市政工程內業管理的現狀及代建管理策略淺析

邱燕萍

廈門市翔安區市政公用建設工程有限公司（361100）

0 前言

隨著社會經濟的高速發展，城市基礎配套設施建設越來越完善，各類市政工程建設活動日益頻繁。無論是反映項目開展過程中的各方面管理及控制情況，還是通過分析項目相關數據以便及時發現并解決問題，亦或是為市政工程維護管理及改擴建提供依據，市政工程內業資料都發揮著重要的作用。相關人員必須結合工程實際情況進行分析，探尋有效對策，解決當前內業管理中存在的困難，從中積累優良經驗，不斷提升內業管理水平，更好地服務工程建設。

1 市政工程內業管理的現狀

1.1 市政工程企業對內業資料管理越來越重視

一方面，市政工程項目往往任務重、工期緊，項目建成后應迅速完成竣工驗收、辦理結算和移交等工作，這對于提高項目經濟效益和社會效益十分重要。在平時的項目管理中，及時做好內業資料管理，對于后續工作的及時完成具有保障作用[1]。

另一方面，大部分市政工程項目不但施工作業面較大而且分散，通常位于城市交通繁忙地段，同時存在交叉施工、專業工種多的特點，項目建設期間不可避免地存在多種風險。做好內業管理，及時提供有效資料，是項目風險控制管理的重要措施。

1.2 內業人員素質不一，崗位人員不穩定

大多數項目在前期招標文件中，對內業管理人員的專業、學歷、職稱、工作年限等均未作要求，加上工程現場環境影響，實際到崗的人員往往參差不齊。導致部分施工技術人員兼崗，很難做好細致煩瑣的內業工作；還有部分新員工尚在摸索學習，使內業管理非常混亂，出現原始數據遺失；有些由企業直接通過當地的檔案公司招聘的檔案員，因缺乏專業知識根本無法順利完成相應的工作[2]。許多負責人長期以來對內業管理的認識存在誤區，僅關注現場施工，具備一定經驗的內業人員，其工作能力也往往不被肯定，甚至經常被安排兼崗項目，協助現場填寫記錄資料、取樣、見證等，無法提升內業管理水平，因此考慮個人發展等原因轉為試驗崗位或者從事其他行業。留崗的內業管理人員占總人員比例不到30%。由于內業管理人員的專業技術水平差異較大，內業管理中普遍存在不規范、不及時的問題，而崗位人員的不穩定將會影響工程資料的完整性和連續性。

1.3 內業管理工作開展困難

1.3.1 內業資料涉及范圍廣，編制依據不同

市政工程項目的內業資料一般涉及參建的施工單位、監理單位、設計單位、勘察單位、代建單位、建設單位等。各單位內業管理范圍不同，以國道324線翔安段排水系統完善工程的施工、監理內業管理為例，該項目施工單位的內業管理范圍為投標文件、合同、設計圖、施工方案等技術資料、項目過程“三控”資料、來往文件、會議紀要、工程聯系單、竣工圖、驗收移交資料、結算資料等。監理的內業管理范圍為勘察設計文件、合同、監理規劃細則、來住文件、各類報審及監理部管理資料等。兩單位內業管理范圍存在明顯不同[3]。

此外，市政工程施工資料編制時的依據是相關施工與質量驗收規范、設計文件及《廈門建設工程文件歸檔整理規范》等，對監理資料的編制整理依據的是有關的施工與質量驗收規范、設計文件、建設工程監理規范、廈門建設工程文件歸檔整理規范等要求。其他各單位的工程資料在編制時所依據的規范也有所不同。

1.3.2 工程檔案驗收標準不統一

不同省市的城建檔案驗收標準和流程基本不相同，不同的檔案接收單位的要求也不盡相同。由于工程技術人員流動性較大，難以按照相關要求整理和提交資料，導致反復修改、大量返工，影響驗收的情況屢見不鮮。

