記憶。如果不能好好保護這一部分珍貴遺產，無形當中就會抹去城市的一部分重要記憶。以北京798、漢陽造創意產業園等有關工業遺產的保護開發項目為例，我們要始終堅持具體問題具體分析，貫徹落實多元化開發戰略，充分挖掘破產企業檔案資源，形成具有中國特色的工業文化遺產保護與開發模式。

針對破產鋼鐵企業檔案的保護開發，可以從以下三方面入手，將破產鋼鐵企業遺址和破產鋼鐵企業檔案結合起來，共同開發實現新時期的利用價值：

一要積極進行宣傳教育。對青少年進行工業遺產保護教育，對公眾注重社交媒體宣傳，例如利用微博話題發起討論、微信公眾號發布破產鋼鐵企業的工業遺址資訊、短視頻和直播等平臺介紹工業遺產，增強大眾對破產鋼鐵企業遺產的認識。

二要對于破產鋼鐵企業遺產的保護開發一定要建立好遺產登錄制度，即建立檔案數據庫。地方政府部門面對破產的鋼鐵企業，要及時展開調查和認定工作，準確掌握一手資料，進而建立起地方工業遺產清單。良好的科學認定是后續保護開發的前提，在根據多方相關專家研究和評估的基礎上結合當地群眾的意見，建立破產鋼鐵企業的價值評估標準，另外在研究時應結合破產鋼鐵企業檔案中的圖紙、音像等仔細評估，將有保存價值的科學技術和工人技藝詳細記述，形成包括口述檔案等完整的破產鋼鐵企業的工業遺產檔案。

三要打造特色檔案品牌——破產鋼鐵企業檔案。鋼鐵作為河北省的優質資源，在檔案品牌建設中突出強調特色化和多元化。依托鋼鐵企業的特色檔案資源，深度整合和挖掘特色館藏，跳出傳統，敢于突破結構和技術的制約，協調多個主體打造共享的破產鋼鐵企業檔案平臺，在深入整合地方特色檔案的同時，也將破產鋼鐵企業的科學技術融入現代鋼鐵企業的發展中，更好地服務企業和社會，有效保護地方社會記憶的完整，例如邯鋼的特色檔案標語：鋼好遇見你，鐵心在一起。積極主動構建破產鋼鐵企業遺址，對推動區域鋼鐵產業轉型升級、重塑區域競爭力和吸引力、促進經濟增長等方面都影響深遠。

（二）提升文件檔案數據的管理與服務

河北鋼鐵集團高效配置國內、國際兩個市場資源，率先投入大量資金進行產業升級改造，建成投產了以邯鋼新區為代表的一大批國家一流裝備，擁有1854項豐富的自主知識產權，不斷探索大數據、5G、人工智能等技術在鋼鐵行業的應用，這些新實踐探索也都從側面反映了企業與數據管理的緊密聯系。以面向現在為中心的鋼鐵企業檔案工作，應從數據管理需求重新出發。

1.充實檔案管理工作主體

數字經濟下的產業變革催生了雙向介入與相互借勢的人才隊伍需求，檔案和企業轉型升級融合發展過程中，對復合型人才、實踐型人才、創新創意人才的需求快速上升。與傳統的企業檔案部門相比，固步自封地關起門來搞建設，在信息技術環境下不能繼續沿用。領導和員工的行為導向都應以企業的管理目標為準則，實現企業的價值最大化、利潤最大化，鼓勵企業全體員工參與支持檔案工作，多主體共同配合促進檔案工作有效開展。

企業領導應主動承擔企業轉型時的責任意識和風險意識。一要具備長遠目光，重視鋼鐵企業檔案工作的發展規劃，將企業檔案作為企業資產的一部分進行有效的價值構建，結合不同鋼鐵企業的實際情況，合理引導并制定適合本企業發展的檔案工作規劃;二要深化對企業檔案工作的支持。保證資金到位，吸引高層次檔案人才，監控檔案工作開展，分階段對檔案工作的效益進行評估，及時公示評估結果。

項目員工可擔任兼職檔案管理員，參與制定企業電子文件歸檔范圍，在業務工作中對電子文件及時歸檔，主動強化檔案意識;提升信息技術能力，靈活運用文件管理系統，對文檔服務提出寶貴建議。轉型時期，隨著鋼鐵企業內部組織結構的調整，企業管理模式的改變帶來了檔案資源的多維需求，不斷增強的創新資源和科學理念，數據管理需求顯著增加，檔案參與企業經營的現實作用增強。與此同時檔案人員應積極參與企業主營業務如參加部門例會，提供更高效的檔案利用服務。

2.改造檔案管理業務活動

國家檔案局自2017年開始開展企業信息化試點工作，其中不乏有鋼鐵企業。

本鋼集團有限公司ERP系統到期的數據統一歸檔至ERP的歸檔服務器，實現了對ERP系統以及招投標、客服協同平臺、電子質量證明書等專業系統有歸檔價值電子文件的全面歸檔。目前系統歸檔數據近5000萬件，在線查檔利用累計3萬人次、15萬件次，大大提高了檔案的利用效率。

中國寶武鋼鐵集團有限公司于2020年2月20日正式下發通知成立檔案中心，作為中國寶武總部一級部門，既承擔全集團成員單位檔案工作指導、監督等職能，也承擔中國寶武總部檔案資源的管理工作，是業務監督指導職能和檔案資源管理職能于一體的部門[6]。

轉型時期的河北鋼鐵企業在對業務流程改造的同時必須加快電子文件管理系統的建設，完善電子文件歸檔和電子檔案管理。將電子文件從形成到保存各環節有機地聯系起來，并按照統一標準重組業務流程，以確保文件屬性的需求嵌入業務流程中，引入區塊鏈技術，其共識機制能夠將每個主體聯系在一起，提供合作平臺，使檔案管理主體多元化，提高檔案信息的處理效率。同時這種任何主體都可以上傳和訪問檔案信息，參與方便導致了成本降低，有效解決了檔案資源分散的問題，從而讓企業領導、信息技術部門、業務部門以及檔案部門在業務活動中參與電子文件管理，共同承擔信息流轉全程。

在搭建信息平臺時，集團企業可從以下三方面提升企業內部以及成員單位檔案資源的保管利用及開發共享。

一要加強組織領導，科學統籌規劃。首先設立一定層級的檔案部門，在資金、技術、人才等方面給予支持，檔案工作有一個總牽頭的部門，對下監督指導有力度，才能給企業發展提供有力支撐。其次整合企業內部多部門的深度參與，加強電子文件管理的頂層設計，對電子文件管理實行總體規劃，主動創造條件讓檔案工作融入企業業務，使檔案部門有條件了解企業科研生產，為檔案工作更加貼近科研生產一線創造條件。

二要完善管理制度，制定電子文件管理規范。充分保證文件流程的各環節標準規范，比如電子文件管理系統功能的規范、公文格式要求、相關元數據標準、相關數據結構標準和數據交換標準等。另外在技術環境下加強電子文件利用的訪問控制，比如確定角色、明確權限控制的顆粒度等規范電子文件查閱，保護企業機密。

三要深度整合資源。加強大型集團內多個企業的檔案資源建設，建立不同級別的檔案數據庫，實現信息共享。改進檔案管理系統與其他業務系統的有效連接，及時捕獲企業內部各業務系統生成的電子文件。豐富管理體系中的資源種類，深入挖掘檔案信息資源的價值，優化檔案信息資源的提供和利用方式。例如，優先對實體檔案中利用率高的檔案數字化，優先捕獲對業務工作使用頻繁的原生電子文件，率先對發揮重大經濟效益的圖紙等科技檔案數字化，滿足檔案利用的同時盡最大努力保護實體檔案。此外企業應從重視自身合法權益出發，優先收集和管理各業務系統產生的高價值文件。

（三）豐富鋼鐵企業檔案資源

加強企業檔案資源建設，豐富企業檔案類型，拓寬檔案收集范圍。例如將新市場的檔案與企業已有檔案做好統籌規劃，重點將企業自主知識產權和商標權等相關檔案建立特色鋼鐵企業檔案資源庫。另外要加強對人事檔案的重視，合理維護員工合法權益。企業破產之后，下崗職工缺少了穩定來源的薪資報酬，不管是生理還是心理上都承受了巨大的壓力，河北鋼鐵產業在轉型升級過程中許多鋼廠都有著異地搬遷的痛苦，職工面臨去異地繼續工作和買斷工齡兩種選擇。而這些被迫中止與企業勞動關系、轉向靈活就業的人員可稱為下崗職工。近幾年因為各地忽視破產企業職工檔案的管理，下崗職工的相關權益得不到保障，職工有關退休及相關保險業務的訴訟案件越來越多。

1.維護職工利益

破產鋼鐵企業職工檔案是關系企業職工今后工作和生活的重要文件。對這部分內容進行規范管控，一方面有利于相關社會組織關注破產鋼鐵企業的職工檔案，提高破產鋼鐵企業檔案的后續質量管理。另一方面，有助于規范破產鋼鐵企業職工檔案的接收和保管工作，避免或減少職工因檔案丟失或損壞而帶來的難題，更好維護下崗職工權益，穩定區域內勞動力市場。