1.3.3 相關單位、部門的重視和配合度較差

內業工作涉及的范圍廣，僅依靠個人力量難以保障資料管理的完整性和系統性，所以相關單位、部門要引起重視，加強協調配合。以建設項目結算為例，根據《廈門市財政性投融資建設項目預決算管理辦法》，建設單位應當在建設項目工程驗收后90日內編制建設項目結算，并報財政部門或者其授權的財政審核機構審核。如果施工單位的計合部、工程部等相關部門提交資料不及時、不完善，或監理單位審核時間過長，直接導致結算資料無法按時進行整理匯總，最終送審結算資料時間超過期限要求，則違反辦法規定。

2 從代建方面改善內業管理的策略

2.1 加強合同管理

代建單位與其他建設各方簽訂合同時，在合同中明確乙方單位投標內業人員到崗要求以及提交檔案的標準、份數和關鍵節點資料的提交時間等，并設定相應的處罰條款。如果乙方單位未按合同約定時間提交相應檔案或檔案的質量不符合要求，嚴格按合同有關條款進行處罰。

此外，代建單位和本單位項目人員在簽訂勞動合同時，應規定項目人員所負責的內業資料完成標準和提交時間及離職人員辦理相關手續時有關資料的移交流程，明確工作交接人員[4]。

2.2 完善招標文件

代建單位開展項目招標時，在招標文件評標辦法“擬派出的管理人員最低資格和人數要求”中，根據不同的項目情況，寫明內業人員的資格條件，對于不能按投標文件承諾到位的，作出相應處理規定。同時，專用合同條款中應明確內業人員在崗考核及內業人員更換的審批要求。

2.3 積極組織學習、交流，促進溝通

在內業管理開展前期，代建單位及時組織各單位先行熟悉項目驗收檔案部門的規定，并對接相關檔案接收單位，了解移交資料的具體要求，確保提交資料的及時性和有效性。

通過組織各參建單位技術人員及內業人員參加培訓、學習，提高資料的編制和管理水平，保證提交資料的質量。

通過參加定期的項目例會或組織內業專題會，宣貫有關的政策、法規，并傳達上級單位的通知和要求，加強溝通交流，協調解決內業管理中存在的問題。

2.4 建立健全內業管理辦法

代建單位應制訂完善的內業管理辦法，嚴格落實崗位職責，規范各項工作程序。管理辦法包含以下方面。

2.4.1 明確內業管理范圍和階段

根據代建合同、工程項目的建設內容，明確內業管理范圍和階段。

2.4.2 明確內業管理員的主要職責

代建單位內業管理員要嚴格執行國家法律、法規和有關規定；根據項目進展情況，組織、督促各參建單位有序開展內業工作，確保數據信息有據可循；收集和匯總勘察、設計、施工、監理等單位立卷歸檔的工程檔案，提請檔案管理機構對工程檔案進行預驗收；向檔案接收部門報送符合要求的檔案文件；配合上級主管部門對項目內業的檢查工作。

2.4.3 成立內業資料管理機構，完善各項管理制度

定期或不定期對內業進展情況進行檢查和監督，對檢查中發現的問題，視情況發出整改單，督促相關單位整改。成立考核小組，確定考核時間，按照考核辦法進行評定，并填寫考評評分表。根據檢查情況及考評結果，對存在問題嚴重、造成不良影響的單位實施經濟處罰。對考評成績良好的單位給予一定物質和精神獎勵，以激勵各單位重視資料整編管理。

2.5 創新信息管理方式，提高效率

1）確定授權負責人，設定各項事務審批流程和時限提醒。由系統自動判別流程并流轉至相關負責人，完成層層審批，對于平行部門之間還可進行同步會簽，以提高審批效率。

2）利用平臺強大的存儲、共享和檢索功能，發揮電子文檔的優勢，對已設定完成的傳閱、借閱流程，化繁為簡，既能有效減輕內業管理人員的工作量，又能避免紙質文件在傳遞過程中遺失、污損。

3）建立內業資料數據庫，督促相關技術人員、責任人及時上傳數據，然后利用系統的數據分析及上報傳輸功能，及時發現并解決問題。

3 結語

內業資料作為工程施工期間產生的重要文件信息，直接關系到工程建成質量。因此代建單位需不斷完善內業資料管理制度和方式，針對當前現狀，通過加強合同管理、完善施工招標文件、積極組織學習交流促進溝通、建立健全內業管理辦法以及創新信息管理方式提高效率等策略，提高內業管理水平，更好地為工程建設服務。