鋼鐵企業在申請破產清算進入破產程序之后，職工檔案的流向目前主要有移交新的企業或上級控股公司管理、將管理權限委托資產管理中心承擔、進入集中統一管理平臺、與勞動保障局協商共管等類型。為積極響應群眾少跑路等號召，規范破產企業下崗職工檔案管理，地方檔案行政部門要及時介入企業破產清算組，在對破產鋼鐵企業的財產清算時，承擔對破產鋼鐵企業檔案核查整理工作，負責對清算過程中的破產鋼鐵企業檔案和破產清算期間的鋼鐵企業人事檔案進行檢查、監督和管理[7]。

一是完善破產鋼鐵企業職工檔案的監控機制。首先，綜合檔案館要提前參與破產鋼鐵企業的清算過程，負責對其職工檔案的接收和業務指導，在流轉過程中及時監控。其次，綜合檔案館可以結合轄區內人力資源管理部門和企業員工檔案的管理現狀，建立鋼鐵企業職工檔案管理監控體系，定期對管轄范圍內鋼鐵企業員工檔案管理工作進行指導和監督，及時留意有破產或改制傾向的鋼鐵企業，在企業破產前及時對其檔案進行封存、清點等工作。

二是可以建立破產鋼鐵企業檔案接收中心，將破產企業的職工檔案集中保存。結合當地就業管理中心或勞動部門，規范其管理體系，對破產鋼鐵企業職工檔案的接收和后續管理提供保障，通過建立一鍵查檔的網絡線上平臺、電話預約等方式，為下崗職工提供必要的人事檔案調閱和檔案信息資源服務。

三是制定并頒布相關法律規范，規范破產鋼鐵企業的檔案接收程序。如地方檔案行政主管部門針對地方破產鋼鐵企業的檔案管理合理做出相關規定。

2.企業隱性知識檔案化

企業檔案作為業務活動的記錄，其中有大量凝結了員工在從事各種活動過程中的知識、經驗和教訓的智力型資源，我們可以通過檔案這一特殊渠道來固化它，形成可視化成果豐富企業檔案資源。比如，企業員工生產產品的專有技術標準化后，編制一份質量標準文件;員工操作某一儀器設備的經驗標準化后，制定成一份操作規程;在對員工在某項業務活動中的經驗進行系統整理后，編制成業務指南。在宣傳企業價值觀、企業道德和企業精神的基礎上，編制員工手冊，形成業務參考，最終形成的這些文件都是隱性知識固化的企業檔案。

許多鋼鐵企業建廠歷史悠久，企業跨度時間長，其中顯性知識可以理解為鋼鐵企業內部記錄于一定載體的知識，例如不斷采購的升級換代的機器設備、大量豐富的產品生產圖紙，設備操作手冊等;隱性知識則是指員工在工作實踐中積累的經驗技巧等，尚未記錄于一定載體的知識。但應注意對于知識的劃分并不是能窮盡的，許多企業檔案同時蘊藏著豐富的顯性知識與隱性知識。

將隱性知識轉編碼留存以便企業后續的可持續利用，是轉型升級時期鋼鐵企業檔案管理的重要內容：一要注意考察業務人員的專業技術能力，及時留存視頻或照片等整理文字記錄信息。另外隱性知識也可以通過共同工作、觀察交流、經驗分享和親身實踐等形式在企業內部傳遞，例如師徒學習、員工學習交流群等都是個人間隱性知識轉化的典型形式。二要緊密追蹤鋼鐵企業自主研發的知識產權、核心技術等，產生的相關科技檔案和法律文件等材料要及時整理歸檔。總之檔案部門要加強檔案的收集范圍，注重微觀檔案的接收，業務部門和檔案部門要聯合起來將企業的價值觀念、規章制度、操作方法和方式等都保存在企業檔案中，豐富企業的建廠文化。

參考文獻：

[1]摘自微信公眾號時光特攻2017年6月1日《管理學視域下對檔案事物的認識》

[2]譚高.我國鋼鐵企業轉型升級路徑探析[J].當代經濟，2017（07）：12-13.

[3]河北省推進鋼鐵產業鏈集群化發展_中華人民共和國中央人民政府[EB/OL]. [2020-08-09].http：//www.gov.cn/xinwen/2020-08/09/content_5533463.htm

[4]李為.鋼鐵企業轉型和“服務型企業”建設[J].中國鋼鐵業，2010（07）：28-29.

[5]蘇州市工商檔案管理中心[EB/OL]. [2021-08-14].http：//221.224.13.56：81/gsdaglzx

[6]中國寶武鋼鐵集團有限公司檔案中心成立_中國檔案咨詢網[EB/OL]. [2020-03-06].

http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2020-03/06/content_302741.htm

[7]鄭仁淑.論破產企業職工檔案管理思路與途徑[J].檔案學通訊，2014（03）：88-92.